Evenementensubsidie

U kunt op dit moment evenementensubsidie aanvragen voor evenementen in 2020. Deze aanvraag moet vóór 1 november 2019 bij ons binnen zijn. U kunt ook een aanvraag voor een evenementensubsidie voor een zogenaamd ‘springplankevenement’ indienen, zolang het totale beschikbare budget voor dit soort evenementen niet vergeven is. U leest hier meer over onder de voorwaarden.

Doorlooptijd

Het college van burgemeester en wethouders neemt jaarlijks uiterlijk in januari een besluit over toekenning of afwijzing van alle ingediende subsidieaanvragen voor dat kalenderjaar. U krijgt in december informeel bericht (mondeling of per e-mail) en in januari formeel schriftelijk bericht (per post) of uw subsidieaanvraag is toegekend of afgewezen. Voor evenementensubsidie en springplankevenementen geldt dat hier binnen 16 weken na aanvraag een beslissing over genomen wordt.

De gemeente toetst subsidieaanvragen van evenementen op voorwaardelijke en inhoudelijke criteria.

Voorwaardelijke criteria

De voorwaardelijke criteria beoordelen de professionaliteit van de organisatie, de kwaliteit van de begroting en de plaats van het evenement in de stad. De criteria zijn:

• Transparante begroting: de begroting van het evenement moet transparant en kostenefficiënt zijn opgesteld. Het moet duidelijk zijn welke opbrengsten (ook van andere subsidiegevers) en uitgaven het evenement met zich meebrengt.
• Noodzaak subsidie: uit de begroting moet blijken dat er een financiële noodzaak voor een subsidieaanvraag is. Het gevraagde subsidiebedrag is maximaal 40% van de begroting.
• Datum en tijdstip: het evenement moet duidelijk zijn afgestemd op andere evenementen. Houd bijvoorbeeld rekening met overlap met andere evenementen wat betreft datum, plaats, tijd en doelgroep.
• Vergunning: het evenement moet passen in het beleid van de gemeente Apeldoorn. Bijvoorbeeld vanwege de veiligheid en het voorkomen van overlast.

Inhoudelijke criteria

Vanaf 2016 hanteert het College van Burgemeester en Wethouders een matrix met overige criteria die de doorslag geven voor toekenning van subsidies voor publieksevenementen. Waaronder directe economische spin-off: publieksevenementen leiden tot substantiële bestedingen bij Apeldoorns ondernemers door bezoekers, bij voorkeur van buiten de regio. We letten op:

• Het aantal bezoekers: het evenement trekt veel bezoekers
• De herkomst van bezoekers: het evenement richt zich aantoonbaar ook op bezoekers die buiten de regio wonen
• Het meerdaags verblijf: het evenement zet aan tot overnachtingen in de stad
• De samenwerking in de stad: de evenementenorganisatie werkt samen met ondernemers en instellingen in de stad.
• Indirecte economische spin-off: publieksevenementen dragen bij aan het (inter)nationale imago ‘Apeldoorn als aantrekkelijke stad op de Veluwe’. Hierbij letten we op:
  • Het toeristisch imago van Apeldoorn: het evenement draagt bij aan meer bezoekers naar Apeldoorn trekken
  • Het evenement sluit aan bij de strategische doelstellingen van de stad waaronder gezinsstad, young professionals en het aantrekken van toerisme.
  • Het verwachte mediabereik van het evenement: het evenement heeft een groot bereik in (inter)nationale media.
  • Vernieuwing: het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met voorgaande keren. Denk hierbij aan vernieuwing van het inhoudelijk concept, de doelgroep en de mediacampagne.
  • Duurzaamheid loopt als rode draad door alle doelen en de uitvoering heen.

Bijlagen

Stuur onderstaande documenten als bijlage mee bij de online aanvraag van evenementensubsidie:

• Een projectplan met in ieder geval informatie over:
  • inhoudelijke aspecten en de programmering van het evenement 
  • in hoeverre het evenement aansluit bij de criteria die de gemeente heeft geformuleerd 
  • de organisatie en samenwerkingsverbanden
  • de te verwachten directe en indirecte economische spin-off van het evenement
• Een uitgewerkt marketing- en promotieplan
• Een specificatie van de begroting met daarin naast de gevraagde bijdragen ook alle andere inkomsten en uitgaven
• Aanvullende achtergrondinformatie zoals een evaluatie van het afgelopen jaar of sfeerbeelden van het evenement (optioneel).

Vraagt u voor de 1e keer subsidie aan? Stuur dan ook de volgende stukken mee:

• Een kopie van de statuten van de organisatie
• Indien afgesloten: een afschrift van de risicoverzekering (art. 4:37 Awb)

Doorlooptijd

Het college van burgemeester en wethouders neemt elk jaar uiterlijk in december een besluit over alle ingediende subsidieaanvragen. U krijgt in december informeel bericht (mondeling of per e-mail) en in januari formeel bericht over het besluit over uw aanvraag.

