Datenschutzerklärung der Stadt Apeldoorn

Die Verwaltungsorgane der Gemeinde sind für die Datenverarbeitungen verantwortlich, die von der Gemeinde oder in deren Auftrag durchgeführt werden. Sie werden als ‘Verantwortliche’ bezeichnet. Die Gemeinde verfügt über eine Reihe von Verwaltungsorganen:

• Der Bürgermeister.
• Der Stadtrat (Bürgmeister und Beigeordnete).
• Der Gemeinderat.

Die Gemeinde Apeldoorn hat gesetzliche Aufgaben und Pflichten. Um diese Aufgaben und Pflichten zu erfüllen, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich. Wenn Sie beispielsweise einen Reisepass beantragen oder nach Apeldoorn umziehen, verarbeiten wir personenbezogene Daten. Es kann auch vorkommen, dass Sie der Gemeinde selbst personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, beispielsweise wenn Sie ein Terminformular auf unserer Website ausfüllen. Auch in Bereichen wie Genehmigungen, Sozialleistungen, Sicherheit und Gesundheitsversorgung verarbeiten wir personenbezogene Daten.

In einigen Fällen verarbeitet die Gemeinde besondere personenbezogene Daten. Besondere personenbezogene Daten sind beispielsweise Angaben zur Gesundheit oder zur ethnischen Herkunft einer Person. Sensible personenbezogene Daten genießen aufgrund ihrer sensiblen Natur einen zusätzlichen Schutz durch die DSGVO. Dies ist beispielsweise im Rahmen des Jugendgesetzes, des Teilhabegesetzes und des Gesetzes über soziale Unterstützung der Fall. Auf der Grundlage dieser Gesetze sind wir unter anderem für die Jugendhilfe innerhalb der Gemeinde zuständig.

Wir müssen mit personenbezogenen Daten verantwortungsvoll umgehen. Das gilt nicht nur für die personenbezogenen Daten unserer Einwohner, sondern auch für die unserer Partner und unserer eigenen Mitarbeiter. Deshalb beachten wir eine Reihe von Grundprinzipien:

• Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss rechtmäßig sein. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn dafür eine sogenannte Rechtsgrundlage vorliegt. Es gibt sechs Rechtsgrundlagen. Diese werden im Folgenden kurz erläutert.
• Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ordnungsgemäß. Das bedeutet, dass die Verarbeitung angemessen und fair ist und somit beispielsweise nicht diskriminierend.
• Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt transparent. Das bedeutet, dass wir im Umgang mit personenbezogenen Daten klar und deutlich vorgehen. Diese Datenschutzerklärung ist eine der Maßnahmen, mit denen wir versuchen, Transparenz hinsichtlich unseres Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Die Gemeinde verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn ein klarer Zweck vorliegt. Dies wird als Zweckbindung bezeichnet. Darüber hinaus muss die Verarbeitung personenbezogener Daten auch auf einer sogenannten Rechtsgrundlage beruhen.

In der DSGVO sind sechs Rechtsgrundlagen festgelegt:

• Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich.
• Es gibt eine gesetzliche Verpflichtung, der die Gemeinde nachkommen muss. Dazu gehören beispielsweise die Erfassung von Namen und Adressen für das Personenregister (BRP) oder die Ausstellung amtlicher Dokumente wie Reisepässe oder Personalausweise.
• Um lebenswichtige Interessen zu schützen, beispielsweise wenn jemand bewusstlos geworden ist und seine Personalien weitergegeben werden müssen.
• Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder zur Ausübung öffentlicher Gewalt erforderlich. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Gemeinde gesetzlich eine bestimmte Aufgabe übertragen wurde, wie etwa die Jugendhilfe, aber auch die Sicherheit innerhalb der Gemeinde.
• Es wurde eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt. Die Einwohner werden niemals dazu gezwungen, ihre Einwilligung zu erteilen.
• Wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt und dieses Interesse schwerer wiegt als das der betroffenen Personen. Wenn wir eine gesetzliche Aufgabe wahrnehmen, dürfen wir uns niemals auf diese Grundlage berufen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie, weil dies für die Erfüllung einer gesetzlich festgelegten Aufgabe erforderlich ist. Beispielsweise bei der Erbringung von Pflegeleistungen, der Geburtenanzeige oder bei der Beantragung von Sozialleistungen oder Zuschüssen. Wir tun dies, da es sich hierbei um hoheitliche Aufgaben handelt. Die Gemeinde kann auch als Privatperson auftreten, beispielsweise wenn wir Grundstücke erwerben oder Geschäfte tätigen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dann beispielsweise, weil dies für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.

