Ogólne warunki zakupu dotyczące dostaw i usług

Uchwalone przez Radę Miasta Apeldoorn w dniu 14 kwietnia 2020 r.

Artykuł 1 Definicje

Dostawa: przekazanie własności Towarów na rzecz Gminy

Kontrahent: strona przeciwna Gminy, wymieniona w Umowie

Usługi: czynności, które ma wykonać Kontrahent w celu zaspokojenia konkretnej potrzeby Gminy, niebędące robotami budowlanymi ani dostawami

Gmina: gmina Apeldoorn z siedzibą przy Marktplein 1, 7300 ES w Apeldoorn

Mienie: wszelkie rzeczy oraz wszelkie prawa majątkowe w rozumieniu art. 3:1 Kodeksu cywilnego

Dostawa (dostawy): towary, które Kontrahent ma dostarczyć na rzecz Gminy na podstawie Umowy, przez co rozumie się między innymi zakup, leasing, wynajem lub wynajem z opcją zakupu, z opcją zakupu lub bez, Towarów lub dostawę Towarów, która dotyczy jedynie w sposób pośredni prac związanych z montażem i instalacją tych dostaw

Oferta: oferta w rozumieniu Kodeksu cywilnego

Zapytanie ofertowe: pojedynczy lub wielokrotny wniosek lub wniosek złożony w ramach procedury publicznej Gminy dotyczącej usług, które mają zostać wykonane, lub w ramach (europejskiego) przetargu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych oraz europejskimi dyrektywami w sprawie zamówień publicznych 2014/23/UE i 2014/24/UE

Umowa: wszystkie postanowienia uzgodnione między gminą a kontrahentem, wraz z załącznikami do niej

Strony/Strona: Gmina i/lub Kontrahent

Personel Wykonawcy: pracownicy lub inne osoby pomocnicze, które Wykonawca zamierza zatrudnić w celu realizacji Umowy i które na mocy Umowy będą wykonywać pracę pod jego nadzorem

Przedmiot zamówienia: dostawy i/lub usługi, które mają zostać zrealizowane

Dzień roboczy: dni kalendarzowe z wyjątkiem weekendów, powszechnie uznawanych świąt w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o ogólnych terminach, lokalnych świąt oraz dni pomostowych wyznaczonych przez gminę

Artykuł 2 Zakres stosowania

2.1. Niniejsze ogólne warunki zakupu mają zastosowanie do zapytania ofertowego oraz umów dotyczących dostaw i usług.

2.2. Odstępstwa od niniejszych ogólnych warunków zakupu są dopuszczalne wyłącznie w przypadku, gdy Strony wyraźnie uzgodniły to na piśmie.

2.3. Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszych ogólnych warunków zakupu okaże się nieważne lub zostanie unieważnione, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a Strony podejmą rozmowy w celu uzgodnienia nowego postanowienia (lub postanowienia), które zastąpią postanowienie (postanowienia) nieważne lub unieważnione, przy czym w miarę możliwości uwzględnią cel i sens postanowienia (postanowień) nieważnego lub unieważnionego.

2.4. Składając ofertę, Kontrahent wyraźnie wyklucza stosowanie swoich ogólnych warunków.

Artykuł 3 Oferta, zlecenie i zawarcie umowy

3.1 Gmina może wycofać lub zmienić zapytanie ofertowe w zakresie, w jakim jest to możliwe w świetle obowiązującego orzecznictwa oraz przepisów i regulacji holenderskich i europejskich. Gmina nie pokryje żadnych kosztów ani nie zrekompensuje szkód z tym związanych, chyba że uzgodniono inaczej na piśmie.

3.2 Oferta Wykonawcy obowiązuje przez dziewięćdziesiąt dni lub przez okres dłuższy lub krótszy, zgodnie z tym, co zostało określone w zapytaniu ofertowym. Okres ważności oferty rozpoczyna się w dniu zakończenia terminu składania ofert lub w dniu wskazanym w zapytaniu ofertowym.

3.3 Umowa zostaje zawarta po tym, jak Gmina prześle Kontrahentowi wyraźne pisemne potwierdzenie przyjęcia Oferty za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu lub listu. Pisemne potwierdzenie przyjęcia ma moc prawną wyłącznie

jako przyjęcie, jeżeli podstawą tego jest decyzja, o której mowa w art. 160, ust. 1, zdanie wprowadzające i lit. d) ustawy o gminach, podjętej przez radę gminy lub w jej imieniu, a przyjęcie zostało podpisane przez burmistrza lub inną osobę, której na mocy przepisów art. 171, ustępu drugiego ustawy o gminach powierzono reprezentowanie gminy. Na pierwsze żądanie Kontrahenta gmina przekazuje kopię tej decyzji.

3.4 Zamiar udzielenia zamówienia nie oznacza przyjęcia zamówienia w rozumieniu poprzedniego ustępu ani w rozumieniu art. 6:217 ust. 1 Kodeksu cywilnego.

