Політика конфіденційності муніципалітету Апелдорна

Органи управління муніципалітету несуть відповідальність за обробку даних, що здійснюється муніципалітетом або від його імені. Їх називають ‘контролерами’. У муніципалітеті діє низка органів управління:

• Мер.
• Колегія мера та заступників мера (колегія мера та заступників мера).
• Міська рада.

Муніципалітет Апелдорна має передбачені законом завдання та обов’язки. Для виконання цих завдань та обов’язків необхідна обробка персональних даних. Наприклад, якщо ви подаєте заявку на отримання паспорта або переїжджаєте до Апелдорна, ми обробляємо ваші персональні дані. Також може статися так, що ви самі надаєте муніципалітету персональні дані, наприклад, заповнюючи форму запису на прийом на нашому веб-сайті. Ми також обробляємо персональні дані у таких сферах, як дозволи, соціальні виплати, безпека та охорона здоров’я.

У деяких випадках муніципалітет обробляє особливі персональні дані. Особливі персональні дані — це, наприклад, дані про стан здоров’я особи або її етнічне походження. Особливі персональні дані отримують додатковий захист згідно з Загальним регламентом про захист даних (AVG) через їх чутливий характер. Це стосується, наприклад, Закону про молодь, Закону про участь та Закону про соціальну підтримку. На підставі цих законів ми несемо відповідальність, зокрема, за роботу з молоддю на території муніципалітету.

Ми повинні належним чином поводитися з персональними даними. Не лише з персональними даними наших мешканців, а й наших партнерів та власних співробітників. Тому ми дотримуємося низки основних принципів:

• Обробка персональних даних має бути законною. Це означає, що персональні дані обробляються лише за наявності так званої правової підстави. Існує шість таких підстав. Нижче наведено їх короткий опис.
• Обробка персональних даних здійснюється належним чином. Це означає, що обробка є добросовісною та чесною, а отже, не має, наприклад, дискримінаційного характеру.
• Обробка персональних даних відбувається прозоро. Це означає, що ми дотримуємося принципу прозорості у роботі з персональними даними. Ця політика конфіденційності є одним із способів, за допомогою яких ми прагнемо забезпечити прозорість у тому, як ми поводимося з вашими персональними даними.

Муніципалітет обробляє персональні дані лише за умови наявності чіткої мети. Це називається обмеженням обробки даними. Крім того, обробка персональних даних також повинна мати так звану правову підставу.

У Загальному регламенті про захист даних (AVG) визначено шість основних принципів:

• Обробка даних необхідна для виконання договору.
• Існує законодавчий обов’язок, якого муніципалітет повинен дотримуватися. Наприклад, реєстрація імені та адреси в Базовому реєстрі осіб (BRP) або видача офіційних документів, таких як паспорт чи посвідчення особи.
• З метою захисту життєво важливих інтересів, наприклад, коли людина втратила свідомість і необхідно повідомити її особисті дані.
• Обробка даних необхідна для виконання завдання, що становить суспільний інтерес, або для здійснення державних повноважень. Наприклад, коли на муніципалітет згідно із законом покладено певне завдання, таке як опіка над молоддю, а також забезпечення безпеки на території муніципалітету.
• Було надано згоду на обробку персональних даних. Мешканців ніколи не примушують надавати згоду.
• Якщо йдеться про виправданий інтерес, який має більшу вагу, ніж інтереси суб’єктів даних. Якщо ми виконуємо завдання, передбачене законом, ми ніколи не можемо посилатися на цю підставу.

Ми обробляємо ваші персональні дані головним чином тому, що це необхідно для виконання завдань, визначених законодавством. Наприклад, під час надання медичної допомоги, реєстрації народження або подання заявки на отримання допомоги чи субсидії. Ми робимо це, оскільки це є державними завданнями. Муніципалітет також може діяти як приватна особа, наприклад, коли ми купуємо землю або ведемо господарську діяльність. У таких випадках обробка персональних даних здійснюється, зокрема, тому що це необхідно для виконання договору.

Муніципалітет обробляє лише ті персональні дані, які необхідні для заздалегідь визначеної мети. Ми намагаємося обробляти якомога менше персональних даних. Це називається принципом мінімізації даних. Якщо є можливість виконати завдання без використання персональних даних або з використанням даних, які не дозволяють ідентифікувати конкретних осіб, ми це робимо.

Персональні дані мають бути точними. Ми вживаємо заходів, щоб якомога швидше видалити або виправити неточні персональні дані, щоб вони відповідали дійсності.

Щоб належним чином виконувати свої завдання та обов’язки, муніципалітет часто співпрацює з іншими сторонами. Це можуть бути, наприклад, інші державні органи, такі як поліція, а іноді й приватні компанії. Коли ми обмінюємося персональними даними з іншими сторонами, ми домовляємося про вимоги та умови, яким має відповідати цей обмін даними. Ці домовленості відповідають законодавству, і ми це перевіряємо.

Якщо ми доручаємо обробку ваших персональних даних іншій компанії, ми укладаємо договір про обробку даних. У цій угоді про обробку даних ми домовляємося про те, як інша сторона має належним чином поводитися з персональними даними. Таким чином ми забезпечуємо належний рівень безпеки та зберігаємо конфіденційність ваших персональних даних. Такими обробниками даних є, наприклад, колекторські агентства, хмарні та хостингові компанії, а також постачальники ІТ-послуг. Ми завжди несемо кінцеву відповідальність за ваші персональні дані.

Муніципалітет Апелдорна залучає зовнішніх партнерів виключно в межах Європейського Союзу або Європейського економічного простору (ЄЕП). Від цих правил відступають лише у виняткових випадках. Коли ми передаємо персональні дані суб’єктам за межами ЄЕЗ, це відбувається відповідно до вимог Загального регламенту про захист даних (GDPR), зокрема шляхом укладення відповідних угод щодо рівня захисту даних у цій країні. На веб-сайт Управління з питань захисту персональних даних там ви зможете знайти більше інформації з цього приводу.

