Wat zoekt u:

Evenementensubsidie

Apeldoorn heeft een compleet en breed programma met evenementen voor verschillende publieksgroepen. Het aantal evenementen zit rond de 550 per jaar! In het nieuw vastgestelde beleid voor evenementen zijn 4 typen evenementen onderscheiden: publieksevenementen, springplankevenementen, citymarketingevenementen en topsportevenementen. De gemeente Apeldoorn stelt hiervoor jaarlijks € 315.000 beschikbaar (zover opgenomen in de evenementenkalender).

Online aanvragen

  • De subsidie voor springplankevenementen kunt u het hele jaar aanvragen.

    Dit geldt niet voor de evenementensubsidie. Aanvragen hiervan is op dit moment niet mogelijk. Zodra dit wel weer mogelijk is dan wordt dat op deze pagina gemeld.

  • De gemeente toetst subsidieaanvragen van evenementen op voorwaardelijke en inhoudelijke criteria.

    Voorwaardelijke criteria

    De voorwaardelijke criteria beoordelen de professionaliteit van de organisatie, de kwaliteit van de begroting en de plaats van het evenement in de stad. De criteria zijn:

    • Transparante begroting: de begroting van het evenement moet transparant en kostenefficiënt zijn opgesteld. Het moet duidelijk zijn welke opbrengsten (ook van andere subsidiegevers) en uitgaven het evenement met zich meebrengt.
    • Noodzaak subsidie: uit de begroting moet blijken dat er een financiële noodzaak voor een subsidieaanvraag is. Het gevraagde subsidiebedrag is maximaal 40% van de begroting.
    • Datum en tijdstip: het evenement moet duidelijk zijn afgestemd op andere evenementen. Houd bijvoorbeeld rekening met overlap met andere evenementen wat betreft datum, plaats, tijd en doelgroep.
    • Vergunning: het evenement moet passen in het beleid van de gemeente Apeldoorn. Bijvoorbeeld vanwege de veiligheid en het voorkomen van overlast.

    Inhoudelijke criteria

    Vanaf 2016 hanteert het College van Burgemeester en Wethouders een matrix met overige criteria die de doorslag geven voor toekenning van subsidies voor publieksevenementen. Waaronder directe economische spin-off: publieksevenementen leiden tot substantiële bestedingen bij Apeldoorns ondernemers door bezoekers, bij voorkeur van buiten de regio. We letten op:

    • Het aantal bezoekers: het evenement trekt veel bezoekers
    • De herkomst van bezoekers: het evenement richt zich aantoonbaar ook op bezoekers die buiten de regio wonen
    • Het meerdaags verblijf: het evenement zet aan tot overnachtingen in de stad
    • De samenwerking in de stad: de evenementenorganisatie werkt samen met ondernemers en instellingen in de stad.
    • Indirecte economische spin-off: publieksevenementen dragen bij aan het (inter)nationale imago ‘Apeldoorn als aantrekkelijke stad op de Veluwe’. Hierbij letten we op:
      • Het toeristisch imago van Apeldoorn: het evenement draagt bij aan meer bezoekers naar Apeldoorn trekken
      • Het evenement sluit aan bij de strategische doelstellingen van de stad waaronder gezinsstad, young professionals en het aantrekken van toerisme.
      • Het verwachte mediabereik van het evenement: het evenement heeft een groot bereik in (inter)nationale media.
      • Vernieuwing: het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met voorgaande keren. Denk hierbij aan vernieuwing van het inhoudelijk concept, de doelgroep en de mediacampagne.
      • Duurzaamheid loopt als rode draad door alle doelen en de uitvoering heen.

    Bijlagen

    Stuur onderstaande documenten als bijlage mee bij de online aanvraag van evenementensubsidie:

    • Een projectplan met in ieder geval informatie over:
      • inhoudelijke aspecten en de programmering van het evenement 
      • in hoeverre het evenement aansluit bij de criteria die de gemeente heeft geformuleerd 
      • de organisatie en samenwerkingsverbanden
      • de te verwachten directe en indirecte economische spin-off van het evenement
    • Een uitgewerkt marketing- en promotieplan
    • Een specificatie van de begroting met daarin naast de gevraagde bijdragen ook alle andere inkomsten en uitgaven
    • Aanvullende achtergrondinformatie zoals een evaluatie van het afgelopen jaar of sfeerbeelden van het evenement (optioneel).

