Déclaration de confidentialité de la commune d'Apeldoorn

Les organes administratifs de la commune sont responsables des traitements effectués par la commune ou pour son compte. Ils sont désignés sous le nom de ‘ responsables du traitement ’. La commune compte plusieurs organes administratifs :

• Le maire.
• Le collège des maires et des adjoints au maire (collège des B&W).
• Le conseil municipal.

La commune d’Apeldoorn a des missions et des obligations légales. Pour mener à bien ces missions et obligations, il est nécessaire de traiter des données à caractère personnel. Par exemple, si vous demandez un passeport ou si vous emménagez à Apeldoorn, nous traitons des données à caractère personnel. Il se peut également que vous fournissiez vous-même des données à caractère personnel à la commune, par exemple en remplissant un formulaire de prise de rendez-vous sur notre site web. Nous traitons également des données à caractère personnel dans le cadre de domaines tels que les permis, les prestations sociales, la sécurité et les soins.

Dans certains cas, la commune traite des données à caractère personnel particulières. Les données à caractère personnel particulières sont, par exemple, des données relatives à la santé ou à l'origine ethnique d'une personne. En raison de leur nature sensible, les données à caractère personnel particulières bénéficient d’une protection supplémentaire en vertu du RGPD. C’est notamment le cas dans le cadre de la loi sur la jeunesse, de la loi sur la participation et de la loi sur l’aide sociale. En vertu de ces lois, nous sommes responsables, par exemple, de l’aide à la jeunesse au sein de la commune.

Nous devons traiter les données à caractère personnel de manière appropriée. Cela concerne non seulement les données à caractère personnel de nos habitants, mais aussi celles de nos partenaires et de nos propres collaborateurs. C'est pourquoi nous respectons un certain nombre de principes fondamentaux :

• Le traitement des données à caractère personnel doit être licite. Cela signifie que les données à caractère personnel ne peuvent être traitées que si ce traitement repose sur une « base légale ». Il existe six bases légales. Celles-ci sont brièvement expliquées ci-dessous.
• Le traitement des données à caractère personnel est licite. Cela signifie qu'il est effectué de manière loyale et honnête et qu'il n'est donc pas, par exemple, discriminatoire.
• Le traitement des données à caractère personnel est transparent. Cela signifie que nous faisons preuve de clarté dans la manière dont nous traitons ces données. La présente déclaration de confidentialité est l'un des moyens par lesquels nous nous efforçons d'assurer la transparence quant à la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

La commune ne traite les données à caractère personnel que s'il existe une finalité claire. C'est ce qu'on appelle la limitation de la finalité. En outre, le traitement des données à caractère personnel doit également reposer sur ce qu'on appelle une base légale.

Le RGPD énonce six principes fondamentaux :

• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat.
• La commune est soumise à une obligation légale. Il s'agit notamment de l'enregistrement du nom et de l'adresse dans le Registre de base des personnes physiques (BRP) ou de la délivrance de documents officiels tels qu'un passeport ou une carte d'identité.
• Afin de protéger des intérêts vitaux, par exemple lorsqu'une personne a perdu connaissance et qu'il est nécessaire de communiquer son identité.
• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt général ou à l'exercice de l'autorité publique. C'est le cas, par exemple, lorsque la commune se voit confier par la loi une mission spécifique, telle que la protection de la jeunesse, mais aussi la sécurité sur le territoire communal.
• Le traitement des données à caractère personnel a été autorisé. Les habitants ne sont jamais contraints de donner leur consentement.
• Lorsqu'il existe un intérêt légitime et que celui-ci l'emporte sur celui des personnes concernées. Si nous exerçons une mission légale, nous ne pouvons en aucun cas invoquer ce motif.