Die Gemeinde verarbeitet nur die personenbezogenen Daten, die für einen im Voraus festgelegten Zweck erforderlich sind. Wir bemühen uns, so wenige personenbezogene Daten wie möglich zu verarbeiten. Dies wird als Grundsatz der Datenminimierung bezeichnet. Wenn es möglich ist, eine Aufgabe ohne die Verwendung personenbezogener Daten oder mit Daten auszuführen, die nicht auf einzelne Personen zurückgeführt werden können, tun wir dies.

Personenbezogene Daten müssen korrekt sein. Wir ergreifen Maßnahmen, um unrichtige personenbezogene Daten so schnell wie möglich zu löschen oder zu berichtigen, damit sie korrekt sind.

Um unsere Aufgaben und Verantwortlichkeiten ordnungsgemäß zu erfüllen, arbeitet die Gemeinde häufig mit anderen Parteien zusammen. Dabei kann es sich beispielsweise um eine andere staatliche Einrichtung wie die Polizei handeln, manchmal aber auch um Unternehmen. Wenn wir personenbezogene Daten mit anderen Parteien austauschen, treffen wir Vereinbarungen über die Anforderungen und Bedingungen, denen dieser Datenaustausch entsprechen muss. Diese Vereinbarungen entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen, was wir auch überprüfen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten von einem Unternehmen verarbeiten lassen, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. In dieser Auftragsverarbeitungsvereinbarung legen wir fest, wie die andere Partei ordnungsgemäß mit personenbezogenen Daten umgeht. So gewährleisten wir ein hohes Sicherheitsniveau und stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten vertraulich bleiben. Zu diesen Auftragsverarbeitern zählen beispielsweise Inkassounternehmen, Cloud- und Hosting-Anbieter sowie IT-Dienstleister. Wir tragen stets die letztendliche Verantwortung für Ihre personenbezogenen Daten.

Die Gemeinde Apeldoorn beauftragt ausschließlich externe Parteien innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Nur in Ausnahmefällen wird davon abgewichen. Wenn wir personenbezogene Daten an Stellen außerhalb des EWR weitergeben, geschieht dies in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO, beispielsweise durch den Abschluss geeigneter Vereinbarungen über das Datenschutzniveau in dem jeweiligen Land. Auf der Website der niederländischen Datenschutzbehörde Dort finden Sie weitere Informationen dazu.

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger als nötig. Viele der von uns ausgeführten Aufgaben sind in Gesetzen und Vorschriften geregelt. In diesen Gesetzen und Vorschriften sind häufig auch Aufbewahrungsfristen festgelegt, an die wir uns halten. Darüber hinaus muss sich die Gemeinde auch an das Archivgesetz halten. Sind im Gesetz keine Aufbewahrungsfristen festgelegt, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es erforderlich ist. Dabei berücksichtigen wir den Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten.

Sobald wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, informieren wir Sie darüber, warum wir dies tun. Zum Beispiel über diese allgemeine Datenschutzerklärung. Neben diesem Recht auf Information stehen Ihnen noch weitere Rechte zu. Sie können folgende Rechte geltend machen:

• Auskunftsrecht

Sie können die Gemeinde bitten, Ihnen offenzulegen, welche personenbezogenen Daten die Gemeinde über Sie gespeichert hat. Das bedeutet, dass wir Ihnen eine Übersicht über die personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir von Ihnen verarbeiten.

• Recht auf Berichtigung

Sie können die Gemeinde bitten, Ihre personenbezogenen Daten zu ändern oder zu ergänzen. Zum Beispiel, wenn die Daten nicht stimmen oder unvollständig sind.

• Recht auf Löschung von Daten

Sie können die Gemeinde bitten, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen. Da hierfür manchmal strenge Aufbewahrungsfristen gelten, können wir nicht immer alle personenbezogenen Daten löschen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen können Sie die Gemeinde bitten, Ihre Daten seltener zu verwenden oder die Verwendung vorübergehend einzustellen.

