Evenementenvergunning

De gemeente Apeldoorn kent 3 soorten evenementen:

1. Kleine evenementen: maximaal 100 bezoekers. Bijvoorbeeld: straatfeesten, barbecues en optredens van zangkoren
2. Middelgrote evenementen: evenementen met tussen de 100 en 2.000 bezoekers waarbij geen of weinig fysieke maatregelen nodig zijn en waarbij het risico voor de openbare orde en veiligheid doorgaans nihil tot matig is
3. Grote evenementen: evenementen met meer dan 2.000 bezoekers en/of evenementen met een hoog risicoprofiel. Dit type event kun je pas houden nadat er een groot aantal fysieke maatregelen getroffen is. Denk aan verkeers- en veiligheidsmaatregelen.

U hebt een evenementenvergunning nodig voor:

• festiviteiten waarvoor u de straat afsluit (zoals een straat- of buurtfeest)
• een braderie of jaarmarkt op een plein of in een straat
• een optocht zoals een bloemencorso, carnavalsoptocht of intocht van Sinterklaas
• een muziekevenement
• het laten spelen van een draaiorgel
• het optreden van een straatartiest
• een expositie
•  een cultureel festival
•  een kermis of circus
• een herdenkingsplechtigheid.

Voor kleine evenementen hebt u meestal geen vergunning nodig. Bekijk hieronder de voorwaarden waaraan u moet voldoen om geen vergunning nodig te hebben. U hebt geen vergunning nodig voor een klein evenement, indien:

• het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 100 personen;
• het evenement tussen 9.00 en 23.00 uur plaats vindt;
• geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 09.00 uur of na 23.00 uur;
• het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
• slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m² per object;
• er een organisator is;

Let op! Ook bij evenementen die zijn vrijgesteld van vergunningplicht geldt onverkort de inhoud van de noodverordening.

Als u een vergunning wilt aanvragen, vult u het betreffende online aanvraagformulier in:

• Bedrijven, instellingen, verenigingen met KvK inschrijving

Als u ingeschreven staat bij de KvK gebruikt u het aanvraagformulier evenementenvergunning voor bedrijven, instellingen, verenigingen

• Burger (zonder KvK inschrijving)

Als u niet staat ingeschreven bij de KvK, vraagt u het evenement aan als burger en vult u het aanvraagformulier evenementenvergunning voor burgers in (met DigiD).

Let op: geef volledige antwoorden en voeg alle gevraagde bijlagen toe. Voor grote evenementen kunt u het Evenementenvergunningenbeleid 2015 (pdf, 796 kB) gebruiken. Wij toetsen uw aanvraag onder meer aan veiligheid, geluidsoverlast en parkeerdruk.

De uiterlijke datum waarop de aanvraag bij de gemeente binnen moet zijn is voor:

• Kleine evenementen (niet vrijgesteld van een vergunning): 3 weken voor het evenement
• Middelgrote evenementen: 12 weken voor het evenement
• Grote evenementen: minimaal 6 maanden voor het evenement.

Twijfelt u over de uiterlijke datum waarop de aanvraag binnen moet zijn, mail dan uw vraag naar apvvergunningen@apeldoorn.nl of bel telefoonnummer 14 055.

De tijd die de gemeente nodig heeft voor de afhandeling is afhankelijk van het soort evenement en de grootte ervan.

Let op!
I.v.m. met Covid-19 worden aanvullende voorwaarden gesteld aan de organisatie van een evenement. Deze voorwaarden leest u hierna bij "Evenementen en corona".

Vanwege het coronavirus gelden in de gemeente Apeldoorn vanaf 1 juli 2020 aanvullende regels voor evenementen. Met deze regels wil de gemeente zo veel mogelijk verspreiding van het virus voorkomen.

De regels vindt u terug in de noodverordering. Hieronder vindt u een overzicht met alle informatie die voor u als evenementenorganisator relevant is. Deze aanvullende regels voor evenementen zijn van kracht totdat verdere versoepeling m.b.t. corona mogelijk is.

