Evenementenvergunning

Wilt u een evenement organiseren? Bespreek dit zo nodig vooraf met de vergunningverlener en dien de aanvraag in binnen de gestelde termijnen voor A-, B- of C-evenementen. Alleen zo kunnen we samen zorgen voor een veilig en goed geregeld evenement.

Houd er rekening mee dat het verlenen van een vergunning soms meer tijd kost.  Dan zijn er vaak extra adviezen nodig. Dien de aanvraag daarom ruim op tijd in via het officiële aanvraagformulier, zodat alles zorgvuldig kan worden afgehandeld en je op tijd duidelijkheid hebt.

• A-evenement: een regulier evenement: minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement
• B-evenement: een aandacht-evenement: minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement
• C-evenement: een risico-evenement: minimaal 26 weken voor aanvang van het evenement

Organisatoren kunnen niet eerder dan 9 maanden van tevoren (met uitzondering van C-evenementen) een vergunning aanvragen in verband met actuele regelgeving en omstandigheden op locatie.

Let op: soms is er voor een evenement een aanvullende vergunning of ontheffing nodig zoals van de Provincie of het Waterschap of van een grondeigenaar. Hier kunnen andere termijnen aan vast zitten, soms wel tot 26 weken. Houdt hier rekening mee.

U heeft een evenementenvergunning nodig voor:

• een straatfeest of buurtbarbecue
• een braderie
• een optocht op de weg zoals een bloemencorso, carnavalsoptocht of intocht van Sinterklaas.
• een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg
• een muziekevenement
• een tentoonstelling
• een cultureel festival
• een kermis of circus
• een herdenkingsplechtigheid
• een full contact vechtsportwedstrijd of -gala

U heeft geen evenementenvergunning nodig als:  

• het evenement niet langer dan 1 dag duurt
• er niet meer dan 100 personen aanwezig zijn
• de activiteiten plaatsvinden tussen 09.00 en 23.00 uur en tijdens de jaarwisseling tussen 31 december 09.00 uur en 1 januari 01.00 uur van het daaropvolgende jaar
• er geen gebruik wordt gemaakt van geluidsversterkende apparaten
• de activiteiten niet plaatsvinden op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of op een andere manier een belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten
• er slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 15 m2 per object
• er een organisator aanwezig is

Wilt u een toer of een wielertocht organiseren?

Dan heeft u in de meeste gevallen een verklaring van geen bezwaar nodig. In sommige gevallen heeft u een evenementenvergunning nodig en/of een ontheffing of vergunning van de Provincie. Dit is afhankelijk van het aantal deelnemers, of de start en finish in de gemeente Apeldoorn is en of er nog andere activiteiten worden georganiseerd. Meer informatie kunt u vinden op onze pagina over toertochten en wielerwedstrijden.  

Gaat u een besloten feest organiseren?

U heeft geen vergunning nodig voor besloten activiteiten die:

1. niet op of aan de openbare weg (gemeentegrond) plaatsvinden
2. uitsluitend op uitnodiging zijn
3. waarbij geen verkeersmaatregelen nodig zijn

Wat verder van belang is:

• Is er versterkte of live muziek aanwezig? Dan heeft u een ontheffing voor geluidshinder nodig.
• Bij het bedrijfsmatig verstrekken van zwak alcoholische dranken heeft u een ontheffing voor artikel 35 van de Alcoholwet nodig. 
• Als u een privéfeest op eigen terrein organiseert en daar een tijdelijke tent of een ander bouwwerk wil plaatsen waar meer dan 150 personen op hetzelfde moment aanwezig zijn, dan moet u een melding doen op grond van Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop). Op deze pagina over brandveilig gebruik kunt u hiervoor een melding doen.
• U kunt op deze pagina meer informatie vinden over brandveilig gebruik bij tenten (pdf, 1.96 MB).
• Het gebruik van de openbare ruimte voor een besloten feest (bijvoorbeeld een kinderfeestje, verjaardag of bruiloft) is niet toegestaan. Hier kunt u geen vergunning voor aanvragen.

Voor het in behandeling nemen en beoordelen van uw aanvraag hebben wij een aantal gegevens van u nodig. Hieronder vindt u een overzicht van deze gegevens. Neem de lijst goed door voordat u een aanvraag gaat indienen. U kunt uw aanvraag pas indienen wanneer u alle benodigde informatie kunt aanleveren.

