Oświadczenie o ochronie prywatności Gminy Apeldoorn

Organy administracyjne gminy są odpowiedzialne za przetwarzanie danych przeprowadzane przez gminę lub w jej imieniu. Nazywa się je ‘administratorami danych’. Gmina posiada szereg organów administracyjnych:

• Burmistrz.
• Rada burmistrzów i radnych (Rada B&W).
• Rada gminy.

Gmina Apeldoorn ma zadania i obowiązki wynikające z przepisów prawa. Aby je realizować, konieczne jest przetwarzanie danych osobowych. Przetwarzamy dane osobowe na przykład wtedy, gdy składają Państwo wniosek o paszport lub przeprowadzają się do Apeldoorn. Może się również zdarzyć, że to Państwo sami przekazują gminie dane osobowe, na przykład wypełniając formularz umówienia wizyty na naszej stronie internetowej. Przetwarzamy dane osobowe również w takich kwestiach, jak pozwolenia, świadczenia, bezpieczeństwo i opieka zdrowotna.

W niektórych przypadkach gmina przetwarza szczególne dane osobowe. Szczególne dane osobowe to na przykład dane dotyczące stanu zdrowia danej osoby lub jej pochodzenia etnicznego. Ze względu na wrażliwy charakter tych danych, RODO zapewnia im dodatkową ochronę. Dotyczy to na przykład ustawy o młodzieży, ustawy o uczestnictwie społecznym oraz ustawy o wsparciu społecznym. Na mocy tych ustaw jesteśmy odpowiedzialni między innymi za opiekę nad młodzieżą na terenie gminy.

Musimy właściwie postępować z danymi osobowymi. Dotyczy to nie tylko danych osobowych naszych mieszkańców, ale także naszych partnerów i naszych własnych pracowników. Dlatego kierujemy się kilkoma podstawowymi zasadami:

• Przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z prawem. Oznacza to, że dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie na podstawie tzw. podstawy prawnej. Istnieje sześć takich podstaw. Zostały one pokrótce wyjaśnione poniżej.
• Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób właściwy. Oznacza to, że przetwarzanie jest prowadzone w sposób rzetelny i uczciwy, a zatem nie ma na przykład charakteru dyskryminującego.
• Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób przejrzysty. Oznacza to, że postępujemy w sposób jasny w zakresie przetwarzania danych osobowych. Niniejsza polityka prywatności jest jednym ze sposobów, dzięki którym staramy się zapewnić przejrzystość w zakresie sposobu, w jaki postępujemy z Państwa danymi osobowymi.

Gmina przetwarza dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje jasno określony cel. Nazywa się to zasadą ograniczenia celu. Ponadto przetwarzanie danych osobowych musi opierać się na tzw. podstawie prawnej.

W RODO opisano sześć zasad:

• Przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy.
• Gmina ma obowiązek prawny, którego musi dotrzymać. Chodzi na przykład o rejestrowanie nazwiska i adresu w Podstawowym Rejestrze Osób (BRP) lub wydawanie oficjalnych dokumentów, takich jak paszport czy dowód osobisty.
• W celu ochrony żywotnych interesów, na przykład gdy dana osoba straciła przytomność i konieczne jest podanie jej danych osobowych.
• Przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji zadania leżącego w interesie publicznym lub wykonywania władzy publicznej. Na przykład gdy gmina ma na mocy prawa powierzone określone zadanie, takie jak opieka nad młodzieżą, ale także zapewnienie bezpieczeństwa na terenie gminy.
• Udzielono zgody na przetwarzanie danych osobowych. Mieszkańcy nigdy nie są zmuszani do wyrażenia zgody.
• Jeżeli istnieje uzasadniony interes, który ma pierwszeństwo przed interesem osób, których dane dotyczą. Jeżeli wykonujemy zadanie ustawowe, nie możemy nigdy powoływać się na tę podstawę.

Przetwarzamy Państwa dane osobowe przede wszystkim dlatego, że jest to konieczne do wykonywania zadań określonych przepisami prawa. Na przykład w przypadku świadczenia opieki, zgłoszenia urodzenia lub ubiegania się o zasiłek lub dotację. Robimy to, ponieważ są to zadania administracji publicznej. Gmina może również działać jako osoba prywatna, na przykład w przypadku zakupu gruntu lub prowadzenia działalności gospodarczej. Przetwarzanie danych osobowych ma wówczas miejsce na przykład dlatego, że jest to niezbędne do wykonania umowy.