3.5 Wszelkie czynności podejmowane przez Kontrahenta przed zawarciem Umowy odbywają się na jego własny rachunek i ryzyko.

Artykuł 4 Ogólne obowiązki kontrahenta

4.1 Kontrahent będzie wywiązywał się ze swoich zobowiązań wynikających z Umowy w ścisłej współpracy z Gminą, bez uszczerbku dla własnej odpowiedzialności Kontrahenta.

4.2 Kontrahent będzie na bieżąco informował gminę o realizacji umowy oraz udzielał informacji na żądanie.

4.3 Kontrahent jest zobowiązany między innymi, choć nie wyłącznie, do niezwłocznego pisemnego poinformowania Gminy o faktach i okolicznościach, które mogą spowodować opóźnienie w wykonaniu umowy lub których nie uwzględniono w Umowie.

4.4 Wykonawca może powierzyć realizację Umowy w całości lub w części osobom trzecim lub przenieść na osoby trzecie prawa i/lub obowiązki wynikające z Umowy wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Gminy.

4.5 Kontrahent gwarantuje w odniesieniu do Umowy, że ani Kontrahent, ani Personel Kontrahenta, ani żadna osoba prawna powiązana z Kontrahentem, ani osoby w nich zatrudnione, nie są ani nie byli zaangażowani w konsultacje lub uzgodnienia z innymi przedsiębiorstwami w sposób, który mógłby być sprzeczny z przepisami ustawy o konkurencji lub art. 101 i 102 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w tym: (1) ustalanie cen, (2) uzgadnianie ofert oraz/lub (3) podział zadań.

4.6 Kontrahent zwalnia Gminę z odpowiedzialności za kary pieniężne i sankcje administracyjne (o których mowa w art. 5:2, ust. 1, część wprowadzająca oraz lit. a) ustawy o ogólnym prawie administracyjnym, w tym ewentualne zwrot kosztów), które są związane z Umową i które zostaną nałożone na Kontrahenta lub Gminę.

4.7 Podczas realizacji Umowy Wykonawca będzie przestrzegał wszystkich obowiązujących przepisów ustawowych oraz umów zawartych przez Gminę z osobami trzecimi, o ile umowy te są znane Wykonawcy. Jeżeli Wykonawca będzie zmuszony nawiązać kontakt z osobami trzecimi, przedtem przedłoży tę sprawę Gminie do zatwierdzenia.

4.8 Kontrahent ponosi wyłączną odpowiedzialność za poinformowanie osób trzecich, z których usług korzysta, o ustaleniach obowiązujących między Kontrahentem a Gminą w zakresie realizacji Umowy. Wyłącznie w zakresie, w jakim Kontrahent otrzymał wyraźne i pisemne upoważnienie od Gminy, będzie on działał jako pełnomocnik Gminy. Ewentualne konsekwencje wynikające z działania niezgodnego z postanowieniami poprzedniego zdania ponosi Kontrahent na własny rachunek i ryzyko.

Artykuł 4A Przeciwdziałanie korupcji i prawo do kontroli

4A.1 Strona umowy będzie postępować zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi zwalczania przekupstwa, oszustw i korupcji.

4A.2 Kontrahent nie może, bez uprzedniej pisemnej zgody Gminy, oferować ani przekazywać żadnego wynagrodzenia ani darowizny pracownikom Gminy lub powiązanym z nią podmiotom trzecim.

4A.3 Gmina ma prawo zlecić niezależnemu ekspertowi w tej dziedzinie sprawdzenie, czy Kontrahent przestrzega postanowień określonych w ustępach pierwszym i drugim.

4A.4 Kontrola zostanie przeprowadzona wyłącznie w przypadku, gdy Zleceniodawca ma uzasadnione wątpliwości co do wypełnienia zobowiązań przez Wykonawcę lub gdy Gmina ma w inny sposób uzasadniony interes w przeprowadzeniu kontroli (m.in. obowiązek ustawowy, polecenie organu nadzorczego).

4A.5 Kontrahent zapewni wszelką współpracę, jakiej można racjonalnie oczekiwać w związku z taką kontrolą. W tym kontekście Kontrahent udostępni co najmniej wgląd we wszystkie istotne dane i informacje dodatkowe, które mogą mieć znaczenie w ramach wspomnianej kontroli. Ponadto

Ogólne warunki zakupu dotyczące dostaw i usług dla gmin regionu Stedendriehoek (zgodnie z wzorem VNG)

Uchwalone przez Radę Miasta Apeldoorn w dniu 14 kwietnia 2020 r.

Umożliwić wykonawcy dostęp do miejsca, w którym świadczone są usługi.

4A.6 Gmina gwarantuje, że będzie przestrzegać ewentualnych przepisów, o których mowa w ustępie drugim, stosowanych przez Kontrahenta. Jeżeli jednak kontrola nie może zostać przeprowadzona (w całości) z powodu wyżej wymienionych przepisów, ryzyko z tym związane ponosi Kontrahent.

