Homepage Apeldoorn.
A A A
Zoekvenster
Zoeken

Hoofdstuk 7

Addendum

Uit bestuursakkoord De kracht van Apeldoorn, mei 2018
Vier strategische doelen helpen ons om Apeldoorn klaar te maken voor 2030. De gemeente ontwikkelt zich verder als de Comfortabele Gezinsstad, de Ondernemende Stad en als Toeristisch Toplandschap. Duurzaam Apeldoorn is het vierde strategische doel. Daarnaast zijn er nog drie specifieke topthema’s: een inclusieve samenleving waarin iedereen ertoe doet, het samen toekomstbestendig maken van de verouderde wijken (burgerparticipatie en revitalisering) en gezonde gemeentefinanciën.


Inleiding
Het regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft het generieke gemeenschappelijke kader voor het inkopen van Leveringen, Diensten en Werken. Iedere Gemeente kan nadere regels vaststellen voor haar Gemeente. Gemeente Apeldoorn stelt nadere regels bij het gemeenschappelijke kader en deze zijn opgenomen in dit addendum. Dit addendum maakt integraal onderdeel uit van het inkoopbeleid.

Leeswijzer
Op basis van de paragraaf indeling van het gemeenschappelijk kader, volgen hieronder die paragrafen waarvoor nadere regels, zijn vastgesteld.


1.4 Definities

Contractbeheer: Het centraal registreren van alle contracten boven een vastgestelde waarde. Geregistreerd worden in ieder geval de looptijd, waarde, opdrachtnemer en omschrijving. Daarnaast kunnen specifieke kenmerken zoals duurzaamheid en social return, worden geregistreerd. Vanuit het centrale contractregister worden de contractbeheerders geïnformeerd over eventuele verlengingsopties en contract beëindiging zodat tijdig actie wordt ondernomen.

Contractmanagement: Monitoren van de naleving van contractafspraken, optimaal benutten (van de voorwaarden) van te leveren producten en diensten, waar noodzakelijk, passende maatregelen nemen.

Groslijst: Lijst met ondernemers die voldoen aan bepaalde eisen en waaruit partijen voor een (meervoudig) onderhandse (infra)aanbesteding bepaald kunnen worden.

Inkoopboard: Strategisch adviesorgaan bestaande uit vertegenwoordigers van diverse gemeentelijke domeinen waarin grote aanbestedingen worden besproken en getoetst op strategische doelstellingen. Ook beleidsmatige wijzigingen worden hier besproken.

Leveranciersmanagement: Managen van het contractantenbestand (bekende en nog onbekende contractanten) en het optimaliseren van de prestaties, het proces en de leveranciersketen om de waarde van de contractant voor de organisatie te maximaliseren.

Team inkoop1: Centraal team van inkoopadviseurs die de Europese, Nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen begeleiden. Voor overige aanbesteding gerelateerde onderwerpen hebben ze een adviserende rol en assisteren indien mogelijk. Aanbestedingen op het gebied van ‘inhuur’, ‘advies’ en ‘ict’ worden altijd door team inkoop verzorgd.


3.2 Uniforme documenten.
Het ARW 2016 is van toepassing voor alle aanbestedingen van Werken.


1 De inkoopadviseurs zijn organisatorisch onderdeel van een groter team met een andere naam. Waar in dit beleid de term ‘team inkoop’ wordt gebruikt, betreft het deze inkoopadviseurs.
 
3.2.1 Standaard aanbestedingsdocumenten
Voor het uitvoeren van aanbestedingen heeft team inkoop standaard aanbestedingsdocumenten beschikbaar gesteld op intranet en wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een digitaal aanbestedingssysteem.


3.2.2. Digitaal aanbesteden
De gemeente Apeldoorn geeft er de voorkeur aan om zoveel mogelijk digitaal aan te besteden. Dit is verplicht voor Nationale en Europese aanbestedingen. Overige aanbestedingen (vooral meervoudig onderhandse) verlopen in principe ook digitaal met medewerking van team inkoop. De medewerkers van team inkoop beschikken hiertoe over een systeem en faciliteren hiermee het aanbestedingsproces.


