Ausschreibungs- und Beschaffungsrichtlinien

Die Gemeinden im „Stedendriehoek“ blicken auf eine lange Tradition der Zusammenarbeit im Bereich Beschaffung und Ausschreibungen zurück, mit dem Ziel, die Professionalität der Beschaffungsfunktion zu fördern und die Beschaffungskosten zu senken.

Die Zusammenarbeit zielt auf Folgendes ab:

1. die Einleitung gemeinsamer Ausschreibungen. Als Ausgangspunkt für diese Zusammenarbeit gilt die Absicht, bei (europäischen) Ausschreibungen zusammenzuarbeiten;
2. die Förderung einer transparenten Arbeitsweise, die Analyse und Erkennung finanzieller und verwaltungstechnischer Risiken, die Formulierung von Verbesserungsmöglichkeiten sowie den gegenseitigen Austausch über relevante Entwicklungen;
3. Senkung der Beschaffungskosten durch: Optimierung des taktischen Beschaffungsprozesses (u. a. Spezifizierung und Auswahl durch einheitliche Richtlinien, Systeme, Konditionen, Dokumente usw.) und Optimierung des Einsatzes von Beschaffungskompetenz;
4. Erfahrungsaustausch, Weitergabe und Erweiterung von Wissen.

Die folgenden Gemeinden gehören zur Beschaffungsgemeinschaft der Region Stedendriehoek (in alphabetischer Reihenfolge)

• Apeldoorn
• Brummen
• Deventer
• Epe
• Lochem
• Olst-Wijhe
• Raalte
• Voorst
• Zutphen.

Diese regionale Beschaffungsrichtlinie ist für alle teilnehmenden Gemeinden der Region grundsätzlich einheitlich und gilt für alle Beschaffungen und Ausschreibungen.

Darüber hinaus können für jede Gemeinde in einzelnen Bereichen nähere Rahmenbedingungen festgelegt und Ziele formuliert werden. Diese werden in einem gemeindespezifischen Anhang festgehalten. Ein gemeindespezifischer Anhang ist integraler Bestandteil dieser Richtlinie.

In dieser Beschaffungs- und Ausschreibungsrichtlinie gelten folgende Begriffsbestimmungen:

a. Ausschreibung: der Prozess, der der Vergabe eines Auftrags an einen Unternehmer zur Ausführung von Bauleistungen oder zur Erbringung von Dienstleistungen bzw. zur Lieferung von Produkten vorausgeht
b. Konzessionsvertrag für Bauleistungen oder Dienstleistungen: Ein Konzessionsvertrag ist ein Vertrag mit einem Unternehmer über die Ausführung eines Bauvorhabens oder einer Dienstleistung. Ein Beispiel hierfür ist der Betrieb eines kommunalen Parkhauses durch ein Unternehmen;
c. Vertragspartner: die im Vertrag genannte Gegenpartei der Gemeinde;
d. Dienstleistungen: Dienstleistungen im Sinne von Artikel 1.1 des Vergabegesetzes.
e. Schwellenwert(e): Kommunen müssen die europäischen Schwellenwerte berücksichtigen. Ein öffentlicher Auftrag, dessen Auftragswert den Schwellenwert erreicht oder übersteigt, muss auf europäischer Ebene ausgeschrieben werden. Die wichtigsten europäischen Schwellenwerte sind in Art. 4 der Richtlinie 2014/24 festgelegt. In Artikel 5 wird die Art und Weise der Berechnung der Schwellenwerte festgelegt. Die Schwellenwerte werden alle zwei Jahre von der Europäischen Kommission auf der Grundlage des durchschnittlichen Tageskurses des Euro neu festgelegt;
f. Europäische (öffentliche) Ausschreibungen: Ausschreibung, bei der die öffentliche Einrichtung auf europäischer Ebene eine öffentliche Bekanntmachung für einen Auftrag veröffentlicht. Es herrscht freier Wettbewerb zwischen allen Unternehmern in der EU;
g. Gemeinde: teilnehmende Gemeinde oder Gemeinden der Beschaffungsgemeinschaft, die diesen allgemeinen Teil dieser Beschaffungs- und Vergabepolitik anwenden;
Beschaffung: (rechts) Handlungen der Gemeinde, die auf den Erwerb von Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen abzielen und zu einer (1) oder mehreren Rechnungen eines Unternehmers im Zusammenhang mit den genannten Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen führen;
h. Beschaffung: (Rechts-)Handlungen der Gemeinde, die auf den Erwerb von Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen abzielen und zu einer (1) oder mehreren Rechnungen eines Unternehmers im Zusammenhang mit den genannten Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen führen;
i. Beratungsfunktion im Einkauf: Eine Funktion, deren Schwerpunkt auf der Entwicklung von Strategien, der Verfolgung relevanter Entwicklungen sowie der Begleitung und/oder Beratung von Haushaltsverantwortlichen bei Ausschreibungen liegt. Je nach Gemeinde wird diese Position als Beschaffungsberater, Beschaffungskoordinator, Koordinator oder Beschaffungsteam bezeichnet;
j. Lieferungen: Lieferungen im Sinne von Artikel 1.1 des Vergabegesetzes.
k. Angebot: ein Angebot im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs;
l. Angebotsanfrage: ein einfacher oder mehrteiliger Antrag der Gemeinde auf die Erbringung von Leistungen oder eine (europäische) Ausschreibung gemäß dem Vergabegesetz von 2012 und den europäischen Vergaberichtlinien 2014/24/EU und 2014/23/EU;
m. Unternehmer: ein ‘Auftragnehmer’, ein ‘Lieferant’ oder ein ‘Dienstleister’;
n. Rechtmäßigkeit: Einkäufe gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften;
o. Sozialorientierte Auftragsvergabe: Soziale Auftragsvergabe bedeutet die Einbeziehung sozialer Bedingungen, Anforderungen und Wünsche in Beschaffungs- und Ausschreibungsverfahren, damit Unternehmer einen Beitrag zur Umsetzung der Politik der Gemeinden leisten, die darauf abzielt, Menschen mit einer Entfernung zum Arbeitsmarkt Beschäftigungsmöglichkeiten zu bieten und/oder eine gesellschaftliche Aktivität durchzuführen;
S. Vollmacht: die Befugnis, im Namen eines Verwaltungsorgans privatrechtliche Rechtshandlungen vorzunehmen.
q. Arbeiten: Arbeiten im Sinne von Artikel 1.1 des Vergabegesetzes.
Funktion als Beschaffungsberater: Eine Funktion, die auf die Entwicklung von Strategien, die Verfolgung relevanter Entwicklungen sowie die Begleitung und/oder Beratung von Budgetverantwortlichen bei Ausschreibungen ausgerichtet ist. Je nach Gemeinde wird diese Funktion als Beschaffungsberater, Beschaffungskoordinator, Koordinator oder Beschaffungsteam bezeichnet;
Lieferungen: Lieferungen im Sinne von § 1.1 des Vergabegesetzes.
Angebot: ein Angebot im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs;
Angebotsanfrage: eine einfache oder mehrfache Anfrage der Gemeinde bezüglich zu erbringender Leistungen oder eine (europäische) Ausschreibung gemäß dem Vergabegesetz von 2012 und den europäischen Vergaberichtlinien 2014/24/EU und 2014/23/EU;
Unternehmer: ein ‘Bauunternehmer’, ein ‘Lieferant’ oder ein ‘Dienstleister’;

Die Gemeinde Apeldoorn führt ein fortlaufendes Auswahlverfahren durch, um Bauunternehmern die Möglichkeit zu geben, sich für freihändige Vergaben von Infrastrukturarbeiten zu bewerben.

Das Verfahren umfasst die Eintragung in die Interessentenliste. Sollte sich anschließend eine freihändige Ausschreibung ergeben, wird dies über Qfact allen Parteien auf der Interessentenliste mitgeteilt. Diese entscheiden anhand allgemeiner Projektdaten (Art, Umfang, Ausführungszeitraum) selbst, ob sie an der Auslosung teilnehmen möchten.

Bei der Auslosung wird die Bewertung des Auftragnehmers anhand früherer Projekte (Past Performance) sowie früher eingereichter Angebote die Chancen bei der Auslosung beeinflussen. Das bekundete Interesse und damit die Anmeldung zur Auslosung ist nicht völlig unverbindlich. Ein Rückzug kann schwerwiegende Folgen haben; die genaue Vorgehensweise entnehmen Sie bitte den Anforderungen und Unterlagen, die in der Ausschreibung enthalten sind.

Sind Sie Bauunternehmer und haben Sie Interesse? Sie können sich ab sofort bei Bei Qfact anmelden.