4A.7 Koszty tej kontroli ponosi Gmina (zarówno koszty własne, jak i koszty Wykonawcy), chyba że strona trzecia stwierdzi jedno lub więcej uchybień o niebagatelnym charakterze ze strony Wykonawcy, które są na niekorzyść Gminy.

4A.8 W przypadku niewywiązania się z postanowień zawartych w ustępie pierwszym i drugim Gmina ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez udziału sądu, bez ponoszenia jakiejkolwiek dalszej odpowiedzialności ani obowiązku wypłaty odszkodowania. Rozwiązanie umowy następuje w drodze pisma wysłanego listem poleconym.

Artykuł 5 Ogólne obowiązki gminy

5.1 Na wniosek Kontrahenta Gmina przekaże wszelkie informacje i dane w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania Umowy.

5.2 Gmina dołoży starań, jak przystało na dobrego zleceniodawcę, i w razie potrzeby podejmie działania w celu udzielenia współpracy, w tym współpracy w zakresie prawa publicznego, która mogłaby okazać się niezbędna do wykonania Umowy.

Artykuł 6 Jakość, kontrola i gwarancja

6.1 Strona umowy gwarantuje, że dostarczone Usługi są zgodne z Umową, powszechnie obowiązującymi normami oraz przepisami wynikającymi z ustawy lub traktatu lub na ich podstawie, dotyczącymi między innymi bezpieczeństwa, zdrowia i środowiska.

6.2 Gmina ma prawo dokonać odbioru Usług, a Wykonawca zobowiązuje się w razie potrzeby do współpracy.

Artykuł 7 Poufność

7.1 Strony zobowiązują się, że nie będą w żaden sposób ujawniać ani wykorzystywać do własnych celów żadnych informacji, które uzyskają w trakcie realizacji Umowy i co do których wiadomo lub można racjonalnie przypuszczać, że mają charakter poufny, w żaden sposób nie ujawniać, w tym za pośrednictwem mediów społecznościowych, ani nie wykorzystywać do własnych celów, z wyjątkiem sytuacji, w których ujawnienie jest wymagane na mocy przepisów prawa lub orzeczenia sądowego.

7.2 Strony zobowiązują osoby zatrudnione u nich lub osoby trzecie, z których usług korzystają, do przestrzegania tego obowiązku zachowania poufności.

7.3 Strony mają prawo, w przypadku naruszenia poprzednich ustępów przez drugą Stronę i/lub osoby działające w imieniu tej Strony oraz/lub osób trzecich zaangażowanych przez tę Stronę, do natychmiastowego zawieszenia Umowy lub jej rozwiązania bez postępowania sądowego i bez konieczności wysyłania wezwania do zapłaty. Każde zawieszenie lub rozwiązanie Umowy następuje w drodze pisma wysłanego listem poleconym.

7.4 Kontrahent jest zobowiązany, na pierwsze żądanie Gminy, do zapewnienia, by pracownicy Kontrahenta podpisali oświadczenie o zachowaniu poufności.

Artykuł 7A Dane osobowe i bezpieczeństwo (w przypadku przetwarzania danych osobowych)

7A.1 Strona umowy nie jest uprawniona do wykorzystywania w żadnym momencie danych osobowych, które otrzymała, w jakikolwiek sposób, w całości lub w części, w innym celu niż realizacja Umowy, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.

7A.2 Wykonawca podejmie odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed utratą lub jakąkolwiek formą bezprawnego przetwarzania. Zabezpieczenia będą realizowane zgodnie z powszechnie uznaną normą rządową, Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), lub normą o podobnym charakterze. Środki te gwarantują, z uwzględnieniem stanu techniki i kosztów ich wdrożenia, odpowiedni poziom bezpieczeństwa w świetle ryzyka związanego z przetwarzaniem oraz charakteru danych, które mają być chronione. Środki te mają również na celu zapobieganie niepotrzebnemu gromadzeniu i dalszemu przetwarzaniu danych osobowych. Wystarczalność zabezpieczeń musi wynikać z raportów.

7A.3 Kontrahent jest zobowiązany do zawarcia proponowanej przez gminę umowy o przetwarzaniu danych (wzór IBD) lub umowy o wymianie danych, jeżeli w celu wykonania Umowy przetwarzane są dane osobowe.

Umowa o przetwarzaniu danych lub umowa o wymianie danych stanowi część Umowy.

7A.4 Kontrahent jest zobowiązany do zgłoszenia gminie w ciągu 24 godzin wszelkich incydentów (związanych z bezpieczeństwem) lub wszelkich podejrzeń utraty lub bezprawnego przetwarzania danych osobowych, a jeśli jest to wymagane przez prawo ze względu na własną odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych, również do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kontrahent podaje przy tym domniemaną przyczynę oraz charakter (domniemanego) incydentu. Ponadto Kontrahent podejmuje jak najszybciej wszelkie środki w celu usunięcia naruszenia, ograniczenia jego skutków oraz zapobieżenia dalszym naruszeniom.