Voor álle samenkomsten, en dus evenementen, geldt dat het alleen toegestaan is om deze te organiseren, te laten organiseren, te laten plaatsvinden of te laten ontstaan indien:

• alle aanwezigen te allen tijde 1,5 meter afstand houden tot de dichtstbijzijnde persoon, tenzij de aanwezigen op grond van artikel 2.2 tweede lid van de noodverordening, niet verplicht zijn 1,5 meter afstand tot elkaar te houden. Wilt u weten of dit van toepassing is, kijk dan in de Noodverordening van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland
• er maatregelen worden getroffen waarmee de stromen van de personen die samenkomen worden gescheiden, ook voor zover het gebruik van sanitaire voorzieningen betreft;
• ervoor wordt gezorgd dat de aanwezigen aan wie een zitplaats is toegewezen daarvan gebruik maken;
• hygiënemaatregelen worden getroffen waarmee de verspreiding van COVID-19 wordt tegengegaan.

Evenementen binnen

Verder is het volgende bepaald voor evenementen die binnen worden gehouden:

• in een gebouw met doorstroom van bezoekers (bijvoorbeeld een beurs) geldt geen maximum aantal personen. Wel nemen beheerders maatregelen om ervoor te zorgen dat het niet te druk wordt;
• in een gebouw zonder doorstroom mogen maximaal 100 personen (exclusief personeel) per zelfstandige ruimte met vaste zitplaatsen (placering) aanwezig zijn, moet van tevoren gereserveerd worden en wordt vooraf een gezondheidscheck gedaan.

Evenementen buiten

Voor evenementen die in de open lucht (dus buiten) worden gehouden geldt:

• wanneer er sprake is van een continue doorstroming van bezoekers geldt geen maximum aantal personen;
• zonder continue doorstroming geldt geen maximum aantal personen, zolang gewerkt kan worden met:
  • vaste zitplaatsen (placering)
  • reservering
  • gezondheidscheck vooraf (verificatie);
• in situaties waarin reservering, een gezondheidscheck en een vaste zitplaats niet mogelijk zijn, geldt een maximum van 250 personen;
• op buitenterrassen op een evenemententerrein is placering altijd verplicht.

Bijzonderheden

Verder gelden voor evenementen nog de volgende bijzonderheden:

• reeds verleende vergunningen worden opnieuw getoetst om te beoordelen of er wijzigingen of aanvullingen nodig zijn;
• een feesttent wordt gezien als binnenruimte;
• bij een evenement met foodtrucks kan sprake zijn van doorstroming. Dat moet dan uit de opzet en indeling blijken. Indien er bijvoorbeeld sprake is van een groot terras in het midden, kan niet worden gesproken van doorstroming en gelden de regels voor de gevallen waarbij er geen sprake is van doorstroming;
• bij dansevenementen in de buitenlucht moet ten minste 1,5 meter afstand worden gehouden. Dansen buiten mag wel op samenkomsten met maximaal 250 personen, maar alleen met inachtneming van de 1,5 meter afstand tot elkaar;
• een evenement wordt op de verschillende onderdelen getoetst en niet als geheel. Wanneer er sprake is van verschillende activiteiten (bijvoorbeeld doorstroom en verblijf), moeten deze activiteiten van elkaar gescheiden worden. Ook voor horecaterrassen gelden aparte regels (doorstroom op een terras is bijvoorbeeld niet mogelijk);
• meezingen is niet toegestaan. Het is aan de organisator om zorg te dragen dat hierop wordt toegezien en wordt gehandhaafd;
• bij de toetsing wordt extra aandacht besteed aan het de gevolgen alcohol en/of lachgas;
• bij de toetsing wordt bekeken of er gewerkt kan worden met tijdvakken om daarmee de doorstroming te bevorderen;
• bij de toetsing wordt beoordeeld hoe er geëscaleerd en ingegrepen kan worden tijdens een evenement.

