Apeldoorn Belediyesi Gizlilik Beyanı

Belediyenin idari organları, belediye tarafından veya belediye adına gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinden sorumludur. Bunlara ‘veri sorumlusu’ denir. Belediyenin bir dizi idari organı bulunmaktadır:

• Belediye Başkanı.
• Belediye Başkanı ve Belediye Meclisi Üyeleri Kurulu (B&W Kurulu).
• Belediye Meclisi.

Apeldoorn Belediyesi’nin yasal görevleri ve yükümlülükleri bulunmaktadır. Bu görev ve yükümlülükleri yerine getirmek için kişisel verilerin işlenmesi gerekmektedir. Örneğin, pasaport başvurusunda bulunursanız veya Apeldoorn’a taşınırsanız, kişisel verilerinizi işleriz. Ayrıca, örneğin web sitemizdeki randevu formunu doldurarak belediyeye kendiniz kişisel veriler sağlayabilirsiniz. Ruhsatlar, sosyal yardımlar, güvenlik ve sağlık gibi konularda da kişisel verileri işliyoruz.

Bazı durumlarda belediye, özel kişisel verileri işler. Özel kişisel veriler, örneğin bir kişinin sağlığı veya etnik kökeni ile ilgili verilerdir. Özel kişisel veriler, hassas nitelikleri nedeniyle Genel Veri Koruma Yönetmeliği (AVG) kapsamında ek koruma altındadır. Bu durum, örneğin Gençlik Kanunu, Katılım Kanunu ve Sosyal Destek Kanunu’nda geçerlidir. Bu kanunlar uyarınca, belediye sınırları içindeki gençlik hizmetleri gibi konulardan sorumluyuz.

Kişisel verileri doğru bir şekilde işlemeliyiz. Sadece vatandaşlarımızın değil, aynı zamanda iş ortaklarımızın ve kendi çalışanlarımızın kişisel verilerini de. Bu nedenle bir dizi temel ilkeye uymaktayız:

• Kişisel verilerin işlenmesi hukuka uygun olmalıdır. Bu, kişisel verilerin ancak sözde bir dayanağı olduğunda işlenebileceği anlamına gelir. Altı dayanak bulunmaktadır. Bunlar aşağıda kısaca açıklanmaktadır.
• Kişisel verilerin işlenmesi uygun bir şekilde gerçekleştirilir. Bu, işleme sürecinin dürüst ve adil olduğu ve dolayısıyla örneğin ayrımcı nitelikte olmadığı anlamına gelir.
• Kişisel verilerin işlenmesi şeffaftır. Bu, kişisel verileri işlerken açık ve net davrandığımız anlamına gelir. Bu gizlilik beyanı, kişisel verilerinizi nasıl işlediğimiz konusunda şeffaf olmaya çalıştığımız yöntemlerden biridir.

Belediye, yalnızca açık bir amaç olduğunda kişisel verileri işler. Buna “amaç sınırlaması” denir. Ayrıca, kişisel verilerin işlenmesinin sözde bir dayanağı da olmalıdır.

GDPR’da altı temel ilke belirtilmiştir:

• Bu işleme, bir sözleşmenin ifası için gereklidir.
• Belediyenin uyması gereken yasal bir yükümlülük bulunmaktadır. Örneğin, Kişi Temel Kayıt Sistemi (BRP) için isim ve adres bilgilerinin kaydedilmesi veya pasaport ya da kimlik kartı gibi resmi belgelerin düzenlenmesi gibi durumlar buna örnek olarak verilebilir.
• Hayati önem taşıyan çıkarları korumak için; örneğin, bir kişinin bilincini yitirmesi ve kimliğinin paylaşılması gerektiği durumlarda.
• Veri işleme, kamu yararına bir görevin yerine getirilmesi veya kamu yetkisinin kullanılması için gereklidir. Örneğin, belediyeye yasalarca gençlik hizmetleri gibi belirli bir görev verilmişse, aynı zamanda belediye sınırları içindeki güvenliğin sağlanması da buna dahildir.
• Kişisel verilerin işlenmesine izin verilmiştir. Vatandaşlar hiçbir zaman izin vermeye zorlanmazlar.
• Meşru bir menfaat söz konusu olduğunda ve bu menfaat, ilgili kişilerin menfaatlerinden daha ağır bastığı durumlarda. Yasal bir görevi yerine getirirken, bu gerekçeye asla dayanamayız.