7A.5 Kontrahent powiadamia Gminę o każdym wniosku złożonym przez osobę, której dane dotyczą, na podstawie art. 12–22 RODO oraz, w razie potrzeby, udziela Gminie współpracy przy udzielaniu odpowiedzi na taki wniosek.

7A.6 Strona umowy będzie prowadzić rejestr podmiotów zewnętrznych, którym przekazywane są dane osobowe przetwarzane w celu wykonania umowy, oraz na żądanie osoby, której dane dotyczą, przekaże jej wykaz tych podmiotów.

7A.7 Kontrahent jest zobowiązany, na wniosek gminy, do współpracy przy przeprowadzaniu oceny skutków dla ochrony danych (GEB)/Data Protection Impact Assessment (DPIA).

7A.8 Po wygaśnięciu Umowy Strona Umowy zapewni, że wszystkie dane osobowe, którymi dysponuje w ramach realizacji niniejszej Umowy, zostaną zwrócone Gminie lub zniszczone za zgodą Gminy, z wyjątkiem przypadków, w których uniemożliwiają to bezwzględnie obowiązujące przepisy prawne.

7A.9 Strona umowy przetwarza dane osobowe wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w państwie uznanym za bezpieczne na mocy decyzji Komisji Europejskiej.

7A.10 Strony mają prawo, w przypadku naruszenia poprzednich ustępów przez drugą Stronę i/lub osoby działające na rzecz tej Strony oraz/lub osób trzecich zaangażowanych przez tę Stronę, do natychmiastowego zawieszenia Umowy lub do jej rozwiązania bez postępowania sądowego i bez uprzedniego wezwania do zaprzestania naruszeń. Każde zawieszenie lub rozwiązanie Umowy następuje w drodze pisma listem poleconym.

Artykuł 8 Własność intelektualna

8.1 Wszelkie prawa własności intelektualnej (prawa WIP) oraz roszczenia z nich wynikające, dotyczące wszelkich wyników wynikających z Umowy, przysługują Gminie, o ile nie uzgodniono inaczej na piśmie. Wykonawca przenosi te prawa własności intelektualnej (lub roszczenia z nich wynikające), w zakresie, w jakim jest to konieczne, nieodpłatnie na Gminę. Wykonawca będzie bezpłatnie współpracował przy realizacji przeniesienia na pierwsze żądanie.

8.2 Przez „wynik” w rozumieniu ust. 1 niniejszego artykułu rozumie się wszystko, co zostało osiągnięte w ramach Umowy, niezależnie od tego, czy Kontrahent korzystał przy tym z jakiegokolwiek wkładu Gminy i/lub osób trzecich.

8.3 Strona umowy zrzeka się, w miarę możliwości, wszelkich ewentualnych praw osobistych do utworów chronionych prawem autorskim, powstałych w ramach niniejszej umowy.

8.4 O ile nie uzgodniono inaczej na piśmie, Strona Umowy nie zachowuje ani nie nabywa prawa do korzystania z jakichkolwiek wyników wynikających z Umowy.

8.5 Gmina wyraźnie zastrzega sobie prawa autorskie do wszelkich dzieł udostępnionych Kontrahentowi w ramach Umowy. Kontrahent uznaje to zastrzeżenie.

8.6 Kontrahent gwarantuje, że zakupione Towary i akcesoria, a także świadczone Usługi oraz wszystko, co się z nimi wiąże lub z nich wynika, są wolne od wszelkich szczególnych obciążeń i ograniczeń, które mogłyby utrudniać Gminie swobodne korzystanie z nich, takich jak prawa patentowe, prawa do znaków towarowych, prawa do wzorów przemysłowych lub prawa autorskie, oraz zwalnia Gminę z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń osób trzecich w tym zakresie.

8.7 W przypadku roszczeń osób trzecich Kontrahent dołoży wszelkich starań, aby w porozumieniu z Gminą zapewnić, że Gmina będzie mogła nadal korzystać z dostarczonego przedmiotu bez przeszkód.

8.8 W przypadku roszczeń osób trzecich, do których ma zastosowanie wyżej wymieniony obowiązek zwolnienia z odpowiedzialności, Kontrahent pokryje wszelkie szkody poniesione przez Gminę, w tym koszty postępowania sądowego, w tym również uzasadnione koszty obsługi prawnej związane z prowadzeniem postępowań sądowych.

Artykuł 9 Zmiana umowy

9.1 Gmina jest uprawniona do zmiany i/lub uzupełnienia Umowy na piśmie, po konsultacji z Kontrahentem i uzyskaniu jego zgody co do skutków takiej zmiany lub uzupełnienia.

9.2 W tym kontekście Strony będą postępować w granicach rozsądku i słuszności.

Artykuł 10 Wyposażenie i materiały

10.1 Kontrahent zapewni na własny koszt i ryzyko wszystkie materiały i sprzęt (w tym narzędzia) niezbędne do realizacji Umowy, które nie pochodzą od Gminy, o ile nie uzgodniono inaczej na piśmie.