    Vraagt u voor de 1e keer subsidie aan? Stuur dan ook de volgende stukken mee:

    • Een kopie van de statuten van de organisatie
    • Indien afgesloten: een afschrift van de risicoverzekering (art. 4:37 Awb)

    Doorlooptijd

    Het college van burgemeester en wethouders neemt elk jaar uiterlijk in december een besluit over alle ingediende subsidieaanvragen. U krijgt in december informeel bericht (mondeling of per e-mail) en in januari formeel bericht over het besluit over uw aanvraag.

    Evaluatie evenementensubsidie

  • 10% van bovengenoemde begroting is gereserveerd voor springplankevenementen. Dit zijn nieuwe initiatieven met een begroting van maximaal € 10.000. Gezien het innovatieve karakter van dit type evenementen, kunt u deze het hele jaar aanvragen zolang er budget beschikbaar is. De aanvraag moet 16 weken voorafgaand aan het evenement ingediend zijn. Per evenement komt u voor maximaal € 2500 subsidie in aanmerking.

    U kunt uw aanvraag evenementensubsidie - springplank online indienen.

    Criteria

    • Het betreft een kleinschalig nieuw initiatief dat een bijdrage levert aan een evenwichtig jaarprogramma van evenementen in Apeldoorn 
    • De gemeente ondersteunt maximaal 40% van de begroting met een maximaal subsidiebedrag van € 2.500,- per evenement per jaar
    • De aanvraag voor financiële ondersteuning dient tenminste 16 weken voorafgaand aan het evenement online ingediendte zijn.

    Bijlagen

    Bij uw aanvraag moet u de volgende bijlagen meesturen:

    • een projectplan met in ieder geval informatie over inhoud en de programmering van het evenement
    • een uitgewerkt marketing- en promotieplan
    • een specificatie van de begroting met daarin naast de gevraagde bijdrage ook alle andere inkomsten en uitgaven
    • een kopie van de statuten van de organisatie
    • indien afgesloten, een afschrift van de risicoverzekering (art. 4:37 Awb).

    Doorlooptijd

    Binnen 16 weken na aanvraag wordt een beslissing genomen.

  • De gemeente toetst subsidieaanvragen van evenementen op voorwaardelijke en inhoudelijke criteria.

    Voorwaardelijke criteria

    De voorwaardelijke toetsingscriteria beoordelen de professionaliteit van de organisatie, de deugdelijkheid van de begroting en de plaats van het evenement in de stad. De criteria zijn:

    • Transparante begroting: de begroting van het evenement moet transparant en kostenefficiënt zijn opgesteld. Het moet duidelijk zijn welke opbrengsten (ook van andere subsidiegevers) en uitgaven het evenement met zich meebrengt.
    • Noodzaak subsidie: uit de begroting moet blijken dat er een financiële noodzaak voor een subsidieaanvraag is. Het gevraagde subsidiebedrag is maximaal 40% van de begroting.
    • Datum en tijdstip: het evenement moet duidelijk zijn afgestemd op andere evenementen. Houd bijvoorbeeld rekening met overlap met andere evenementen wat betreft datum, plaats, tijd en doelgroep.
    • Vergunning: het evenement moet passen in het vergunningenbeleid van de gemeente Apeldoorn, bijvoorbeeld vanwege de veiligheid en het voorkomen van overlast.