Kişisel verilerinizi esas olarak, yasal olarak belirlenmiş bir görevin yerine getirilmesi için gerekli olduğu için işliyoruz. Örneğin, sağlık hizmetlerinin sunulması, doğum bildirimi veya bir yardım ya da hibe başvurusu gibi durumlarda. Bunu yapmamızın nedeni, bunların kamu görevleri olmasıdır. Belediye, örneğin arazi satın alırken veya ticari faaliyetlerde bulunurken özel bir kişi gibi hareket edebilir. Bu durumda kişisel verilerin işlenmesi, örneğin bir sözleşmenin yerine getirilmesi için gerekli olması nedeniyle gerçekleştirilir.

Belediye, yalnızca önceden belirlenmiş bir amaç için gerekli olan kişisel verileri işler. Kişisel verileri mümkün olduğunca az işlemeyi hedefliyoruz. Buna veri minimizasyonu ilkesi denir. Bir görevi kişisel veriler kullanmadan veya bireylere atfedilemeyen verilerle yerine getirmek mümkünse, bunu yapıyoruz.

Kişisel veriler doğru olmalıdır. Yanlış olan kişisel verileri mümkün olan en kısa sürede silmek veya doğru hale getirmek için gerekli önlemleri alıyoruz.

Görevlerimizi ve sorumluluklarımızı layıkıyla yerine getirebilmek için belediye genellikle diğer taraflarla işbirliği yapar. Bu, örneğin polis gibi başka bir kamu kurumu olabilir, ancak bazen şirketler de olabilir. Diğer taraflarla kişisel veriler paylaştığımızda, bu veri paylaşımının uyması gereken şartlar ve koşullar konusunda anlaşmalar yaparız. Bu anlaşmalar yasalara uygundur ve biz de bunu denetleriz.

Kişisel verilerinizi bir şirkete işlettirirsek, bir veri işleme sözleşmesi imzalarız. Bu işleme sözleşmesinde, karşı tarafın kişisel verileri nasıl uygun bir şekilde işleyeceği konusunda anlaşmaya varırız. Böylelikle, yüksek bir güvenlik seviyesi sağlar ve kişisel verilerinizin gizliliğini koruruz. Bu işleyiciler arasında örneğin tahsilat ajansları, bulut ve barındırma hizmetleri sağlayıcıları ile BT hizmet sağlayıcıları yer alır. Kişisel verilerinizden her zaman nihai sorumluluk bize aittir.

Apeldoorn Belediyesi, yalnızca Avrupa Birliği veya Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) içindeki dış taraflarla işbirliği yapmaktadır. Bu kuraldan yalnızca istisnai durumlarda sapılmaktadır. AEA dışındaki taraflara kişisel veriler aktardığımızda, bu işlem, söz konusu ülkedeki veri koruma düzeyine ilişkin uygun düzenlemeler yapılması gibi, Genel Veri Koruma Yönetmeliği’nin (GDPR) gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilir. Kişisel Veriler Kurumu'nun web sitesi Bu konuda daha fazla bilgiyi orada bulabilirsiniz.

Kişisel verileri gerekli olandan daha uzun süre saklamıyoruz. Yürüttüğümüz birçok görev, kanun ve yönetmeliklerde tanımlanmıştır. Bu kanun ve yönetmeliklerde genellikle, bizim de uyduğumuz saklama süreleri belirtilmiştir. Bunun yanı sıra, belediye Arşiv Kanunu’na da uymak zorundadır. Kanunda herhangi bir saklama süresi belirtilmemişse, kişisel verileri yalnızca gerekli olduğu sürece saklarız. Bu süreçte, kişisel verilerin işlenmesinin amacını göz önünde bulundururuz.

Kişisel verilerinizi işlediğimizde, bunu neden yaptığımızı size bildiririz. Örneğin, bu genel gizlilik beyanı aracılığıyla. Bu bilgi edinme hakkının yanı sıra başka haklarınız da bulunmaktadır. Aşağıdaki haklardan yararlanabilirsiniz:

• Bilgi edinme hakkı

Belediyeye, hakkınızda hangi kişisel verileri sakladığını size göstermesini talep edebilirsiniz. Bu, hakkınızda işlediğimiz kişisel verilerin bir özetini size sunacağımız anlamına gelir.

• Düzeltme hakkı

Belediyeye kişisel verilerinizin düzeltilmesini veya tamamlanmasını talep edebilirsiniz. Örneğin, veriler doğru değilse veya eksikse.

• Verilerin silinmesini talep etme hakkı

Belediyeye kişisel verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz. Bazen bu veriler için katı bir saklama süresi uygulandığı için, her zaman tüm kişisel verileri silemeyebiliriz.

• İşlemenin sınırlandırılması hakkı

Belirli koşullar altında, belediyeden verilerinizin daha seyrek kullanılmasını veya kullanımının geçici olarak durdurulmasını talep edebilirsiniz.

• Veri taşınabilirliği hakkı

Bu hak sayesinde, belirli koşullar altında kişisel verilerinizin, bu verilere ihtiyaç duyan başka bir kuruluşa (dijital olarak) aktarılmasını sağlayabilirsiniz.