10.2 Kontrahent ponosi odpowiedzialność za nienaganny stan wykorzystywanych towarów, materiałów i sprzętu oraz ma obowiązek ubezpieczyć je na własny koszt i ryzyko, o ile nie uzgodniono inaczej na piśmie.

Artykuł 11 Termin wykonania zobowiązania

11.1 Kontrahent popada z mocy prawa w zwłokę po upływie terminu (terminów) wykonania danych Usług, określonych w Umowie, jeżeli dane Usługi nie zostały wykonane lub zostały wykonane nie w całości.

11.2 Kontrahent powiadamia gminę na piśmie, w odpowiednim terminie i podając przyczyny, o ewentualnym opóźnieniu oraz o środkach, jakie zamierza podjąć w celu ograniczenia tego opóźnienia w jak największym stopniu.

Artykuł 12. Zawinione uchybienie

12.1 Jeżeli jedna ze Stron w sposób zawiniony nie wywiąże się z postanowień Umowy i/lub niniejszych ogólnych warunków zakupu, druga Strona wyśle list polecony do Strony niewywiązującej się z zobowiązań, zanim skorzysta z przysługujących jej praw wynikających z przepisów prawa, z wyjątkiem przypadków, w których zgodnie z Kodeksem cywilnym nie jest konieczne wysłanie wezwania do wykonania zobowiązania, a w takich przypadkach strona, która dopuściła się zaniedbania, natychmiast popada w zwłokę.

12.2 Każda ze Stron ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez udziału sądu i bez uprzedniego wezwania do wykonania zobowiązania, jeżeli druga Strona dopuściła się naruszenia zobowiązań, z zastrzeżeniem, że rozwiązanie Umowy, biorąc pod uwagę okoliczności danej sprawy, w tym wagę naruszenia, byłoby sprzeczne z zasadami rozsądku i słuszności. Rozwiązanie Umowy następuje w drodze pisma wysłanego listem poleconym.

12.3 Nie ma mowy o jakimkolwiek zawinionym uchybieniu ze strony Gminy, jeżeli i o ile odpowiedzialność wynikająca z prawa publicznego nakazuje nieudzielanie informacji i danych lub nieudzielanie współpracy w zakresie prawa publicznego, która mogłaby być niezbędna do wykonania Umowyumowy.

Artykuł 13 Niedociągnięcie niepodlegające odpowiedzialności

13.1 Kontrahent może powołać się na siłę wyższą wobec Gminy wyłącznie wtedy, gdy jak najszybciej powiadomi Gminę na piśmie o powołaniu się na siłę wyższą, przedkładając dokumenty potwierdzające.

13.2 Przez siłę wyższą w żadnym wypadku nie rozumie się: braku personelu lub osób pomocniczych, strajki, choroby personelu lub osób pomocniczych, opóźnienia w dostawach lub nieprzydatność rzeczy niezbędnych do wykonania Usług, o ile okoliczności te występują po stronie lub z winy Strony, która nie wywiązuje się z zobowiązań lub nie wywiązuje się z zobowiązań, a także niewykonanie zobowiązań przez osoby trzecie zaangażowane przez Kontrahenta oraz/lub problemy z płynnością finansową lub wypłacalnością po stronie Kontrahenta lub osób trzecich przez niego zaangażowanych.

Artykuł 14 Odpowiedzialność i ubezpieczenie

14.1 Strona, która z własnej winy nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, ponosi wobec drugiej Strony odpowiedzialność za poniesioną i/lub przyszłą szkodę, z zastrzeżeniem poniższych ustępów.

14.2 Odpowiedzialność za szkody, niezależnie od ich podstawy, jest ograniczona do kwoty 2 500 000 € za każde zdarzenie, przy czym maksymalna kwota roczna wynosi 5 000 000 €, o ile nie uzgodniono inaczej na piśmie. Związane ze sobą zdarzenia uznaje się przy tym za jedno zdarzenie.

14.3 Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w poprzednim ustępie, traci moc:
I) w przypadku roszczeń osób trzecich o odszkodowanie z tytułu śmierci lub obrażeń ciała; i/lub

II) w przypadku umyślnego działania lub rażącego zaniedbania ze strony drugiej Strony lub jej personelu; i/lub
III) w przypadku naruszenia praw własności intelektualnej, o których mowa w art. 8;
IV) w przypadku naruszenia RODO.

14.4. Kontrahent zwalnia Gminę z odpowiedzialności za ewentualne roszczenia osób trzecich z tytułu poniesionych lub przyszłych szkód wynikających z zawinionego niedopełnienia obowiązków przez Kontrahenta w ramach Umowy w zakresie użytkowania i/lub stosowania dostarczonych Towarów lub Usług. Przez osoby trzecie rozumie się również personel Gminy oraz osoby działające na zlecenie Gminy.

14.5 Jeżeli Kontrahent korzysta z rzeczy będących własnością Gminy w celu świadczenia Usług, ponosi on odpowiedzialność za szkody wyrządzone tym rzeczom.