Ми зберігаємо персональні дані не довше, ніж це необхідно. Багато завдань, які ми виконуємо, визначені в законах та нормативних актах. У цих законах та нормативних актах часто також вказані строки зберігання, яких ми дотримуємося. Крім того, муніципалітет також повинен дотримуватися Закону про архівування. Якщо в законі не передбачено строків зберігання, ми зберігаємо персональні дані лише стільки, скільки це необхідно. При цьому ми враховуємо мету обробки персональних даних.

Коли ми обробляємо ваші персональні дані, ми повідомляємо вам, з якою метою це робимо. Наприклад, через цю загальну політику конфіденційності. Окрім цього права на інформацію, у вас є й інші права. Ви можете скористатися такими правами:

• Право на доступ до інформації

Ви можете звернутися до муніципалітету з проханням надати вам інформацію про те, які ваші персональні дані зберігаються в муніципалітеті. Це означає, що ми надамо вам перелік персональних даних, які ми обробляємо щодо вас.

• Право на виправлення

Ви можете звернутися до муніципалітету з проханням внести зміни або доповнити ваші персональні дані. Наприклад, якщо дані є неточними або неповними.

• Право на видалення даних

Ви можете звернутися до муніципалітету з проханням видалити ваші персональні дані. Оскільки іноді існують суворі терміни зберігання, ми не завжди можемо видалити всі персональні дані.

• Право на обмеження обробки даних

За певних обставин ви можете звернутися до муніципалітету з проханням рідше використовувати ваші дані або тимчасово припинити їх використання.

• Право на перенесення даних

Завдяки цьому праву ви можете за певних умов домогтися, щоб ваші персональні дані були (в електронному вигляді) передані іншій організації, якій вони потрібні.

• Право на врахування людського фактора при прийнятті рішення

Муніципалітет не використовує автоматизовані процеси прийняття рішень на основі ваших персональних даних. Наприклад, у рамках процедури оскарження ви можете вказати, що бажаєте скористатися цією можливістю.

• Право на оскарження

За певних обставин ви можете подати заперечення проти обробки ваших персональних даних.

Крім того, ви можете відкликати свою згоду, якщо ми зібрали ваші персональні дані на підставі вашої згоди.

На сторінці Подання запиту щодо GDPR та Wpg тут ви знайдете більше інформації про свої права. Ви можете подати запит до муніципалітету Апелдорна, скориставшись онлайн-формою на цій сторінці.

Хочете дізнатися більше про ці права на конфіденційність? Наприклад, коли ви можете ними скористатися? На сайті веб-сайт Управління з питань захисту персональних даних там ви також можете знайти багато інформації.

Муніципалітет Апелдорна дбайливо ставиться до ваших персональних даних і забезпечує їх конфіденційність. Ми ніколи не надаємо доступ будь-кому без підстав і вживаємо як технічних, так і організаційних заходів для захисту ваших персональних даних. Зокрема, ваші персональні дані обробляють лише особи, на яких покладено обов’язок дотримання конфіденційності, а співробітники мають доступ лише до тих персональних даних, які необхідні для виконання їхніх службових обов’язків.

Муніципалітет Апелдорна обробляє персональні дані виключно з тією метою, для якої вони були зібрані. При цьому ми також забезпечуємо належний технічний захист персональних даних. Таким чином, персональні дані захищаються від знищення або пошкодження. Ми дотримуємося вимог Базових стандартів інформаційної безпеки (BIO) та Закону про кібербезпеку. Ці норми встановлені урядом країни та описують значну кількість заходів, спрямованих на підтримання належного рівня інформаційної безпеки.

Муніципалітет Апелдорна здійснює немає використання повністю автоматизованого процесу прийняття рішень. Це означає, що жодні рішення не приймаються без участі співробітника муніципалітету.

На жаль, незважаючи на наші зусилля, витоки даних можуть траплятися. Наприклад, це може бути помилкова адреса електронного листа чи листа, веб-сайт, на якому розміщено занадто багато інформації, або втрата досьє. У таких випадках може йтися про витік даних. Важливо, щоб ви повідомили про це муніципалітет. Тоді ми зможемо вжити заходів для запобігання та/або зменшення збитків і, за необхідності, поінформуємо відповідних осіб про цей випадок порушення.

Якщо у вас є підозра, що стався витік даних, негайно повідомте про це муніципалітет Апелдорна через datalek@apeldoorn.nl або за телефоном 14055. Ми негайно вживемо відповідних заходів.

Муніципалітет Апелдорна призначив уповноваженого з питань захисту даних (FG). FG є незалежним внутрішнім наглядовим органом, що контролює дотримання законодавства про захист персональних даних. FG перевіряє, чи дотримується муніципалітет цього законодавства, та може надавати незалежні рекомендації.

Чи маєте ви запитання або скаргу щодо виконання муніципалітетом Апелдорна Загального регламенту про захист даних або Закону про поліцейські дані? У такому разі зверніться до нашого уповноваженого з питань захисту даних за електронною адресою FG@apeldoorn.nl або на нашу поштову адресу.

З питаннями щодо захисту ваших персональних даних ви також можете звернутися, зв’язавшись з нами безпосередньо через privacy@apeldoorn.nl.

Чи є у вас скарга щодо того, як муніципалітет розглянув ваш запит? Ви можете через процедура розгляду скарг подати скаргу до муніципалітету Апелдорна.

Ви маєте право подати скаргу до національного органу нагляду з питань захисту персональних даних: Управління з питань захисту персональних даних.