Nous traitons vos données à caractère personnel principalement parce que cela est nécessaire à l'exécution d'une mission définie par la loi. C'est le cas, par exemple, lors de la prestation de soins, de la déclaration de naissance ou d'une demande de prestation ou de subvention. Nous agissons ainsi car il s'agit de missions publiques. La commune peut également agir en tant que personne privée, par exemple lorsque nous achetons un terrain ou concluons des transactions commerciales. Le traitement des données à caractère personnel s'effectue alors, par exemple, parce qu'il est nécessaire à l'exécution d'un contrat.

La commune traite uniquement les données à caractère personnel nécessaires à la réalisation d'une finalité prédéfinie. Nous nous efforçons de traiter le moins de données à caractère personnel possible. C'est ce qu'on appelle le principe de minimisation des données. S'il est possible d'accomplir une tâche sans recourir à des données à caractère personnel ou en utilisant des données qui ne permettent pas d'identifier des personnes individuelles, c'est ce que nous faisons.

Les données à caractère personnel doivent être exactes. Nous prenons des mesures pour supprimer ou modifier dès que possible les données à caractère personnel inexactes afin qu'elles soient correctes.

Afin de mener à bien ses missions et ses responsabilités, la commune collabore souvent avec d'autres acteurs. Il peut s'agir, par exemple, d'un autre organisme public, comme la police, mais parfois aussi d'entreprises. Lorsque nous échangeons des données à caractère personnel avec d’autres parties, nous convenons des exigences et des conditions auxquelles cet échange doit se conformer. Ces accords sont conformes à la loi et nous veillons à ce qu’il en soit ainsi.

Lorsque nous confions le traitement de vos données à caractère personnel à une entreprise, nous concluons un accord de sous-traitance. Dans ce contrat de sous-traitance, nous définissons les modalités selon lesquelles l'autre partie doit traiter correctement les données à caractère personnel. Nous garantissons ainsi un niveau de sécurité adéquat et préservons la confidentialité de vos données personnelles. Ces sous-traitants sont, par exemple, des agences de recouvrement, des prestataires de services cloud et d'hébergement, ainsi que des prestataires de services informatiques. Nous restons toujours responsables en dernier ressort de vos données à caractère personnel.

La commune d'Apeldoorn fait appel à des prestataires externes uniquement au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (EEE). Il n'est dérogé à cette règle que dans des cas exceptionnels. Lorsque nous transmettons des données à caractère personnel à des tiers situés en dehors de l'EEE, cela se fait conformément aux exigences du RGPD, notamment en concluant des accords appropriés concernant le niveau de protection des données dans le pays concerné. Sur le site web de l'Autorité chargée de la protection des données personnelles Vous y trouverez de plus amples informations à ce sujet.

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire. Bon nombre des tâches que nous accomplissons sont définies par des lois et des règlements. Ces textes mentionnent souvent des délais de conservation que nous respectons. Par ailleurs, la commune est également tenue de respecter la loi sur les archives. En l’absence de délais de conservation prévus par la loi, nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire. Pour ce faire, nous tenons compte de la finalité du traitement des données à caractère personnel.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, nous vous informons des raisons pour lesquelles nous le faisons, notamment par le biais de la présente déclaration générale de confidentialité. Outre ce droit à l'information, vous disposez d'autres droits. Vous pouvez exercer les droits suivants :

• Droit d'accès

Vous pouvez demander à la commune de vous communiquer les données à caractère personnel qu’elle détient à votre sujet. Cela signifie que nous vous fournirons un récapitulatif des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons.

• Droit de rectification

Vous pouvez demander à la commune de modifier ou de compléter vos données personnelles. Par exemple, si ces données sont erronées ou incomplètes.

• Droit à la suppression des données

Vous pouvez demander à la commune de supprimer vos données à caractère personnel. Étant donné qu'un délai de conservation strict s'applique parfois, nous ne sommes pas toujours en mesure de supprimer toutes les données à caractère personnel.

• Droit à la limitation du traitement

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander à la commune d'utiliser vos données moins souvent ou d'en suspendre temporairement l'utilisation.

