De gemeente Apeldoorn heeft buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst. Tijdens hun werk mogen boa’s persoonsgegevens vastleggen en delen met anderen. Boa’s verwerken zogenaamde politiegegevens voor de uitoefening van hun politietaak. Als een buitengewoon opsporingsambtenaar van de gemeente een politietaak uitvoert, zoals handhaving binnen de gemeente, dan is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing.
Net als de Algemene verordening politiegegevens stelt de Wpg eisen aan de verwerking van politiegegevens. Zo kent de Wpg bijvoorbeeld specifieke bewaartermijnen voor de opslag van politiegegevens. Ook stelt de Wpg eisen aan het delen van politiegegevens tussen verschillende partijen, is er een verplichting tot logging en worden er privacyrechten toegekend aan de betrokkene.
Bij de uitvoering van onze taken en verplichtingen als gemeente verwerken wij politiegegevens. Wij houden ons aan de geldende wetgeving. In deze privacyverklaring leest u meer over hoe de gemeente Apeldoorn omgaat met politiegegevens.
De bestuursorganen van de gemeente zijn in het algemeen verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. Zij worden ‘verwerkingsverantwoordelijke’ genoemd. Bij het verwerken van politiegegevens door boa’s is het college van burgemeester en wethouders verwerkingsverantwoordelijke.
De gemeente Apeldoorn heeft verschillende boa’s in dienst:
De boa’s worden onderverdeeld in een aantal zogeheten ‘domeinen’. Bij de gemeente Apeldoorn zijn dat Domein I en II (Openbare Ruimte en Milieu), Domein III (Leerplichtambtenaren) en Domein V (Sociaal rechercheurs).
De gemeente verwerkt alleen politiegegevens als daar een grondslag voor is. De grondslag waarop de boa’s van de gemeente Apeldoorn politiegegevens verwerken is het uitvoeren van een wettelijke taak. Boa’s moeten op grond van hun politietaak politiegegevens verwerken.
Naast de Wet politiegegevens verwerken boa’s ook politiegegevens op grond van andere regelingen, bijvoorbeeld:
Een volledig overzicht is te vinden in de ‘Regeling domeinlijsten buitengewoon opsporingsambtenaar’, waarin per domein staat met welke wetten de boa’s te maken hebben.
Welke politiegegevens worden verwerkt door boa’s hangt af van welke taak zij precies uitvoeren en onder welk domein de boa valt. Een handhaver in de binnenstad heeft bijvoorbeeld andere persoonlijke gegevens nodig voor de uitvoering van zijn of haar politietaak dan een leerplichtambtenaar. In ieder geval worden in een proces-verbaal de volgende gegevens verwerkt: naam, adres en woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum en burgerservicenummer.
Soms is het nodig dat de gemeente politiegegevens aan andere partijen verstrekt. Bijvoorbeeld aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), aan het Openbaar Ministerie (OM) of de politie.
Als wij politiegegevens laten verwerken door een bedrijf, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. In deze verwerkersovereenkomst maken wij afspraken over hoe de andere partij op een goede manier omgaat met politiegegevens. Zo zorgen wij voor een goed niveau van beveiliging en blijven politiegegevens vertrouwelijk. Deze verwerkers zijn bijvoorbeeld incassobureaus, cloud- en hostingspartijen en IT-dienstverleners. Wij blijven altijd eindverantwoordelijk voor de politiegegevens.
De gemeente Apeldoorn schakelt alleen externe partijen in binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER). Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt daarvan afgeweken. Wanneer wij persoonsgegevens of politiegegevens aan partijen buiten de EER verstrekken, gebeurt dit in overeenstemming met de vereisten uit de AVG en de Wpg, zoals het maken van passende afspraken over het niveau van gegevensbescherming in dat land. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kunt u daar meer informatie over vinden.
In de Wet politiegegevens staan specifieke regels over hoe lang wij politiegegevens mogen bewaren. In de wet staan termijnen voor hoe lang politiegegevens bewaard mogen worden. Als deze termijn is bereikt, moeten de persoonsgegevens definitief worden gewist. Wij moeten ons in ieder geval houden aan twee verschillende bewaartermijnen. Welke wij moeten hanteren hangt af van of een boa een dagelijkse politietaak uitvoert of zich bezighoudt met onderzoeken die langer lopen, zoals een sociaal rechercheur. Dit lichten wij hieronder toe.
De bewaartermijn voor politiegegevens die worden verwerkt voor de dagelijkse politietaak, bijvoorbeeld voor het uitschrijven van boetes, is als volgt. Het eerste jaar nadat een boa voor het eerst politiegegevens verwerkt zijn deze gegevens breed toegankelijk voor de boa’s als dit nodig is voor de uitvoering van hun taken. In de vier jaar hierna kunnen de politiegegevens alleen worden gebruikt door gericht te zoeken, bijvoorbeeld op kenteken of naam. Ten slotte worden politiegegevens nog vijf jaar bewaard. In deze laatste fase mogen de gegevens alleen worden gebruikt voor zaken als klachtenafhandeling of audits. Na dit laatste termijn worden de gegevens vernietigd.