Waaraan wordt uw evenementvergunning getoetst?

• de van toepassing zijnde Noodverordening COVID-19 Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland en bovengenoemde voorwaarden;
• de Algemene Plaatselijke Verordening (APV);
• visie De levendige stad en de locatieprofielen;
• vigerende bestemmingsplannen;
• eisen van hulpdiensten.

COVID-19 plan is onderdeel van de aanvraag

Als organisator moet u kunnen aantonen op welke manier er invulling wordt gegeven aan bovengenoemde toetsingskaders. U bent gewend om bij uw aanvraag een veiligheidsplan aan te leveren waarin alle risico’s van het evenement zijn beschreven en de daarbij behorende maatregelen om gezondheidsrisico’s tot een aanvaardbaar niveau te brengen. In de huidige situatie moet dat worden aangevuld met een COVID-19 plan. Afhankelijk van het evenement kan dit een compleet draaiboek zijn, een paragraaf, of integraal zijn opgenomen in het veiligheidsplan. Vanuit de diverse brancheorganisaties zijn hiervoor al (landelijke) protocollen ontwikkeld. Dit COVID-19 plan moet antwoord geven op onderstaande vragen:

Doorstroom

• Maatvoering van de vrije ruimte is extra belangrijk, geef deze op de plattegrond aan;
• Is er sprake van looprichtingen? Zo ja, geef deze op de plattegrond aan;
• Hoe wordt er gezorgd dat bezoekers/deelnemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden?
• Als er zitplaatsen zijn, hoe wordt er gezorgd dat bezoekers daar op een goede manier komen en blijven?
• Wordt er met wachtrijen gewerkt? Bij bijvoorbeeld de ingang of op het terrein zelf. En worden deze georganiseerd? Besef dat ook hier de 1,5 m afstand tot andere bezoekers geldt.

Hygiëne

• Welke hygiënemaatregelen worden er genomen worden? Wordt bijvoorbeeld het gebruik van mondkapjes verplicht op het evenement? En zijn er reinigingszuilen?
• Hoe beperkt u het aantal contactpunten? Denk aan deurknoppen, barren, stoelen, enzovoorts.
• Hoe wordt gezorgd voor de stromen van personen met betrekking tot het gebruik van sanitaire voorzieningen?

Overig

• Zijn de deelnemers aan het event achteraf te herleiden? Is het duidelijk waar de bezoekers vandaan komen. En wordt dit bijgehouden? De aanwezigheid van bezoekers uit andere streken van het land kan daarbij een extra risico zijn;
• Zijn er risicovolle doelgroepen, zoals ouderen of mensen met een zwakke gezondheid, aanwezig?
• Is er muziek aanwezig  op het evenement? Besef dat bij harde muziek bezoekers sneller geneigd zijn om dichter bij elkaar te gaan staan om elkaar te kunnen verstaan;

Hoe verloopt een besluit over uw vergunningaanvraag?
- De burgemeester beoordeelt uw aanvraag en toetst deze zowel aan de bestaande kaders als aan de kaders van de Rijksoverheid en de Veiligheidsregio, voor zover die zien op de bestrijding van het COVID-19 virus.
- De vergunningsaanvraag tot 250 bezoekers heeft een doorlooptijd van maximaal 4 weken. Bij aanvragen bij meer dan 250 bezoekers geldt een doorlooptijd van maximaal 13 weken.
- Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst van de aanvraag.
- De vergunning zal altijd de disclaimer hebben dat indien de COVID-19 situatie wijzigt, dit gevolgen kan hebben voor de verleende vergunning.