De volgende informatie dient u altijd aan te leveren:

• Plattegrond van het evenemententerrein (zie indieningsvereisten hieronder)
• Bewonersbrief (voor een voorbeeld zie onze webpagina over het informeren van omwonenden).
• Draaiboek (website van evenementen helpdesk)
• RAS-nummers (alleen wanneer er (kermis)attracties worden geplaatst)

Voor B en C-evenementen ook een:

• Veiligheidsplan (voor hulp zie website van Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland (VNOG))
• Beveiligingsplan (deze kunt u opvragen bij het beveiligingsbureau)
• Mobiliteitsplan/verkeersplan (pdf, 697 kB)
• Medisch plan
• Constructieve gegeven bij tenten/tribunes/podiums/overige constructies (berekeningen en tentboek)
• Lijst van line-up met namen en tijden wanneer artiesten komen optreden
• Toestemming/huurovereenkomst van de eigenaar van het terrein (zoals bij het Zwitsalterrein en de Voorwaarts)
• Situatieschets van (stretch)tenten (indien van toepassing) - zie indieningsvereisten hieronder

Indieningsvereisten voor het evenemententerrein

U kunt bijvoorbeeld Google Maps gebruiken als onderlegger voor uw situatieschets. U vindt hier een beschrijving van hoe u dit eventueel kunt doen (pdf, 2 MB). 

Op de tekening (met noordpijl) zien we graag onderstaande onderdelen terug (indien van toepassing):

1. locatie, ligging en grenzen van het evenemententerrein;
2. terreinindeling, zoals podia, (stretch)tenten, bak- en braadinstallaties, verkooppunten, tappunten, verlichting);
3. ingang(en) en (nood)uitgang(en) van het evenemententerrein met doorgangsbreedte;
4. blusmiddelen;
5. locatie van de EHBO;
6. bereikbaarheid en opstelplaatsen voor de hulpdiensten;
7. stoelenplan bij meer dan 100 zitplaatsen (artikel 5.17 BGBOP).

Indieningsvereisten voor (stretch)tenten bestemd voor minder dan 150 personen tegelijk:

1. een tekening van de (stretch)tent met de afmetingen;
2. de gebruiksbestemming (bijv. feesttent, garderobe, muntverkoop);
3. de opstelling van inventaris (podium, bar, etc.)
4. de aanwezigheid van brandveiligheidsvoorzieningen, zoals blusmiddelen, vluchtrouteaanduiding (vanaf 50 personen), nooduitgangen en noodverlichting (vanaf 75 personen).

Indieningsvereisten voor (stretch)tenten bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk:

Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die bestemd is voor meer dan 150 personen tegelijk, dient de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven te worden.

De plattegrond bevat per verblijfsruimte:

1. de voor personen beschikbare oppervlakte;
2. de gebruiksbestemming (bijv. feesttent, garderobe, muntverkoop);
3. de opstelling van inventaris (podium, bar, etc.)
4. aanduiding van de locatie van, voor zover deze aanwezig zijn:
   - brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
   - vluchtroutes;
   - draairichting van doorgangen als bedoeld in artikel 4.16 BGBOP;
   - nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;
   - vluchtrouteaanduidingen als bedoeld in artikel 4.15 BGBOP;
   - noodverlichting als bedoeld in artikel 4.3 BGBOP;
   - brandblusvoorzieningen als bedoeld in artikel 4.20 BGBOP;
   - brandweeringang als bedoeld in artikel 4.24 BGBOP.

Bekijk hier meer informatie over brandveiligheid bij tenten maar ook voor een voorbeeld van een tekening van een tent (pdf, 1.96 MB)

Geluid bij evenementen

Een evenement zonder muziek komt maar weinig voor. Muziek bezorgt bezoekers van evenementen gezelligheid en verhoogt de sfeer. Geluid veroorzaakt ook hinder en soms zelfs overlast. De gemeente heeft de rol het evenwicht te zoeken tussen levendigheid en leefbaarheid en tussen rust en reuring.

De Nota geluid bij evenementen (pdf, 1,28 MB)geeft de kaders weer onder welke voorwaarden u geluid mag maken. Deze nota vormt ook de basis voor Locatieprofielen van verschillende evenementenlocaties die er binnen Apeldoorn zijn.

Geluid bij een horeca-, recreatiebedrijf of sportvereniging

Organiseert u als horeca- of recreatiebedrijf of sportvereniging een feest of een activiteit? Is het geluid van luidsprekers, muziek of deelnemers daarbij harder dan is toegestaan volgens de regels? Meld uw feest of activiteit bij de gemeente voor een ontheffing van de geluidsnormen.

Organiseert u een privéfeest en huurt u een artiest of een DJ in of gebruikt u versterkt geluid? Onder versterkt geluid verstaan we elk geluid waarvan het vermogen door een elektronische voorziening wordt versterkt. Dan moet u hiervoor een geluidsontheffing aanvragen. Meer informatie over besloten feesten vindt u onder het kopje ‘Besloten feesten’.

Als u een klein evenement organiseert, dan kan het nodig zijn om een (deel van de) weg af te sluiten met afzethekken. U kunt afzethekken lenen als u een evenementenvergunning heeft. Het gebruik van afzethekken is gratis.

U zorgt zelf voor het vervoer en het laden/lossen. Houdt er rekening mee dat een afzethek 2,3 m breed en 1,1 m hoog is en 18 kilo weegt. U plaatst op de dag van het evenement zelf de afzethekken en brengt deze na afloop van het evenement weer terug. Meer informatie over afzethekken ontvangt u bij uw evenementenvergunning.