    Inhoudelijke criteria

    Vanaf 2016 hanteert het College van Burgemeester en Wethouders een matrix met overige inhoudelijke criteria die de doorslaggevende factor zijn voor toekenning van subsidies voor publieksevenementen waaronder directe economische spin-off: publieksevenementen leiden tot substantiële bestedingen bij Apeldoorns ondernemers door bezoekers, bij voorkeur van buiten de regio. We letten op:

    • Het aantal bezoekers: het evenement trekt veel bezoekers
    • De herkomst van bezoekers: het evenement richt zich aantoonbaar ook op bezoekers die buiten de regio wonen
    • Het meerdaags verblijf: het evenement zet aan tot overnachtingen in de stad
    • De samenwerking in de stad: de evenementenorganisatie werkt samen met ondernemers en instellingen in de stad.
    • Indirecte economische spin-off: publieksevenementen dragen bij aan het (inter)nationale imago ‘Apeldoorn als aantrekkelijke stad op de Veluwe’. Hierbij letten we op:
      • Het toeristisch imago van Apeldoorn: het evenement draagt bij aan meer bezoekers naar Apeldoorn trekken
      • Het evenement sluit aan bij de strategische doelstellingen van de stad waaronder gezinsstad, young professionals en het aantrekken van meer toerisme.
      • Het verwachte mediabereik van het evenement: het evenement heeft een groot bereik in (inter)nationale media.
      • Vernieuwing: het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met voorgaande keren. Denk hierbij aan vernieuwing van het inhoudelijk concept, de doelgroep en de mediacampagne.
      • Duurzaamheid loopt als rode draad door alle doelen en de uitvoering heen.
  • Bij de vaststelling moet u de volgende bijlagen meesturen:

    • Een verslag van de verrichte activiteiten; het activiteitenverslag moet een beschrijving van de gevolgde werkwijze en de behaalde resultaten bevatten.    
    • Een financieel jaarverslag dat minimaal een staat van baten en lasten omvat, een balans en toelichtingen daarop.  

    U kunt uw vaststelling online indienen.

     

     

     

  • Verdeling
    evenementensubsidie 2018
     
    Evenement Datum Bedrag Perc. *
    Apeldoorn Fotostad sept/okt 3.500 30
    Cantharel 4-daagse 10-13 juli 5.000 5
    Cultuur bij je buur 14 april 3.000 8,1
    Skandia Zeepkistenrace 9-11 mei 8.475 16,6
    Kanaalconcerten 24/25 aug 24.860 16,6
    Veluwe Stoomtreindagen 1 jan-31 dec 5.000 8,9
    Jaarprogramma Centrumevenementen 26/apr-28 sept 22.600 8,3
    Open Monumentendagen 8/9 sept 5.000 22,7
    Festival Gelderland Grensland 23 mei-22 juli 5.000 20
    Koningsdag 27 april 20.000 33,3
    Internationale Culturele Markt 1 juli 2.500 18,5
    Grasnapolsky 2-4 februari 11.300 2,5
    Theater op t Zand 21 juli 5.000 8,0
    Merida City Mountainbik 2 september 5.000 14,7
    Winterland Apeldoorn 16 nov-13 jan('19) 13.560 9,6
    Lumido ??? 6.500 7,2
    Stadsoase 5 juli-25-aug 9.040 25,1
    Bevrijdingsfestival 5 mei 5.000 6,6
    Theaterstraat Ugchelen 22 september 4.500 23,9
    Popronde 15 sept-15 nov 5.000 14,1
    Roots in the Woods 12-14 oktober 33.900 26,3
    Paardenspektakel 9-12 augustus 13.560 5,4
    NK Mountainbike 21 juli 5.000 32,1
    Keukenkaravaan 19-21 mei 3.500 11,7
    Swim to fight Cancer 16 september 5.000 12,5
    Openlucht Festival 17-26 augustus 5.000 5,55
    Bierfestival 2 september 6.000 11,7
    Royal Polo 25/26 augustus 8.475 5,3
    Drakenbootfestival 22-24 juni 45.200 7,9
    Pop up Foodhallen 13-23 december 5.000 10,2

     

    * Percentage van de begroting van het evenement

  • Meer informatie over het beleid, de criteria voor subsidie en overige evenementen aangelegenheden, kunt u krijgen bij Michaela Luttenberg, evenementenmanager van de Stichting Apeldoorn Marketing. Zij is van maandag tot en met donderdag bereikbaar op (06) 5794 2886 of via m.luttenberg@apeldoornmarketing.nl.

    Documenten