Actuele informatie op deze website
De aanleiding voor deze maatregelen is de wereldwijde uitbraak van een infectieziekte groep A, COVID-19. De actuele regels en richtlijnen van het kabinet en het RIVM en de daarvan afgeleide noodverordening van de VNOG en de brief van de VNOG van 30 juni jongstleden – die beiden in het kader van het COVID-19 virus zijn uitgevaardigd – vormen de basis van de maatregelen. De veranderlijke tijd waarin we leven biedt geen lange termijn zekerheid. We streven ernaar de informatie op deze website actueel te houden.

Heeft u vragen over uw vergunningaanvraag voor evenementen? Neem dan contact op via apvvergunningen@apeldoorn.nl.

De kosten voor de behandeling van uw vergunningaanvraag zijn afhankelijk van de activiteiten. Voor een klein evenement gelden minder eisen dan voor een groot evenement. De gemeente behandelt de ene aanvraag daarom ook in minder doorlooptijd dan de andere. Onder andere daardoor variëren de kosten voor een evenementenvergunning. De precieze kosten staan in onderstaande tabel.

U kunt in aanmerking komen voor een subsidie op uw evenement. Het evenement moet dan wel voldoen aan een aantal voorwaarden. Welke dat zijn, leest u bij evenementensubsidie.

Bij niet-commerciële evenementen worden er geen leges in rekening gebracht. De kosten voor ontheffingen blijven wel staan. Vraagt u zich af of uw evenement als niet-commercieel kan worden aangemerkt? Stuur dan een email met een beschrijving van uw evenement naar apvvergunningen@apeldoorn.nl.

Locatieprofielen zoeken balans tussen levendigheid en leefbaarheid

Op 7 december 2017 heeft de gemeenteraad van Apeldoorn de documenten vastgesteld die de basis vormen voor evenementen op locaties in Apeldoorn: de Nota Geluid bij Evenementen en locatieprofielen voor veertien locaties. Dit zijn aanvullingen bij het gemeentelijk evenementenbeleid. Voor het aanvragen van een evenementvergunning is het handig om kennis te hebben genomen van deze documentatie.

Evaluatie locatieprofielen

De evaluatie van de locatieprofielen stond in 2020 op de agenda. Door de gevolgen van en de maatregelen rondom het COVID-19 virus is besloten deze evaluatie voorlopig on hold te zetten. Zodra er meer bekend is over de toekomst van evenementen in Nederland, wordt de evaluatie opnieuw opgepakt.

Documenten

• Nota ‘Geluid bij evenementen’

Locatieprofielen

Beekpark plantsoen (pdf, 0.95 MB)
Boschbad (pdf, 0.75 MB)
Caterplein (pdf, 0.7 MB)
Cultuurkwartier (pdf, 0.79 MB)
Kapelstraat (pdf, 0.62 MB)
Leienplein (pdf, 0.67 MB)
Marktplein (pdf, 0.7 MB)
Omnisport (pdf, 455.94 kB)
Orderbos (pdf, 481.69 kB)
Park Berg en Bos (pdf, 0.56 MB)
Raadhuisplein (pdf, 0.75 MB)
Stationsplein (pdf, 483.97 kB)
Zuiderpark (pdf, 0.54 MB)
Zwitsalterrein (pdf, 0.68 MB)

Eikenprocessierups op uw evenementen terrein

U organiseert een evenement in een periode waarin de overlast van de eikenprocessierups groot kan zijn. Vooraf kunt u voorzorgsmaatregelen nemen om overlast te beperken. Doe dat bijvoorbeeld door goed na te denken over uw terreininrichting.
 
Als er nesten met eikenprocessierupsen in bomen zitten, bent u zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van de nesten. Schakel hiervoor een gespecialiseerd bedrijf in. Als het gaat om nesten in gemeentelijke bomen, verzoeken wij u om dit te melden via eikenprocessierups@apeldoorn.nl. Meer informatie over de eikenprocessierups vindt u op www.apeldoorn.nl/eikenprocessierups

Als u een evenement organiseert bent u verplicht bewoners, omringende bedrijven en andere belanghebbenden binnen een straal van 200 meter hierover schriftelijk te informeren. In het locatieprofiel van de wijk kunt u zien om welk gebied en welke instanties het gaat. Ook als uw locatie niet is opgenomen in het profiel, geldt de informatieplicht. Voor evenementen die binnen plaatsvinden kan in veel gevallen worden volstaan met het informeren van de omgeving binnen een kleinere straal.