3.2.3 Inkoopvoorwaarden
De gemeente Apeldoorn verklaart in beginsel onderstaande voorwaarden van toepassing in de vermelde situatie. Andere voorwaarden, zeker de leveringsvoorwaarden van inschrijvers worden in principe van de hand gewezen. Afwijken van de voorgeschreven voorwaarden gebeuren in overleg met team inkoop, zo nodig winnen zij juridisch advies in.

 

Voorwaarden Te gebruiken bij
Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Apeldoorn (VNG-model) Levering en diensten
GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT Producten en diensten op het gebied van ICT
Voorwaarden Sloopwerkzaamheden Sloopwerkzaamheden B&U
Voor het werk geldende voorwaarden t.b.v. nieuwbouwprojecten van de Gemeente Apeldoorn Nieuwbouwprojecten B&U
De nieuwe regeling 2011 (DNR) (alleen te gebruiken in combinatie met ABGA 2011)
Aanvullende Bepalingen van de Gemeente Apeldoorn voor opdrachten aan Architecten en Adviseurs in de B&U sector (ABGA 2011)
Adviesopdrachten in de bouw- en utiliteitsector
Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatie werkzaamheden 2012 (UAV) De uitvoering van werken en technische installatie werken.
Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV-gc) Geïntegreerde bouw-organisatievormen.
Modelovereenkomst inhuur personeel inclusief gedragscode. Inhuur personeel

3.6 Klachtenafhandeling

De gemeente Apeldoorn kent geen specifieke klachtenafhandeling voor aanbestedingen. Opmerkingen, vragen en eventuele klachten dienen tijdens de vragenronde van de betreffende aanbesteding worden ingediend door de geïnteresseerde ondernemer.

3.7 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk indien de aanvrager een gemotiveerd verzoek indient bij team inkoop en de raming onder de EU drempel ligt. Na advies door team inkoop zal de gemandateerde manager een besluit nemen. Als team inkoop een negatief advies geeft, zal de inkoopboard de afwijking bespreken en een besluit nemen.

4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen

a. De gemeente vindt maatschappelijk verantwoord inkopen belangrijk. Dit blijkt onder andere uit:

  • De gemeente wil zoveel mogelijk duurzaam inkopen en zal daartoe de door de rijksoverheid criteria voor duurzaam inkopen (o.a. via www.mvicriteria.nl te benaderen) van toepassing verklaring indien het onderwerp van de aanbesteding in de betreffende productgroep valt.
  • Daarnaast zijn voor een aantal productgroepen als hout en papier, specifieke criteria opgesteld.
  • De gemeente ondersteunt duurzame initiatieven (zoals fair trade) en zal de mogelijkheden onderzoeken om aan te haken bij landelijke initiatieven en keurmerken.
  • De gemeente zal indien mogelijk circulair inkopen. Door circulair in te kopen wil de gemeente inschrijvers uitdagen om het gebruik van nog niet eerder ingezette grondstoffen (Virgin grondstoffen) terug te dringen. De gemeente wil grondstoffengebruik terugdringen om daarmee haar ecologische voetafdruk te verkleinen. Preventie, hergebruik en recycling van grondstoffen spelen daarin een belangrijke rol. In het voortraject voor een aanbesteding van zowel Diensten, Werken als Leveringen is circulariteit het uitgangspunt. De gemeente neemt de mate van circulariteit van producten en diensten mee in de eisen of gunningscriteria. De doelstelling van de gemeente is om 10% van het inkoopvolume (in euro’s) per jaar circulair in te kopen in 2020. Het doel voor 2023 is 25%.
  • Ondernemers worden aangespoord tot CO2 reductie.
  • De Gemeente streeft ernaar waar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

b. Sociaal aanbesteden
De gemeente hanteert voor de inkoop van Leveringen, Diensten en Werken boven de Europese drempel voor Diensten het uitgangspunt dat een SROI eis van minimaal 5% aanneem/inschrijfsom wordt opgelegd, tenzij de opdracht dit niet toelaat. Dit is bedoeld om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen te geven. De invulling hiervan middels het bouwblokkenmodel, evenals de werkwijze binnen de gemeente is separaat uitgewerkt en onder andere op intranet vermeld. Afwijkingen van deze uitgangspunten en invulling van de SROI eis gebeurt in overleg met de SROI coördinator. Bij andere aanbestedingen en/of bedragen kan een SROI eis of wens worden opgenomen.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
Voor (enkelvoudig en meervoudig) onderhandse aanbestedingen geldt dat waar mogelijk een lokale (gemeente Apeldoorn) ondernemer wordt uitgenodigd een offerte in te dienen. Als er geen geschikte lokale ondernemer is wordt regionaal (Stedendriehoek) gekeken.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
Voor (enkelvoudig en meervoudig) onderhandse aanbestedingen geldt dat waar mogelijk een lokale (gemeente Apeldoorn) ondernemer wordt uitgenodigd een offerte in te dienen. Als er geen geschikte lokale ondernemer is wordt regionaal (Stedendriehoek) gekeken.