Mit dieser Beschaffungs- und Ausschreibungspolitik wollen die Gemeinden folgende Ziele erreichen:

a. Rechtmäßige und zweckmäßige Beschaffung, damit öffentliche Gelder auf kontrollierbare und verantwortungsvolle Weise verwendet und ausgegeben werden.
Zu diesem Zweck hält sich die Gemeinde an die geltenden Gesetze und Vorschriften sowie an die Bestimmungen der Beschaffungs- und Vergabepolitik. Darüber hinaus beschafft die Gemeinde effizient und effektiv. Die Anstrengungen und Ausgaben müssen tatsächlich zur Erreichung des angestrebten Ziels beitragen.

b. Ein integrer, zuverlässiger, sachlicher und professioneller Einkäufer und Auftraggeber sein. Professionalität bedeutet, bewusst und sachlich mit dem Beschaffungswesen umzugehen. Es wird kontinuierlich in Fachwissen über die zu beschaffenden Lieferungen, Dienstleistungen und Bauleistungen, die Marktbedingungen sowie die einschlägigen Gesetze und Vorschriften investiert. Das Streben nach professioneller Auftraggeberrolle drückt sich aus in Engagement für die Beschaffungsziele, zügiger Entscheidungsfindung, angemessenem Risikomanagement, Vertrauen in den Unternehmer sowie in gegenseitigem Respekt zwischen der Gemeinde und dem Unternehmer. Die Gemeinde ist bestrebt, dem Unternehmer alle Informationen und Daten zur Verfügung zu stellen, soweit diese im Rahmen des Beschaffungsprozesses erforderlich sind.

c. Beschaffung zum bestmöglichen (Gesamt-)Preis-Leistungs-Verhältnis.
Bei der Beschaffung von Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen kann die Gemeinde auch interne und sonstige (externe) kommunale Kosten in die Abwägung einbeziehen. Auch die Qualität der zu beschaffenden Lieferungen, Dienstleistungen und Bauleistungen spielt eine wichtige Rolle.

d. Einen kontinuierlichen positiven Beitrag zum Gesamtleistungsniveau der
Gemeinde.
Die Beschaffung hat einen wesentlichen Einfluss auf das gesamte Leistungsniveau der Gemeinde und trägt unmittelbar und kontinuierlich dazu bei. Die konkreten Ziele der Beschaffung leiten sich dabei stets direkt aus den kommunalen Zielen ab.

e. Die Gemeinde legt größten Wert auf eine Verringerung des Verwaltungsaufwands sowohl für sich selbst als auch für die Unternehmer.
Sowohl die Gemeinde als auch die Unternehmer müssen im Rahmen des Beschaffungs- und Ausschreibungsprozesses zahlreiche Verwaltungsaufgaben erledigen. Die Gemeinde verringert diesen Aufwand, indem sie beispielsweise angemessene Anforderungen und Kriterien festlegt und einen effizienten Prozess durchführt. Konkret kann die Gemeinde zu diesem Zweck – sofern nicht vorgeschrieben – auf digitale Beschaffungs- und Ausschreibungsverfahren zurückgreifen. Die Gemeinde nutzt, soweit möglich, das Einheitliche Europäische Ausschreibungsdokument.

f. Diese Beschaffungs- und Ausschreibungsrichtlinie orientiert sich so weit wie möglich an den allgemeinen Richtlinien der Gemeinden.
Um diese Ziele zu erreichen, wurden in dieser Beschaffungs- und Ausschreibungsrichtlinie rechtliche, ethische und ideelle sowie wirtschaftliche und organisatorische Grundsätze festgelegt. Diese Grundsätze werden in den folgenden Kapiteln und/oder im gemeindespezifischen Anhang näher erläutert.

Die Gemeinde hält sich an die einschlägigen Gesetze und Vorschriften. Bei der Durchführung von Ausschreibungen gelten die folgenden rechtlichen Rahmenbedingungen:

a. Das geänderte Vergabegesetz von 2012 setzt seit dem 1. Juli 2016 die europäischen Richtlinien 2014/24/EU und 2014/25/EU (‘Vergaberichtlinien’) um, die Konzessionsrichtlinien 2014/23/EU und die Richtlinie 2007/66/EU (‘Rechtsschutzrichtlinie’). Dieses Gesetz bietet einen einheitlichen Rahmen für öffentliche Aufträge und Konzessionsaufträge oberhalb und – in begrenztem Umfang – unterhalb der (europäischen) Schwellenwerte sowie für den Rechtsschutz bei (europäischen) Ausschreibungen.

b. Europäische Rechtsvorschriften: Rechtsvorschriften im Bereich des öffentlichen Auftragswesens, die von der Europäischen Union stammen. Die ‘Vergaberichtlinien’ und die ‘Konzessionsrichtlinie’ bilden derzeit die wichtigste Grundlage. Die Auslegung dieser Vergaberichtlinien kann sich aus Grünbüchern, Auslegungsmitteilungen usw. der Europäischen Kommission ergeben;

c. Leitfaden zur Verhältnismäßigkeit: Der (überarbeitete) Leitfaden zur Verhältnismäßigkeit 2016 ist in seiner Gesamtheit die im Vergabebeschluss vorgesehene Richtlinie und bietet Anhaltspunkte für eine angemessene Anwendung des Verhältnismäßigkeitsprinzips.

d. Ausschreibungsordnung für Bauarbeiten: Die ARW 2016 enthält Verfahrensvorschriften zur Durchführung von Ausschreibungen für Bauarbeiten.

e. das Bürgerliche Gesetzbuch: der rechtliche Rahmen für Verträge;

f. das Gemeindegesetz: der rechtliche Rahmen für Gemeinden;

g. die Finanzverordnung: Verordnung auf der Grundlage von § 212 der Gemeindeverordnung;

h. der Beschluss der Gemeinde über die Erteilung des Mandats.