• Recht auf Datenübertragbarkeit

Mit diesem Recht können Sie unter bestimmten Voraussetzungen Ihre personenbezogenen Daten (digital) an eine andere Organisation übermitteln lassen, die diese Daten benötigt.

• Recht auf eine menschliche Sichtweise bei einer Entscheidung

Die Gemeinde nutzt keine automatisierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können beispielsweise im Rahmen eines Widerspruchsverfahrens angeben, dass Sie davon Gebrauch machen möchten.

• Widerspruchsrecht

Unter bestimmten Umständen können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.

Darüber hinaus können Sie Ihre Einwilligung widerrufen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erfasst haben.

Auf der Seite Einreichung eines Antrags gemäß DSGVO und Wpg Hier finden Sie weitere Informationen zu Ihren Rechten. Sie können bei der Gemeinde Apeldoorn über das Online-Formular auf dieser Seite einen Antrag stellen.

Möchten Sie mehr über diese Datenschutzrechte erfahren? Zum Beispiel, wann Sie diese geltend machen können? Auf der Website der niederländischen Datenschutzbehörde Dort finden Sie auch viele Informationen.

Die Gemeinde Apeldoorn geht sorgfältig mit Ihren personenbezogenen Daten um und behandelt diese vertraulich. Wir gewähren niemals ohne triftigen Grund jemandem Zugriff und ergreifen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. So werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich von Personen verarbeitet, die zur Geheimhaltung verpflichtet sind, und Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die für ihre Arbeit erforderlich sind.

Die Gemeinde Apeldoorn verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich für den Zweck, für den sie erhoben wurden. Dabei sorgen wir auch für eine angemessene technische Sicherung der personenbezogenen Daten. So werden personenbezogene Daten vor Verlust oder Beschädigung geschützt. Wir halten uns dabei an die „Baseline Informatiebeveiliging“ (BIO) und das Cybersicherheitsgesetz. Diese Vorschriften wurden von der nationalen Regierung erlassen und beschreiben eine Vielzahl von Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Informationssicherheit.

Die Stadt Apeldoorn macht kein Einsatz einer vollständig automatisierten Entscheidungsfindung. Das bedeutet, dass keine Entscheidungen ohne die Mitwirkung eines Mitarbeiters der Gemeinde getroffen werden.

Trotz unserer Bemühungen kann es leider zu Datenlecks kommen. Denken Sie beispielsweise an eine falsch adressierte E-Mail oder einen falsch adressierten Brief, eine Website, auf der zu viele Informationen zu finden sind, oder eine Akte, die verloren geht. In diesen Fällen kann es sich um eine Datenpanne handeln. Es ist wichtig, dass Sie dies der Gemeinde melden. Wir können dann Maßnahmen ergreifen, um Schäden zu verhindern und/oder zu mindern, und möchten, falls erforderlich, die betroffenen Personen über den Vorfall informieren.

Wenn Sie den Verdacht haben, dass es zu einer Datenpanne gekommen ist, melden Sie dies bitte umgehend bei der Gemeinde Apeldoorn über datalek@apeldoorn.nl oder telefonisch unter 14055. Wir werden dann umgehend Maßnahmen ergreifen.

Die Gemeinde Apeldoorn hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt. Der DSB ist die unabhängige, interne Aufsichtsstelle für die Einhaltung der Datenschutzgesetze. Der DSB überprüft, ob die Gemeinde diese Gesetze einhält, und kann unabhängig beraten.

Haben Sie eine Frage oder eine Beschwerde bezüglich der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung oder des Polizeidatengesetzes durch die Gemeinde Apeldoorn? Dann wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter der E-Mail-Adresse FG@apeldoorn.nl oder über unsere Postanschrift.

Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten können Sie auch stellen, indem Sie sich direkt an uns wenden unter privacy@apeldoorn.nl.

Haben Sie eine Beschwerde darüber, wie Ihre Anfrage von der Gemeinde bearbeitet wurde? Sie können über die Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden bei der Gemeinde Apeldoorn eine Beschwerde einreichen.

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der nationalen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzureichen: die Datenschutzbehörde.