In de informatiebrief geeft u aan wanneer het evenement plaatsvindt, wat op- en afbouwtijden zijn en wat de omwonenden ervan zullen merken. Denk aan geluid, muziek, verkeer, etc. Ook geeft u aan wat u doet om overlast zo veel mogelijk te beperken.

Tot slot vermeldt u de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon, die voor en tijdens het evenement bereikbaar is.
Een voorbeeldbrief aan omwonenden vindt u hier.

Als u een klein evenement organiseert kan het wel nodig zijn om een (deel van de) weg af te sluiten door afzethekken te plaatsen.

U kunt alleen afzethekken lenen als u een evenementenvergunning heeft.

Deze afzethekken plaatst u vooraf zelf en brengt u na afloop van het evenement zelf terug. Het gebruik van afzethekken is kosteloos. U zorgt zelf voor het vervoer, het laden/lossen en het plaatsen/weghalen. Een afzethek is 2,3 m breed en 1,1 m hoog en weegt 18 kilo. Meer informatie over afzethekken ontvangt u bij uw evenementenvergunning.

Apeldoorn heeft op 15 plekken plakzuilen waar u uw (promotie)posters zonder toestemming kunt bevestigen. U vindt ze op onderstaande plekken:

Centrum

• Stationsstraat (Marktplein), voor nummers 170 tot en met 176
• Vosselmanstraat, voor de Bibliotheek
• Hoofdstraat/Hofstraat, voor nummer 1
• Beekpark (Caterplein), voor nummer 4
• Stationsstraat/Molenstraat, in de bocht
• Busstation, ter hoogte van de kaartverkoop.
  

Noord

• Laan van Orden (winkelcentrum Ordenplein), naast de inrit (tussen de bomen)
• Tannhauserstraat (winkelcentrum Anklaar), ter hoogte van 15
• Koninginnelaan (winkelcentrum Kerschoten), naast de inrit (bij de Diftarbakken)
• Linie (winkelcentrum Het Fort), voor nummer 183 (naast winkelwagentjes)
• Korianderplein (winkelcentrum De Mheen), voor Kalmoesstraat 3 tot en met 129.
  

Zuid

• De Eglantier (winkelcentrum De Eglantier), achter nummer 205
• Schubertlaan (winkelcentrum Schubertplein), naast de telefooncel ter hoogte van nummer 1A
• Adelaarslaan (winkelcentrum Hart van Zuid), op het plein, naast de telefooncel
• Imkersplaats (winkelcentrum De Maat), naast Diftarbakken, ter hoogte van nummer 1.

Het “Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen” geeft brandveiligheidsvoorschriften voor het gebruik locatie waarvoor vanuit andere regels geen brandveiligheidseisen zijn gesteld.

Als u een tent gaat plaatsen bij een evenement, wordt dit meegenomen in uw vergunningaanvraag. U hoeft hiervoor niet apart nog een melding te doen. Als u een tent gaat plaatsen maar er is geen evenementenvergunning nodig, bijvoorbeeld bij een besloten bedrijfsactiviteit, dan kan het zijn dat u wel een melding moet doen voor de tent.

Op de pagina Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP) vindt u meer informatie.

3  maatregelen: subsidies, leges en verduurzaming
Gemeente Apeldoorn vindt evenementen van groot belang voor de levendigheid, onderlinge verbondenheid en de economie in onze stad en dorpen. Het college van B&W heeft daarom 3 maatregelen genomen om evenementenorganisatoren nu te ondersteunen. Alle  evenementen-organisatoren die bij ons bekend zijn, zijn hiervan op de hoogte gebracht. Als u hierna nog vragen heeft, vragen kunt u stellen via de contactgegevens bij het onderwerp.