Gmina przetwarza wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji z góry określonego celu. Staramy się przetwarzać jak najmniej danych osobowych. Jest to tzw. zasada minimalizacji danych. Jeśli możliwe jest wykonanie zadania bez wykorzystywania danych osobowych lub przy użyciu danych, których nie można powiązać z konkretnymi osobami, postępujemy w ten sposób.

Dane osobowe muszą być prawidłowe. Podejmujemy działania mające na celu jak najszybsze usunięcie nieprawidłowych danych osobowych lub ich poprawienie, tak aby były one zgodne z rzeczywistością.

Aby właściwie realizować nasze zadania i obowiązki, gmina często współpracuje z innymi podmiotami. Mogą to być na przykład inne organy administracji publicznej, takie jak policja, ale czasami także przedsiębiorstwa. W momencie wymiany danych osobowych z innymi podmiotami uzgadniamy wymagania i warunki, jakie musi spełniać ta wymiana danych. Uzgodnienia te są zgodne z prawem, co poddajemy kontroli.

Jeśli zlecamy przetwarzanie Państwa danych osobowych innej firmie, zawieramy z nią umowę o przetwarzaniu danych. W tej umowie o przetwarzaniu danych ustalamy zasady dotyczące właściwego postępowania drugiej strony z danymi osobowymi. W ten sposób zapewniamy odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufność Państwa danych osobowych. Podmiotami przetwarzającymi dane są na przykład agencje windykacyjne, dostawcy usług w chmurze i hostingu oraz dostawcy usług informatycznych. Zawsze ponosimy ostateczną odpowiedzialność za Państwa dane osobowe.

Gmina Apeldoorn korzysta wyłącznie z usług podmiotów zewnętrznych z terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Od tej zasady odstępuje się jedynie w wyjątkowych przypadkach. W przypadku przekazywania danych osobowych podmiotom spoza EOG odbywa się to zgodnie z wymogami RODO, takimi jak zawarcie odpowiednich porozumień dotyczących poziomu ochrony danych w danym kraju. Na stronie strona internetowa Urzędu ds. Ochrony Danych Osobowych można tam znaleźć więcej informacji na ten temat.

Nie przechowujemy danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne. Wiele zadań, które realizujemy, jest określonych w przepisach ustawowych i wykonawczych. Przepisy te często określają również okresy przechowywania, których przestrzegamy. Ponadto gmina musi również przestrzegać ustawy o archiwizacji. Jeśli w przepisach nie określono terminów przechowywania, przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne. Przy tym bierzemy pod uwagę cel przetwarzania danych osobowych.

W momencie przetwarzania Państwa danych osobowych informujemy Państwa, dlaczego to robimy. Na przykład za pośrednictwem niniejszej ogólnej polityki prywatności. Oprócz prawa do informacji przysługują Państwu również inne prawa. Mogą Państwo skorzystać z następujących praw:

• Prawo do wglądu

Możesz zwrócić się do gminy z prośbą o udostępnienie informacji na temat danych osobowych, które gmina posiada na Twój temat. Oznacza to, że przekażemy Ci zestawienie danych osobowych, które przetwarzamy na Twój temat.

• Prawo do sprostowania danych

Można zwrócić się do gminy z prośbą o poprawienie lub uzupełnienie swoich danych osobowych. Na przykład, jeśli dane są nieprawidłowe lub niekompletne.

• Prawo do usunięcia danych

Można zwrócić się do gminy z prośbą o usunięcie swoich danych osobowych. Ponieważ czasami obowiązują ścisłe terminy przechowywania danych, nie zawsze jesteśmy w stanie usunąć wszystkie dane osobowe.

• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

W pewnych okolicznościach mogą Państwo zwrócić się do gminy z prośbą o rzadsze wykorzystywanie Państwa danych lub o tymczasowe wstrzymanie ich wykorzystywania.