Bij activiteiten die negatieve effecten kunnen hebben op beschermde dieren, planten en natuurgebieden kunt u met de Wet Natuurbescherming (Wnb) te maken hebben. Vooral bij evenementen in de buitenlucht aan westkant van Apeldoorn en andere bosrijke gebieden is het goed om na te gaan of dat het geval is.

Om te bepalen of een natuurvergunning of ontheffing nodig is, heeft de Provincie Gelderland de belangrijkste stappen voor initiatiefnemers op een rijtje gezet.

Een evenement organiseren, daar komt best wat bij kijken. Je wilt dat bezoekers het naar hun zin hebben, maar ook dat het veilig is. Er zijn veel onderwerpen over veiligheid en gezondheid waarvoor je aandacht moet hebben.

Op de website van Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) vind je een handig stappenplan voor het organiseren van een evenement. Hier vind je ook informatiefolders en een invuldocument voor het maken van een veiligheidsplan.

Het oversteken van een overweg vindt talloze keren per dag plaats. Het is een activiteit die uitmaakt van de dagelijkse gang van zaken op de openbare en niet-openbare weg. Iedere verkeersdeelnemer weet doorgaans hoe hij/zij zich hoort te gedragen om een overweg veilig te passeren. Zowel voetgangers als bestuurders zijn op de hoogte van de geldende regels, weten waar zij op moeten letten en dragen de verantwoordelijkheid om hun oversteek veilig te maken. 

Er zijn ook oversteken denkbaar die niet zo alledaags en vanzelfsprekend zijn. Bij deze oversteken moet rekening gehouden worden met andere aspecten dan een reguliere oversteek, en/of moeten maatregelen worden genomen om de overweg veilig te passeren. Voorbeelden zijn oversteken bij optochten, een wielerronde, een stille tocht of een oversteek van grote onderhoudsvoertuigen. Voor deze bijzondere oversteken heeft ProRail een procedure om de oversteek toch veilig te laten verlopen.  

Wanneer is er sprake van een bijzondere oversteek? 

Een bijzondere oversteek is een oversteek waarbij minimaal één van de volgende punten van toepassing is. 

• De signalen van de overweginstallatie kunnen niet te allen tijde direct worden opgevolgd. 
• Een beveiligde overweg kan niet binnen vijftien seconden vrij zijn of bij een onbeveiligde overweg binnen twaalf seconden. 
• Het transport hoger is dan de aanwezige bovenleiding. 
• Het transport breder is dan de beschikbare ruimte op de overweg. 

Waarom is tijdig overleg met ProRail belangrijk? 

Mocht de oversteek aan een of meerdere punten voldoen, dan is vooraf altijd overleg met ProRail nodig. Het is van belang dat er tijdig contact wordt opgenomen met ProRail, zodat er samen gekeken kan worden naar een oplossing. Soms is het mogelijk om een overweg te vermijden door de route te verleggen of gebruik te maken van een ongelijkvloerse kruising. ProRail denkt en werkt graag mee om de bijzondere oversteek veilig te laten plaatsvinden.

Er wordt samen gekeken op welk moment de oversteek veilig kan plaatsvinden en of er extra veiligheidsmaatregelen nodig zijn. Om samen tot een oplossing te komen is tijd nodig en daarom is het wenselijk dat er minimaal vijf werkdagen van tevoren contact wordt opgenomen met ProRail. Om in contact te komen met ProRail kan er gemaild worden naar WBI-OCCR@prorail.nl of gebeld worden naar de Meldkamer Spoor op 084-0867880. 

Meer informatie is ook te vinden op de website van ProRail. 

Het organiseren van evenementen kan risico’s met zich meebrengen. Er kunnen onvoorzienbare omstandigheden optreden, zoals eigendommen die worden gestolen, ongevallen of vernielingen.

Wij adviseren u daarom een evenementenverzekering af te sluiten. Dit kunt u het best doen op naam van de organisator (dus niet op privénaam). De aanvrager van de evenementenvergunning is degene voor wiens rekening is en wiens risico een evenement plaatsvindt. De gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die tijdens of door het evenement ontstaat. De organisator mag geen schade aan gemeentelijke eigendommen veroorzaken.

Door een evenementenverzekering af te sluiten, die zowel materiële als letselschade dekt die voortvloeit uit het evenement, beschermt u zichzelf en de organisatie tegen mogelijke financiële risico’s. Voor verder advies over deze verzekering, verwijzen wij u naar uw eigen verzekeraar of tussenpersoon.

De kosten voor een vergunningaanvraag hangen af van de activiteiten. De precieze kosten staan in onderstaande tabel.

Let op: Bij niet-commerciële evenementen (bv straat/buurtfeesten) worden er geen kosten voor het in behandeling nemen van de aanvraag in rekening gebracht. Wel worden er kosten voor eventuele ontheffingen in rekening gebracht wanneer dit van toepassing is.