14.6 Jeżeli w wyniku obecności mienia Gminy u Kontrahenta w związku z realizacją Umowy powstanie szkoda na rzecz Kontrahenta lub osób trzecich, niezależnie od sposobu jej powstania, to szkoda ta obciąża w całości Kontrahenta i jest na jego ryzyko. W stosownych przypadkach Kontrahent zwalnia Gminę z odpowiedzialności wobec roszczeń osób trzecich.

14.7 Jeżeli w wyniku zawinionego uchybienia Kontrahenta lub działania lub zaniechania, które można mu przypisać, organ nadzorowy nałoży na Gminę karę, która (częściowo) jest bezpośrednio związana z wyżej wymienionym uchybieniem, działaniem lub zaniechaniem, Kontrahent zwolni Gminę z odpowiedzialności za tę część kary. W odniesieniu do niniejszego zwolnienia z odpowiedzialności nie mają zastosowania powyższe ograniczenia odpowiedzialności. Oznacza to, że w przypadku incydentu (związany z bezpieczeństwem) Gmina dochodzi od Kontrahenta grzywny nałożonej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych oraz wynikłej z tego tytułu szkody.

14.8 Od momentu zawarcia Umowy i przez cały okres jej realizacji Strona Umowy będzie posiadać odpowiednie ubezpieczenie od odpowiedzialności wynikającej z realizacji Umowy.

14.9 W trakcie realizacji Umowy Strona Umowy nie będzie zmieniać kwoty ubezpieczenia ani warunków polisy na niekorzyść Gminy, chyba że Gmina wyrazi na to wyraźną zgodę na piśmie. Wszelkie ubezpieczenia niezbędne w ramach realizacji Umowy, których Wykonawca jeszcze nie posiada, zostaną przez niego zawarte przynajmniej na okres trwania Umowy.

Artykuł 15 Grzywna

15.1 Jeżeli uzgodniono karę umowną, jest ona natychmiast wymagalna bez konieczności wszczynania postępowania sądowego, wysyłania zawiadomienia o naruszeniu zobowiązań lub wezwania do zapłaty.

15.2 Nałożenie grzywny nie ma wpływu na żadne inne prawa ani roszczenia, w tym między innymi roszczenie gminy o wykonanie zobowiązania oraz prawo do odszkodowania.

Artykuł 16 Prawo właściwe i spory

16.1 Niniejsze ogólne warunki zakupu oraz Umowy, a także ich zawarcie i interpretacja podlegają prawu holenderskiemu.

16.2 Wyraźnie wyklucza się stosowanie Konwencji wiedeńskiej o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods).

16.3 W przypadku powstania sporu dotyczącego zapytania ofertowego, procedury opisanej w zapytaniu ofertowym, zawarcia Umowy lub jej wykonania, każda ze Stron ma prawo skierować spór do właściwego sądu w okręgu, w którym ma siedzibę Gmina.

Artykuł 17 Ceny, dodatkowe prace i pomniejszenie zakresu prac

17.1 Strona zawierająca umowę zrealizuje umowę zgodnie z cenami w euro podanymi w swojej ofercie.

17.2 Dodatkowe świadczenia, które nie zostały w sposób uzasadniony uwzględnione w Umowie, stanowią prace dodatkowe jedynie w zakresie, w jakim można je przypisać wyłącznie Gminie.

17.3 Zleceniodawca rozpatrzy wniosek o wykonanie dodatkowych prac dopiero po uzgodnieniu na piśmie z gminą zakresu prac i budżetu.

17.4 Rozliczenie dodatkowych lub pomniejszonych prac odbywa się zgodnie ze stawkami określonymi w ofercie, o ile nie uzgodniono inaczej na piśmie.

17.5 O ile ceny i stawki za prace dodatkowe lub pomniejszone nie zostały uwzględnione w Ofercie, Kontrahent zobowiązuje się do

w przypadku prac dodatkowych i pomniejszonych oferować wyłącznie stawki zgodne z warunkami rynkowymi.

Artykuł 18 Fakturowanie i płatności

18.1 Na fakturze Strona umowy podaje wymagane prawem dane, które musi zawierać faktura: nazwisko, adres, kod pocztowy, miejsce zamieszkania, numer konta bankowego lub numer konta w kasie oszczędnościowej oraz niezbędne dane IBAN i BIC, numer VAT i numer w rejestrze handlowym; adres rozliczeniowy Kontrahenta; datę i numer Umowy (jest to numer zobowiązania lub numer referencyjny); datę wystawienia faktury; datę lub okres, w którym dostarczono Towary lub Usługi; liczbę dostarczonych Towarów lub Usług; opis dostarczonych Towarów lub Usług; całkowitą kwotę faktury z podatkiem VAT i bez podatku VAT; oraz ewentualne dodatkowe wymagania uzgodnione z Gminą.

18.2 Kontrahent stosuje termin płatności wynoszący trzydzieści dni od otrzymania faktury lub termin dłuższy lub krótszy, zgodnie z ustaleniami Stron zawartymi w Umowie. Gmina ureguluje fakturę Kontrahenta w wyznaczonym terminie płatności.