• Droit à la portabilité des données

Ce droit vous permet, sous certaines conditions, de demander que vos données à caractère personnel soient transmises (par voie numérique) à une autre organisation qui en a besoin.

• Le droit à une approche humaine lors d'une décision

La commune n'utilise pas de processus décisionnel automatisé fondé sur vos données à caractère personnel. Vous pouvez, par exemple, indiquer dans le cadre d'une procédure de recours que vous souhaitez y avoir recours.

• Droit d'opposition

Dans certaines circonstances, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.

Par ailleurs, vous pouvez retirer votre consentement si nous avons traité vos données à caractère personnel sur la base de celui-ci.

Sur la page Dépôt d'une demande au titre du RGPD et de la loi Wpg Vous trouverez ici plus d'informations sur vos droits. Vous pouvez déposer une demande auprès de la commune d'Apeldoorn via le formulaire en ligne disponible sur cette page.

Vous souhaitez en savoir plus sur ces droits en matière de protection de la vie privée ? Par exemple, dans quelles circonstances pouvez-vous les faire valoir ? Sur le site web de l'Autorité chargée de la protection des données personnelles vous y trouverez également de nombreuses informations.

La commune d'Apeldoorn traite vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et en assure la confidentialité. Nous n'accordons jamais l'accès à n'importe qui et prenons des mesures tant techniques qu'organisationnelles pour sécuriser vos données à caractère personnel. Ainsi, seules les personnes soumises à une obligation de confidentialité traitent vos données à caractère personnel et les collaborateurs n'ont accès qu'aux données nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.

La commune d'Apeldoorn traite les données à caractère personnel uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Nous veillons également à mettre en place des mesures techniques de sécurité adaptées pour protéger ces données. Celles-ci sont ainsi protégées contre toute destruction ou altération. Nous nous conformons à la norme « Baseline Informatiebeveiliging » (BIO) et à la loi sur la cybersécurité. Ces réglementations ont été établies par les autorités nationales et décrivent un grand nombre de mesures visant à maintenir un niveau élevé de sécurité de l'information.

La municipalité d'Apeldoorn met en place aucun recours à un processus décisionnel entièrement automatisé. Cela signifie qu’aucune décision n’est prise sans l’intervention d’un agent municipal.

Malgré tous nos efforts, des fuites de données peuvent malheureusement se produire. Il peut s'agir, par exemple, d'un e-mail ou d'une lettre mal adressée, d'un site web contenant trop d'informations ou d'un dossier égaré. Dans ces cas-là, il peut s’agir d’une fuite de données. Il est important que vous le signaliez à la commune. Nous pourrons alors prendre des mesures pour prévenir et/ou limiter les dommages et, si nécessaire, informer les personnes concernées de cette violation.

Si vous soupçonnez une fuite de données, veuillez le signaler immédiatement à la commune d'Apeldoorn via datalek@apeldoorn.nl ou par téléphone au 14055. Nous interviendrons alors immédiatement.

La commune d'Apeldoorn a nommé un délégué à la protection des données (DPD). Le DPD est l'autorité de contrôle interne et indépendante chargée de veiller au respect de la législation en matière de protection de la vie privée. Il vérifie que la commune respecte cette législation et peut émettre des avis en toute indépendance.

Avez-vous une question ou une réclamation concernant la mise en œuvre du Règlement général sur la protection des données ou de la loi sur les données policières par la commune d'Apeldoorn ? Dans ce cas, veuillez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse e-mail suivante : FG@apeldoorn.nl ou à notre adresse postale.

Vous pouvez également poser vos questions concernant la protection de vos données à caractère personnel en nous contactant directement via privacy@apeldoorn.nl.

Avez-vous une réclamation concernant la manière dont votre demande a été traitée par la commune ? Vous pouvez, via le procédure de traitement des réclamations déposer une plainte auprès de la commune d'Apeldoorn.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité nationale de contrôle chargée de la protection des données à caractère personnel : l'Autorité chargée de la protection des données personnelles.