Maatregel 1: subsidies publieksevenementen en springplankevenementen
Het is onduidelijk wanneer evenementen weer mogen worden georganiseerd. In het geval dat een evenement wordt verplaatst naar een andere datum binnen één jaar na de oorspronkelijke datum, blijft de subsidietoekenning gewoon staan. Er is daartoe geen actie nodig vanuit de organisator.

Wijzigt de opzet en/of begroting van het evenement sterk, dan is het belangrijk om dit kenbaar te maken via subsidiebureau@apeldoorn.nl.

Helaas zullen sommige evenementen helemaal niet door kunnen gaan, ook niet op een later moment. Dat heeft in sommige gevallen ook financiële gevolgen.

Voor de evenementen die géén doorgang kunnen vinden vanwege de coronacrisis, blijft de subsidie toegekend voor de kosten en verplichtingen die al zijn aangegaan. Organisatoren kunnen in dat geval de gemeente inzicht geven in de reeds gemaakte kosten en aangegane verplichtingen via subsidiebureau@apeldoorn.nl

Maatregel 2: leges voor vergunningen
Reeds verleende vergunningen: de leges voor reeds verleende vergunningen voor evenementen die niet kunnen doorgaan, worden niet opnieuw in rekening gebracht indien het evenement wordt verplaatst naar een ander moment binnen één jaar na de oorspronkelijke datum. Er is daartoe geen actie nodig vanuit de organisator.

Kan het evenement helemaal niet doorgaan, ook niet op een latere datum? Dan ontvangt de organisator de leges terug. Contactpersoon voor dit onderwerp is Edwin Linde, hij is ter bereiken via apvvergunningen@apeldoorn.nl.

Lopende aanvragen: alle nu nog lopende aanvragen voor evenementen tot en met 1 juni 2020 worden ingetrokken, waardoor er geen leges te hoeven worden betaald. Er is daartoe geen actie nodig vanuit de organisator.

Maatregel 3: verduurzamen evenementen uitgesteld
Eerder dit jaar heeft wethouder Jeroen Joon aangekondigd dat Apeldoorn de komende tijd flinke stappen wil zetten met het verduurzamen van evenementen. Per 1 januari 2021 zou een drietal maatregelen van kracht gaan. Concreet gaat het om het verbod op wegwerpplastic, een zwaardere beoordeling van duurzaamheid bij de subsidieaanvraag en de duurzaamheidsparagraaf bij het aanvragen van een vergunningen.

Echter, we weten nu al dat door de noodmaatregelen de meeste evenementen waar juist zou worden proefgedraaid met diverse verduurzamingsoplossingen, niet doorgaan. De coronacrisis zorgt ook breder dan dit onderwerp voor veel onzekerheid in de evenementenbranche. Daarom is besloten de maatregelen met een jaar uit te stellen tot 2022. Organisatoren met vragen over dit onderwerp, kunnen contact opnemen met Elsbeth Boer via e.boer@apeldoorn.nl.

Wilt u meer informatie over evenementen waar een vergunning voor is aangevraagd. Ga dan via onderstaande link naar de volledige lijst.

• Extra informatie aangevraagde vergunningen

• Evenementenvergunningenbeleid 2015 (pdf, 796 kB)
• Nota Geluid bij evenementen (pdf, 1,3 MB)
• De website Uit in Apeldoorn
• Kennisgeving incidentele festiviteit
• Evenementensubsidie
• Veiligheidsplan (Word 136kB) | Veiligheidsplan (pdf, 72Kb)
• Richtlijn constructieve veiligheid bij evenementen (pdf, 2 Mb)
• Brochure brandveiligheid op evenementen (pdf, 1,9 Mb)
• Veldnorm evenementenzorg (pdf, 1.2 Mb)