18.3 Jeżeli Towary lub Usługi nie są zgodne z Umową, Gmina ma prawo wstrzymać płatność w całości lub w części, proporcjonalnie do zakresu niezgodności.

18.4 Kontrahent wystawi fakturę na kwoty, które ma zapłacić Gmina, i prześle ją (w postaci czytelnego pliku PDF) do Gminy za pośrednictwem facturen@apeldoorn.nl (w formacie PDF umożliwiającym odczyt) lub jako faktura elektroniczna (w formacie UBL) za pośrednictwem SimplerInvoicing/PEPPOL.

18.5 Gmina nie akceptuje opłat za ograniczenie kredytu naliczanych przez Kontrahenta.

18.6 Dokumenty towarzyszące Towarom, takie jak certyfikaty, zaświadczenia, listy przewozowe, instrukcje obsługi, wykazy części zamiennych i wytyczne dotyczące konserwacji, należy dostarczyć wraz z odbiorem lub dostawą Towarów. W przypadku braku tych dokumentów gmina ma prawo wstrzymać płatność.

18.7 Dokonanie płatności przez gminę nie oznacza w żadnym wypadku zrzeczenia się jakichkolwiek praw.

18.8 Gmina jest zawsze uprawniona do potrącenia wszelkich kwot, które jest winna Kontrahentowi, z kwotami należnymi Gminie od Kontrahenta lub spółek powiązanych z Kontrahentem, niezależnie od tego, czy są one wymagalne, czy też nie, oraz niezależnie od tego, czy są one obwarowane warunkami lub terminami. Kontrahent jest uprawniony do jakiegokolwiek potrącenia wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Gminy.

Artykuł 19 Dostawy

19.1 Strona umowy dostarcza towary na warunkach Delivered Duty Paid (DDP), zgodnie z Incoterms 2020, ustalonymi przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC).

19.2 O ile nie uzgodniono na piśmie innego terminu lub miejsca, dostawa odbywa się wyłącznie w dni robocze w godzinach otwarcia urzędu gminy. Kontrahent ma obowiązek poinformować o tym swojego przewoźnika.

19.3 Jeżeli gmina odrzuci Towary, podając uzasadnienie, Kontrahent odbierze Towary na własny koszt.

19.4 Towary uznaje się za zatwierdzone z chwilą ich pełnego oddania do użytku przez gminę, chyba że uzgodniono inaczej na piśmie lub określone okoliczności wymagają pisemnego zatwierdzenia przez gminę.

19.5 Wykonawca udziela gwarancji na Towary na okres co najmniej dwunastu miesięcy od momentu zatwierdzenia Towarów przez Gminę, o ile nie uzgodniono inaczej na piśmie. Gwarancja ta nie ma wpływu na odpowiedzialność Wykonawcy.

19.6 Strona umowy gwarantuje, że przez okres co najmniej pięciu lat lub przez okres uzgodniony na piśmie po dostawie towarów możliwe będzie dostarczenie części do tych towarów.

19.7 Kontrahent jest zobowiązany do udostępnienia gminie, w miarę możliwości w języku niderlandzkim i bez dodatkowych kosztów, wszystkich instrukcji obsługi i informacji o produkcie dotyczących Towarów, a także ewentualnych znaków jakości lub certyfikatów.

19.8 Kontrahent usunie na własny koszt i ryzyko wszelkie wady dostarczonych Towarów, które ujawnią się po Dostawie lub zakończeniu prac, w rozsądnym terminie wyznaczonym przez Gminę w pierwszym wezwaniu, poprzez naprawę lub wymianę.

Artykuł 20 Pakowanie i transport

20.1 Strona umowy zapewnia odpowiednie opakowanie, a także takie zabezpieczenie i transport Towarów, aby dotarły one w dobrym stanie do miejsca dostawy i aby rozładunek mógł tam przebiegać bezpiecznie. Kontrahent ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie holenderskich, europejskich i międzynarodowych przepisów dotyczących opakowań.

20.2 Kontrahent bezpłatnie odbiera wszystkie opakowania, o ile nie uzgodniono inaczej na piśmie.

Artykuł 21 Przeniesienie własności i ryzyka

21.1 Prawo własności do dostarczonych Towarów przechodzi w momencie dostawy, w razie potrzeby po ewentualnych pracach instalacyjnych z tym związanych. Ryzyko przechodzi na Gminę po przyjęciu Towarów przez Gminę.

21.2 Odbiór Towarów nastąpi na podstawie pisemnego oświadczenia Gminy, po dostawie i ewentualnym montażu Towarów. Jeżeli Gmina nie przyjmie Towarów, wskaże w uzasadnieniu powody odmowy odbioru.

Artykuł 22 Usługi

22.1 Zleceniobiorca wykona Usługi w terminie i w miejscu określonych w Umowie.

22.2 Zleceniodawca ponosi pełną odpowiedzialność zarówno za swoje własne działania, działania personelu Zleceniodawcy, jak i działania osób trzecich, z których usług korzysta Zleceniodawca.

