Homepage Apeldoorn.
A A A
Zoekvenster
Zoeken

Hoofdstuk 6.1

Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat in algemene zin uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.


inkooppproces

Fase 1: Voortraject
• Bepalen van inkoopbehoefte
• Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)
• Raming en bepalen van het financiële budget
• Keuze procedure
• Afhankelijk van de productgroep, kan een inkoopstrategie geformuleerd worden
• Bezien of het inzetten van de kennis en ervaring van inkoopadviseur/coördinator van belang is
• Bezien of Maatschappelijk Verantwoord inkopen aan de orde is
• Maken van een planning
• Aanleggen en bijhouden van een aanbestedingsdossier

Fase 2: Specificeren
• Opstellen van eisen en wensen
• Omschrijven van de opdracht
• Opstellen Offerteaanvraag

Fase 3: Selecteren
• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers
• Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of Tenderned
• Offertes evalueren
• Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)
• Gunning aan winnende Ondernemer
• Informeren afgewezen Ondernemers

Fase 4: Contracteren
• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant
• Registreren getekende overeenkomst

Fase 5: Bestellen
• Uitvoeren van de opdracht
• Eventueel met het doen van bestellingen

Fase 6: Bewaken
• Bewaken termijnen
• Contractmanagement waarbij o.a. nakoming afgesproken prestaties wordt bewaakt
• Tijdige betaling facturen

Fase 7: Nazorg
• Contractmanagement o.a. het beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
• Evalueren overeenkomst met Contractant
 
Fase 8: Rapporteren
• Inkoopadviseur/coördinator/regiefunctionaris verstrekt managementinformatie inzake de inkoopfunctie, gemeente breed.