De bewaartermijn voor politiegegevens die worden verwerkt als het gaat om gericht onderzoek, bijvoorbeeld door sociaal rechercheurs, is als volgt. Voor gericht onderzoek mogen politiegegevens worden verwerkt zo lang als het nodig is om het doel van het onderzoek te bereiken. Het doel kan bijvoorbeeld bereikt zijn als er uiteindelijk een uitspraak komt van een rechter. Daarna mag informatie uit een onderzoek nog zes maanden worden hergebruikt. Een functionaris binnen de gemeente houdt hier toezicht op. Ten slotte worden politiegegevens nog vijf jaar. In deze laatste fase mogen de gegevens alleen worden gebruikt voor zaken als klachtenafhandeling of audits. Tijdens deze fase kan het Openbaar Ministerie bijvoorbeeld nog wel vragen naar de informatie. Dit gebeurt alleen in uitzonderlijke gevallen. Als deze vijf jaar voorbij zijn worden de gegevens vernietigd.
Op het moment dat wij uw politiegegevens verwerken, informeren wij u waarom wij dat doen. Zoals via deze privacyverklaring. Naast dit recht op informatie heeft u nog andere rechten. U kan een beroep doen op de volgende rechten:
U kan de gemeente vragen aan u te laten zien welke politiegegevens de gemeente van u heeft. Dit houdt in dat wij u een overzicht verstrekken van de politiegegevens die wij van u verwerken.
U kan de gemeente vragen politiegegevens aan te passen of aan te vullen.
U kan de gemeente vragen uw politiegegevens te wissen. Omdat er soms een strikte bewaartermijn aan hangt, kunnen wij niet altijd alle persoonlijke gegevens verwijderen. Soms moeten wij in plaats van het verwijderen van politiegegevens de gegevens afschermen.
Mogelijk zijn er voorwaarden of beperkingen van toepassing. Op de pagina Indienen verzoek AVG en Wpg vindt u meer informatie over uw rechten. U kan een verzoek bij de gemeente Apeldoorn indienen via het online formulier op deze pagina.
De gemeente Apeldoorn gaat zorgvuldig om met politiegegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Wij geven nooit zomaar iemand toegang en nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om politiegegevens te beveiligen. Zo verwerken alleen personen met een geheimhoudingsplicht politiegegevens en hebben medewerkers alleen toegang tot de politiegegevens die nodig zijn voor hun werk.
De gemeente Apeldoorn verwerkt politiegegevens alleen voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Daarbij zorgen wij ook voor een passende technische beveiliging van politiegegevens. Zo worden persoonsgegevens beschermt tegen vernietiging of beschadiging. Wij volgen hierbij de Baseline Informatiebeveiliging (BIO) en de Cyberbeveiligingswet. Deze regelingen zijn vanuit de landelijke overheid vastgesteld en beschrijven een groot aantal maatregelen om de informatiebeveiliging op peil te houden. Ook worden wij geaudit door onafhankelijke auditors. Dit betekent dat een onafhankelijk partij controleert of wij ons houden aan de wet.
De gemeente Apeldoorn maakt geen gebruik van volledige geautomatiseerde besluitvorming. Dit houdt in dat er geen besluiten worden genomen zonder de betrokkenheid van een medewerker van de gemeente.
Ondanks onze inspanningen kunnen datalekken helaas voorkomen. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Het is belangrijk dat u dit doorgeeft aan de gemeente. Wij kunnen dan maatregelen nemen om schade te voorkomen en/of te verkleinen en willen, indien nodig, de betrokken personen informeren over de inbreuk.
Heeft u het vermoeden dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct bij de gemeente Apeldoorn via datalek@apeldoorn.nl of telefonisch via 14055. Wij ondernemen dan direct actie.
De gemeente Apeldoorn heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) benoemd. De FG is de onafhankelijke, interne toezichthouder op de naleving van de privacywetgeving. De FG controleert of de gemeente zich houdt aan deze wetgeving en kan onafhankelijk advies geven.
Heeft u een vraag of klacht over de uitvoering van de Algemene verordening gegevensbescherming of de Wet politiegegevens door de gemeente Apeldoorn? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via e-mailadres FG@apeldoorn.nl of via ons postadres.
Vragen over de bescherming van uw persoonsgegevens kan u ook stellen door rechtstreeks contact met ons op te nemen via privacy@apeldoorn.nl.
Heeft u een klacht over de manier waarop uw verzoek is behandeld door de gemeente? U kan via de procedure voor klachtbehandeling van de gemeente Apeldoorn een klacht indienen.
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens: de Autoriteit Persoonsgegevens.
Door nieuwe wetgeving of andere ontwikkelingen, past de gemeente Apeldoorn regelmatig haar processen aan. Dit kunnen ook wijzigingen zijn in de manier van het verwerken van politiegegevens. Wij raden u daarom aan om regelmatig op deze pagina te kijken. Deze pagina actualiseren wij doorlopend.
Deze privacyverklaring is het laatst bijgewerkt op 4-11-2025.
Heeft u vragen over dit onderwerp? Neem contact met ons op.