• Prawo do przenoszenia danych

Na mocy tego prawa mogą Państwo, pod pewnymi warunkami, zlecić (cyfrowe) przekazanie swoich danych osobowych innej organizacji, która ich potrzebuje.

• Prawo do uwzględnienia ludzkiego punktu widzenia przy podejmowaniu decyzji

Gmina nie stosuje zautomatyzowanego procesu podejmowania decyzji w oparciu o Państwa dane osobowe. Mogą Państwo na przykład w ramach postępowania odwoławczego zgłosić, że chcą Państwo skorzystać z tej możliwości.

• Prawo do wniesienia sprzeciwu

W pewnych okolicznościach mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.

Ponadto mogą Państwo wycofać swoją zgodę, jeśli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie tej zgody.

Na stronie Złożenie wniosku dotyczącego RODO i ustawy o ochronie danych osobowych Znajdą Państwo tam więcej informacji na temat przysługujących Państwu praw. Wniosek do gminy Apeldoorn można złożyć za pomocą formularza online dostępnego na tej stronie.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tych prawach dotyczących prywatności? Na przykład, kiedy możesz z nich skorzystać? Na stronie strona internetowa Urzędu ds. Ochrony Danych Osobowych można tam również znaleźć wiele informacji.

Gmina Apeldoorn starannie obchodzi się z Państwa danymi osobowymi i traktuje je jako poufne. Nigdy nie udzielamy dostępu byle komu i stosujemy zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne w celu zabezpieczenia Państwa danych osobowych. W związku z tym Państwa dane osobowe przetwarzają wyłącznie osoby zobowiązane do zachowania poufności, a pracownicy mają dostęp wyłącznie do tych danych osobowych, które są niezbędne do wykonywania ich obowiązków służbowych.

Gmina Apeldoorn przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu, w jakim zostały zebrane. Zapewniamy również odpowiednie zabezpieczenia techniczne danych osobowych. W ten sposób chronimy dane osobowe przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Postępujemy zgodnie z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa informacji (BIO) oraz ustawą o cyberbezpieczeństwie. Przepisy te zostały ustanowione przez władze krajowe i opisują szereg środków mających na celu utrzymanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji.

Gmina Apeldoorn przygotowuje żaden stosowanie w pełni zautomatyzowanego procesu podejmowania decyzji. Oznacza to, że żadne decyzje nie są podejmowane bez udziału pracownika gminy.

Pomimo naszych starań niestety mogą zdarzyć się wycieki danych. Przykładem może być błędne zaadresowanie wiadomości e-mail lub listu, strona internetowa zawierająca zbyt wiele informacji lub zagubiona teczka. W takich przypadkach może dojść do wycieku danych. Ważne jest, aby zgłosić to gminie. Będziemy wtedy mogli podjąć działania mające na celu zapobieżenie szkodom i/lub ich ograniczenie, a w razie potrzeby poinformujemy osoby, których to dotyczy, o naruszeniu.

Jeśli podejrzewają Państwo, że doszło do wycieku danych, prosimy o niezwłoczne zgłoszenie tego faktu gminie Apeldoorn za pośrednictwem datalek@apeldoorn.nl lub telefonicznie pod numerem 14055. Wówczas natychmiast podejmiemy odpowiednie działania.

Gmina Apeldoorn powołała inspektora ochrony danych (FG). FG jest niezależnym, wewnętrznym organem nadzorującym przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. FG sprawdza, czy gmina przestrzega tych przepisów, i może udzielać niezależnych porad.

Czy mają Państwo pytania lub skargi dotyczące wdrażania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych lub ustawy o danych policyjnych przez gminę Apeldoorn? W takim razie prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail FG@apeldoorn.nl lub na nasz adres pocztowy.

Pytania dotyczące ochrony Państwa danych osobowych można również kierować, kontaktując się z nami bezpośrednio poprzez privacy@apeldoorn.nl.

Czy mają Państwo zastrzeżenia co do sposobu rozpatrzenia Państwa wniosku przez gminę? Mogą Państwo to zgłosić za pośrednictwem procedura rozpatrywania skarg złożyć skargę do gminy Apeldoorn.

Mają Państwo prawo złożyć skargę do krajowego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych: Urząd ds. Ochrony Danych Osobowych.