Es gibt zwei Grundsätze.

1. 1. 1. Allgemeine Grundsätze des Vergaberechts
         Die Gemeinde beachtet bei öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen oberhalb der (europäischen) Schwellenwerte sowie bei öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen unterhalb der (europäischen) Schwellenwerte, die von eindeutiger grenzüberschreitender Bedeutung sind, die folgenden allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts:
         a. Gleichbehandlung: Gleichartige Umstände dürfen nicht unterschiedlich behandelt werden, es sei denn, diese Ungleichbehandlung ist objektiv gerechtfertigt. Auch versteckte oder indirekte Diskriminierung ist verboten;
         b. Nichtdiskriminierung: Diskriminierung aufgrund der Staatsangehörigkeit ist nicht zulässig;
         c. Transparenz: Das angewandte Verfahren muss nachvollziehbar (und somit überprüfbar) sein. Dies ergibt sich logischerweise aus dem Grundsatz der Gleichbehandlung. Normal sorgfältig und aufmerksame Bieter müssen wissen, woran sie sind;
         d. Verhältnismäßigkeit (Verhältnismäßigkeit): Die an die Bieter gestellten Anforderungen, Bedingungen und Kriterien dürfen im Verhältnis zum Auftragsgegenstand nicht unverhältnismäßig sein. Die Gemeinde wendet den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bei den an Bieter und Angebote zu stellenden Anforderungen, Bedingungen und Kriterien sowie in Bezug auf die Vertragsbedingungen an;
         e. gegenseitige Anerkennung: Dienstleistungen und Waren von Unternehmen aus anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union müssen zugelassen werden, sofern diese Dienstleistungen und Waren den berechtigten Bedürfnissen der Gemeinde in gleichwertiger Weise gerecht werden können.
         f. Objektivität: Das Vorgehen der Gemeinde muss nicht nur transparent, sondern auch objektiv und (hinsichtlich der inhaltlichen Aspekte) überprüfbar sein.

    

   2. Allgemeine Grundsätze der ordnungsgemäßen Verwaltung
   Die Gemeinde beachtet bei ihren Beschaffungen die allgemeinen Grundsätze der ordnungsgemäßen Verwaltung, wie beispielsweise den Gleichheitsgrundsatz, den Begründungsgrundsatz und den Vertrauensgrundsatz.

Öffentliche Aufträge und Konzessionsverträge mit eindeutig grenzüberschreitender Bedeutung sind öffentliche Aufträge und Konzessionsverträge, an denen außerhalb der Niederlande ansässige Unternehmer Interesse haben oder haben könnten.

Dies kann sich aus der durchgeführten Marktanalyse ergeben.

Ob ein öffentlicher Auftrag oder ein Konzessionsvertrag ein eindeutiges grenzüberschreitendes Interesse aufweist, hängt von verschiedenen Umständen ab. Maßgeblich sind dabei die Art des Auftrags, der (geografische) Ort der Ausführung und der Auftragswert (nahe am europäischen Schwellenwert).

Die Beschaffung erfolgt unter Beachtung der geltenden Mandats- und Vollmachtsregelung der Gemeinde.

Die Gemeinde möchte sich nur an Verpflichtungen und Verbindlichkeiten binden, die auf rechtswirksamen Beschlüssen und einer zivilrechtlichen Vertretung beruhen.

Das Vergabegesetz von 2012 sieht – als flankierende Maßnahme – die Empfehlung ‘Beschwerdebearbeitung bei Ausschreibungen’ vor. Diese Empfehlung enthält einen Standard für die freiwillige (lokale) Bearbeitung von Beschwerden im Rahmen von Ausschreibungen. Darüber hinaus bietet sie einen Rahmen für die Arbeitsweise der nationalen Kommission der Vergabeexperten.

Es wird darauf hingewirkt, dass die Parteien Streitigkeiten einvernehmlich beilegen und nicht unnötigerweise vor Gericht bringen. Die Kommission der Ausschreibungsexperten befasst sich nicht mit Beschwerden, die nicht zuvor bei den öffentlichen Auftraggebern eingereicht wurden.

Die Bearbeitung von Beschwerden erfolgt gemäß dem im gemeindespezifischen Anhang festgelegten Verfahren.