5.5 Uitnodigingsbeleid en leveranciersevaluatie
De gemeente kan voor bepaalde aanbestedingen een systeem hanteren waarbij de geleverde en beoordeelde prestatie (zogenaamde past performance) de kans op een uitnodiging voor een nieuwe opdracht vergroten. Deze zogenaamde groslijstsystematiek is apart uitgewerkt.


5.7 Bepalen van de aanbestedingsprocedure
De gemeente houdt rekening met onderstaande bedragen. Indien hiervan afgeweken wordt (alleen onder EU drempel) wordt rekening gehouden met de (in de Gids Proportionaliteit) vermelde aspecten.
De raming van de contractwaarde is de totale waarde van een opdracht inclusief jaarlijkse kosten, eenmalige kosten en optionele kosten (zoals toekomstige uitbreidingen). Is de looptijd van de opdracht voor onbepaalde tijd of langer dan 48 maanden, dan dient de waarde over 48 maanden te worden geraamd.Voor raamovereenkomsten dient geraamd te worden over een periode van 48 maanden.

Aanbestedingsvorm Levering en diensten (inclusief inhuur personeel Werken
Europees Boven EU drempel
(€ 214.000)
Boven EU drempel
(€ 5.350.000)
Nationaal facultatief € 3.000.000 tot EU drempel
Meervoudig onderhands € 50.000 tot EU drempel € 150.000 tot € 3.000.000
Enkelvoudig onderhands Tot € 50.000

Tot € 150.000

 

Afhankelijk van bijvoorbeeld de uitvraag en/of de marktsituatie kan het zeker proportioneel zijn om onder de Europese drempel, toch een aanbesteding Nationaal (in plaats van meervoudig) of meervoudig onderhands (in plaats van enkelvoudig) uit te voeren. Team inkoop zal hierin adviseren conform de aspecten opgenomen in de gids Proportionaliteit.

Alle aanbestedingen (met uitzondering van enkelvoudig onderhandse) worden door team inkoop begeleid. Dat betekent dat de aanvrager/budgethouder tijdig contact dient op te nemen met een inkoopadviseur zodat de aanbesteding samen kan worden uitgevoerd. Team inkoop streeft ernaar samen met de aanvrager een inkoopstrategie op te stellen.

Tevens dienen de aanvragers/budgethouders tijdig de geplande aanbestedingen door te geven zodat team inkoop deze kan opvoeren in de aanbestedingskalender en hier rekening mee kan houden in haar capaciteitsplanning.
De gemeente stimuleert interregionale collegiale uitwisseling van gemeentelijk personeel en behoudt zich het recht voor dergelijke tijdelijk inhuur-/detacheringsopdrachten rechtstreeks aan de betreffende gemeente te gunnen, mits de geraamde opdrachtwaarde de EU-drempel niet overschrijdt.

6.2 Inkoop in de organisatie Startformulier
Voor aanbestedingen die in de inkoopboard worden besproken zal een zogenaamd startformulier worden opgesteld. Dit is een samenvatting van de inkoopstrategie. Deze werkwijze zal ook zoveel mogelijk voor andere aanbestedingen worden gebruikt.


Inkoopboard
Aanbestedingen van Leveringen en Diensten met een waarde boven de EU drempel en Werken boven
€ 750.000 worden in de inkoopboard besproken. De board kan aanwijzingen en adviezen geven, indien deze niet worden meegenomen in de aanbesteding dient de verantwoordelijke manager dit te motiveren.
Na de bespreking in de inkoopboard en eventuele motivatie van de verantwoordelijke manager kan de aanbesteding pas gepubliceerd worden, c.q. kunnen marktpartijen worden uitgenodigd.