• Karar alınırken insani bir bakış açısına sahip olma hakkı

Belediye, kişisel verilerinize dayalı otomatik karar verme sürecini kullanmamaktadır. Örneğin, itiraz sürecinde bu haktan yararlanmak istediğinizi belirtebilirsiniz.

• İtiraz hakkı

Belirli koşullar altında, kişisel verilerinizin işlenmesine itiraz edebilirsiniz.

Ayrıca, kişisel verilerinizi rızanıza dayanarak işlediğimiz durumlarda, rızanızı geri çekebilirsiniz.

Sayfada GDPR ve Wpg ile ilgili talebin sunulması Haklarınızla ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz. Bu sayfadaki çevrimiçi formu kullanarak Apeldoorn Belediyesi’ne başvuruda bulunabilirsiniz.

Bu gizlilik hakları hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Örneğin, bu haklardan ne zaman yararlanabileceğinizi öğrenmek ister misiniz? Şu adreste: Kişisel Veriler Kurumu'nun web sitesi Orada da pek çok bilgi bulabilirsiniz.

Apeldoorn Belediyesi, kişisel verilerinizi özenle ele alır ve gizli tutar. Kişisel verilerinize hiçbir şekilde yetkisiz kişilerin erişimine izin vermeyiz ve kişisel verilerinizi korumak için hem teknik hem de organizasyonel önlemler alırız. Bu nedenle, kişisel verilerinizi yalnızca gizlilik yükümlülüğü bulunan kişiler işler ve çalışanlar sadece işleri için gerekli olan kişisel verilere erişebilir.

Apeldoorn Belediyesi, kişisel verileri yalnızca toplanma amaçları doğrultusunda işler. Bu süreçte, kişisel veriler için uygun teknik güvenlik önlemlerini de alıyoruz. Böylelikle kişisel veriler, imha edilmeye veya zarar görmeye karşı korunur. Bu konuda Bilgi Güvenliği Temel Standartları (BIO) ve Siber Güvenlik Kanunu’na uyuyoruz. Bu düzenlemeler ulusal hükümet tarafından belirlenmiştir ve bilgi güvenliğini yüksek seviyede tutmak için çok sayıda önlemi içermektedir.

Apeldoorn Belediyesi, yok tamamen otomatik karar verme sürecinin kullanılması. Bu, belediye çalışanlarının katılımı olmadan hiçbir kararın alınmayacağı anlamına gelir.

Çabalarımıza rağmen, ne yazık ki veri sızıntıları meydana gelebilir. Örneğin, bir e-postanın veya mektubun yanlış adrese gönderilmesi, bir web sitesinde çok fazla bilginin yer alması ya da bir dosyanın kaybolması gibi durumlar akla gelebilir. Bu durumlarda bir veri sızıntısı söz konusu olabilir. Bu durumu belediyeye bildirmeniz önemlidir. Böylece zararı önlemek ve/veya azaltmak için önlemler alabiliriz ve gerekirse ilgili kişileri bu ihlal hakkında bilgilendirmek isteriz.

Bir veri sızıntısı olduğundan şüpheleniyorsanız, bunu derhal Apeldoorn Belediyesi’ne şu yolla bildirin: datalek@apeldoorn.nl ya da 14055 numaralı telefonu arayarak. Bu durumda derhal harekete geçeceğiz.

Apeldoorn Belediyesi bir Veri Koruma Görevlisi (FG) atadı. FG, gizlilik mevzuatına uyum konusunda bağımsız, kurum içi denetçi konumundadır. FG, belediyenin bu mevzuata uyup uymadığını denetler ve bağımsız tavsiyelerde bulunabilir.

Apeldoorn Belediyesi’nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği’ni veya Polis Verileri Kanunu’nu uygulamasına ilişkin bir sorunuz veya şikayetiniz mi var? Bu durumda, Veri Koruma Görevlimizle aşağıdaki e-posta adresi üzerinden iletişime geçebilirsiniz: FG@apeldoorn.nl ya da posta adresimiz aracılığıyla.

Kişisel verilerinizin korunmasıyla ilgili sorularınızı, aşağıdaki adres üzerinden doğrudan bizimle iletişime geçerek de sorabilirsiniz: privacy@apeldoorn.nl.

Belediye tarafından talebinizin ele alınış şekliyle ilgili bir şikayetiniz mi var? Şu yolla şikayet değerlendirme prosedürü Apeldoorn Belediyesi’ne şikayette bulunmak.

Kişisel verilerin korunmasından sorumlu ulusal denetim kurumuna şikayette bulunma hakkınız bulunmaktadır: Kişisel Veriler Kurumu.