Evaluatie evenementensubsidie

• Naar het formulier

10% van bovengenoemde begroting is gereserveerd voor springplankevenementen. Dit zijn nieuwe initiatieven met een begroting van maximaal € 10.000. Gezien het innovatieve karakter van dit type evenementen, kunt u deze het hele jaar aanvragen zolang er budget beschikbaar is. U kunt subsidieaanvragen springplankevenementen aanvragen voor 2020. De aanvraag moet 16 weken voorafgaand aan het evenement ingediend zijn. Per evenement komt u voor maximaal € 2500 subsidie in aanmerking.

U kunt uw aanvraag evenementensubsidie - springplank online indienen.

Criteria

• Het betreft een kleinschalig nieuw initiatief dat een bijdrage levert aan een evenwichtig jaarprogramma van evenementen in Apeldoorn 
• De gemeente ondersteunt maximaal 40% van de begroting met een maximaal subsidiebedrag van € 2.500,- per evenement per jaar
• De aanvraag voor financiële ondersteuning dient tenminste 16 weken voorafgaand aan het evenement online ingediendte zijn.

Bijlagen

Bij uw aanvraag moet u de volgende bijlagen meesturen:

• een projectplan met in ieder geval informatie over inhoud en de programmering van het evenement
• een uitgewerkt marketing- en promotieplan
• een specificatie van de begroting met daarin naast de gevraagde bijdrage ook alle andere inkomsten en uitgaven
• een kopie van de statuten van de organisatie
• indien afgesloten, een afschrift van de risicoverzekering (art. 4:37 Awb).

Doorlooptijd

Binnen 16 weken na aanvraag wordt een beslissing genomen.

De gemeente toetst subsidieaanvragen van evenementen op voorwaardelijke en inhoudelijke criteria.

Voorwaardelijke criteria

De voorwaardelijke toetsingscriteria beoordelen de professionaliteit van de organisatie, de deugdelijkheid van de begroting en de plaats van het evenement in de stad. De criteria zijn:

• Transparante begroting: de begroting van het evenement moet transparant en kostenefficiënt zijn opgesteld. Het moet duidelijk zijn welke opbrengsten (ook van andere subsidiegevers) en uitgaven het evenement met zich meebrengt.
• Noodzaak subsidie: uit de begroting moet blijken dat er een financiële noodzaak voor een subsidieaanvraag is. Het gevraagde subsidiebedrag is maximaal 40% van de begroting.
• Datum en tijdstip: het evenement moet duidelijk zijn afgestemd op andere evenementen. Houd bijvoorbeeld rekening met overlap met andere evenementen wat betreft datum, plaats, tijd en doelgroep.
• Vergunning: het evenement moet passen in het vergunningenbeleid van de gemeente Apeldoorn, bijvoorbeeld vanwege de veiligheid en het voorkomen van overlast.

Inhoudelijke criteria

Vanaf 2016 hanteert het College van Burgemeester en Wethouders een matrix met overige inhoudelijke criteria die de doorslaggevende factor zijn voor toekenning van subsidies voor publieksevenementen waaronder directe economische spin-off: publieksevenementen leiden tot substantiële bestedingen bij Apeldoorns ondernemers door bezoekers, bij voorkeur van buiten de regio. We letten op:

• Het aantal bezoekers: het evenement trekt veel bezoekers
• De herkomst van bezoekers: het evenement richt zich aantoonbaar ook op bezoekers die buiten de regio wonen
• Het meerdaags verblijf: het evenement zet aan tot overnachtingen in de stad
• De samenwerking in de stad: de evenementenorganisatie werkt samen met ondernemers en instellingen in de stad.
• Indirecte economische spin-off: publieksevenementen dragen bij aan het (inter)nationale imago ‘Apeldoorn als aantrekkelijke stad op de Veluwe’. Hierbij letten we op:
  • Het toeristisch imago van Apeldoorn: het evenement draagt bij aan meer bezoekers naar Apeldoorn trekken
  • Het evenement sluit aan bij de strategische doelstellingen van de stad waaronder gezinsstad, young professionals en het aantrekken van meer toerisme.
  • Het verwachte mediabereik van het evenement: het evenement heeft een groot bereik in (inter)nationale media.
  • Vernieuwing: het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met voorgaande keren. Denk hierbij aan vernieuwing van het inhoudelijk concept, de doelgroep en de mediacampagne.
  • Duurzaamheid loopt als rode draad door alle doelen en de uitvoering heen.

Bij de vaststelling moet u de volgende bijlagen meesturen:

• Een verslag van de verrichte activiteiten; het activiteitenverslag moet een beschrijving van de gevolgde werkwijze en de behaalde resultaten bevatten.    
• Een financieel jaarverslag dat minimaal een staat van baten en lasten omvat, een balans en toelichtingen daarop.  
  

U kunt uw vaststelling online indienen.

Meer informatie over het beleid, de criteria voor subsidie en overige evenementen aangelegenheden, kunt u krijgen bij Michaela Luttenberg, evenementenmanager van de Stichting Apeldoorn Marketing. Zij is van maandag tot en met donderdag bereikbaar op (06) 5794 2886 of via m.luttenberg@apeldoornmarketing.nl.

• Algemene subsidieverordening gemeente Apeldoorn 2014
• Informatie voor het organiseren van een evenement
• Regeling evenementensubsidie
• Stichting Apeldoorn Marketing