22.3 Faktyczne świadczenie Usług przez Kontrahenta lub związane z tym czynności nie oznaczają, że Gmina automatycznie zatwierdza te Usługi. Gmina zastrzega sobie prawo do weryfikacji, kontroli lub odrzucenia ewentualnie wykonanych Usług.

22.4 Zatwierdzenie Usług nastąpi w drodze pisemnego oświadczenia Gminy. Jeżeli Gmina nie zatwierdzi Usług, poda uzasadnienie odmowy zatwierdzenia.

Artykuł 23 Personel wykonawcy

23.1 W zakresie, w jakim Usługi są świadczone w biurze i/lub w przestrzeni publicznej Gminy, Kontrahent, Personel Kontrahenta oraz osoby trzecie zaangażowane przez Kontrahenta są zobowiązane do przestrzegania ustalonych zasad obowiązujących w danym biurze/budynku i/lub w danej przestrzeni publicznej. Zamawiający dopilnuje również, aby jego Personel przestrzegał obowiązującego Kodeksu postępowania lub Regulaminu pracowniczego. Zamawiający przekaże wspomniany Kodeks postępowania lub Regulamin pracowniczy odpowiednim pracownikom wykonującym prace na terenie Gminy.

23.2 Jeżeli w trakcie realizacji Umowy okaże się, że pracownicy Wykonawcy nie działają w interesie prawidłowej realizacji Umowy i/lub z powodu zaistniałych okoliczności nie mogą kontynuować swoich zadań, Gmina ma prawo zażądać od Wykonawcy zastąpienia danej osoby.

23.3 Wymiana personelu Wykonawcy wymaga uprzedniej pisemnej zgody Gminy, chyba że konieczna jest natychmiastowa wymiana. W takim przypadku wystarczy ustna zgoda Gminy. Zasadą jest, że udostępniane są osoby posiadające porównywalną wiedzę fachową, wykształcenie i doświadczenie (zgodnie z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym).

23.4 Wykonawca zapewni zastępstwo dla swojego personelu w krótkim terminie – jednak najpóźniej w ciągu dwóch tygodni lub w krótszym terminie, jeśli będzie to konieczne. Ewentualne koszty związane z zastępstwem ponosi Wykonawca.

23.5 Strona umowy gwarantuje, że jej pracownicy są uprawnieni do wykonywania pracy lub świadczenia usług w Niderlandach.

23.6 Strona umowy ponosi odpowiedzialność za wypełnienie wynikających z Umowy obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych, w tym obowiązków związanych z Instytucją Wykonawczą ds. Ubezpieczeń Pracowniczych (UWV). Kontrahent zwalnia Gminę z odpowiedzialności za wszelkie roszczenia w tym zakresie. Wykonawca będzie korzystał z konta typu G, jeżeli jest to wymagane przez prawo lub przez Gminę. Jeżeli Gmina zostanie obciążona dodatkową opłatą podatkową, koszty te zostaną w całości przeniesione na Wykonawcę.

23.7 Gmina ma prawo zażądać, aby pracownicy Wykonawcy co najmniej trzy dni przed rozpoczęciem

Artykuł 23 Personel Wykonawcy (ciąg dalszy)

23.7 Gmina ma prawo zażądać, aby pracownicy Wykonawcy przedłożyli zaświadczenia o niekaralności (VOG) co najmniej trzy dni przed rozpoczęciem prac na terenie Gminy.

Artykuł 24 Wypowiedzenie

24.1 Gmina ma prawo wypowiedzieć Umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w Umowie. Jeżeli w Umowie nie określono terminu wypowiedzenia, Gmina może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem rozsądnego terminu wypowiedzenia, uwzględniając również czas trwania Umowy.

Artykuł 25 Rozwiązanie umowy

25.1 Każda ze Stron ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez udziału sądu i bez konieczności wysyłania wezwania do zapłaty, jeżeli:

• naruszono art. 4.4 ogólnych warunków zakupu;
• druga Strona podjęła decyzję o rozwiązaniu osoby prawnej lub przedsiębiorstwa;
• kontrola drugiej Strony przechodzi na inną osobę niż ta, która sprawowała ją w momencie zawarcia niniejszej Umowy;
• w stosunku do drugiej Strony złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość, albo złożono wniosek o zawieszenie spłat zobowiązań (na czas nieokreślony lub tymczasowy) lub przyznano takie zawieszenie.

Artykuł 26 Unieważnienie

26.1 Jeżeli jedna ze Stron powołuje się na unieważnienie w drodze oświadczenia pozasądowego, musi to nastąpić w formie listu poleconego.

Artykuł 27 – Deregulacja oceny stosunku pracy (DBA)

27.1 Pomiędzy gminą a kontrahentem nie dochodzi do zawarcia umowy o pracę. W przypadku świadczenia usług zastosowanie ma odpowiednia umowa zatwierdzona przez urząd skarbowy. Wynika z niej, że nie została zawarta umowa o pracę, a dochód ten kwalifikuje się jako zysk z działalności gospodarczej.