Polityka przetargowa i zakupowa

Gminy w regionie Stedendriehoek mają długą historię współpracy w zakresie zakupów i przetargów, której celem jest podnoszenie profesjonalizmu funkcji zakupowej oraz obniżanie kosztów zakupów.

Współpraca ma na celu:

1. inicjowanie wspólnych przetargów. Punktem wyjścia dla tej współpracy jest zamiar współpracy w zakresie przetargów (europejskich);
2. promowanie przejrzystości w pracy, analizowanie i identyfikowanie ryzyk finansowych i zarządczych, formułowanie propozycji usprawnień oraz wzajemne informowanie się o istotnych zmianach;
3. obniżenie kosztów zakupów poprzez: optymalizację taktycznego procesu zakupowego (m.in. określanie specyfikacji i dokonywanie wyboru dzięki ujednoliceniu polityki, systemów, warunków, dokumentów itp.) oraz optymalizację wykorzystania wiedzy eksperckiej w zakresie zakupów;
4. wymiana doświadczeń, dzielenie się wiedzą i jej poszerzanie.

Poniższe gminy wchodzą w skład partnerstwa zakupowego regionu Stedendriehoek (w porządku alfabetycznym)

• Apeldoorn
• Brummen
• Deventer
• Epe
• Lochem
• Olst-Wijhe
• Raalte
• Voorst
• Zutphen.

Ta regionalna polityka zamówień publicznych jest zasadniczo taka sama dla wszystkich gmin uczestniczących w programie i ma zastosowanie do wszystkich zamówień publicznych i przetargów.

Ponadto w poszczególnych gminach można ustanowić bardziej szczegółowe ramy i sformułować cele w poszczególnych obszarach. Zostaną one zapisane w załączniku dotyczącym danej gminy. Załącznik dotyczący danej gminy stanowi integralną część niniejszej polityki.

W niniejszej polityce zakupów i zamówień publicznych przez: rozumie się:

a. Przetargi: proces poprzedzający zlecenie przedsiębiorcy wykonania robót budowlanych lub świadczenia usług lub dostawy produktów
b. Umowa koncesyjna dotycząca robót budowlanych lub usług: umowa koncesyjna to umowa zawarta z przedsiębiorcą w celu wykonania robót budowlanych lub świadczenia usług. Przykładem może być prowadzenie gminnego parkingu wielopoziomowego przez przedsiębiorstwo;
c. Kontrahent: strona przeciwna Gminy, wymieniona w umowie;
d. Usługi: Usługi, o których mowa w art. 1 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
e. Wartość(y) progowa(e): Gminy muszą uwzględniać europejskie progi wartościowe. Zamówienie publiczne, którego wartość jest równa lub wyższa od progu wartościowego, musi zostać ogłoszone w ramach europejskiego postępowania przetargowego. Najważniejsze europejskie progi wartościowe zostały określone w art. 4 dyrektywy 2014/24. W art. 5 określono sposób obliczania wartości progowych. Wartości progowe są co dwa lata weryfikowane przez Komisję Europejską na podstawie średniego dziennego kursu euro;
f. Europejskie (publiczne) przetargi: przetarg, w ramach którego organizacja publiczna na szczeblu europejskim ogłasza zaproszenie do składania ofert. Pomiędzy wszystkimi przedsiębiorcami z UE panuje swobodna konkurencja;
g. Gmina: gmina lub gminy uczestniczące we współpracy w zakresie zamówień publicznych, które stosują tę ogólną część niniejszej polityki zamówień publicznych i przetargowej;
Zamówienia publiczne: czynności (prawne) gminy mające na celu nabycie dostaw, usług lub robót budowlanych, w wyniku których wystawiana jest jedna (1) lub więcej faktur przez przedsiębiorcę w związku z przedmiotowymi dostawami, usługami lub robotami budowlanymi;
h. Zamówienia publiczne: czynności prawne gminy mające na celu nabycie dostaw, usług lub robót budowlanych, w wyniku których wystawiane są jedna (1) lub więcej faktur przez przedsiębiorcę w związku z przedmiotowymi dostawami, usługami lub robotami budowlanymi;
i. Funkcja doradztwa w zakresie zakupów: stanowisko polegające na opracowywaniu polityki, śledzeniu istotnych zmian oraz wspieraniu i/lub doradzaniu osobom odpowiedzialnym za budżet w zakresie przetargów. W zależności od gminy stanowisko to nosi nazwę doradcy ds. zamówień publicznych, koordynatora ds. zamówień publicznych, kierownika ds. zamówień publicznych lub zespołu ds. zamówień publicznych;
j. Dostawy: Dostawy, o których mowa w art. 1 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
k. Oferta: oferta w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
l. Zapytanie ofertowe: pojedynczy lub wielokrotny wniosek gminy dotyczący usług, które mają zostać wykonane, lub (europejski) przetarg zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych z 2012 r. oraz europejskimi dyrektywami w sprawie zamówień publicznych 2014/24/UE i 2014/23/UE;
m. Przedsiębiorca: ‘wykonawca’, ‘dostawca’ lub ‘usługodawca’;
n. Zgodność z prawem: dokonywanie zakupów zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami;
o. Zamówienia publiczne z uwzględnieniem aspektów społecznych: Zamówienia publiczne z uwzględnieniem aspektów społecznych polegają na uwzględnianiu warunków, wymagań i oczekiwań społecznych w procesach zakupowych i przetargowych, tak aby przedsiębiorcy przyczyniali się do realizacji polityki gmin w zakresie zapewniania zatrudnienia osobom mającym trudności z wejściem na rynek pracy i/lub prowadzenia działalności społecznej;
str. Pełnomocnictwo: uprawnienie do podejmowania w imieniu organu administracyjnego decyzji dotyczących czynności prawnych z zakresu prawa prywatnego.
q. Praca: Prace, o których mowa w art. 1 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Stanowisko doradcy ds. zamówień publicznych: stanowisko polegające na opracowywaniu polityki, śledzeniu istotnych zmian oraz wspieraniu i/lub doradzaniu osobom odpowiedzialnym za budżet w zakresie przetargów. W zależności od gminy stanowisko to nosi nazwę doradcy ds. zamówień publicznych, koordynatora ds. zamówień publicznych, kierownika ds. zamówień publicznych lub zespołu ds. zamówień publicznych;
Dostawy: Dostawy, o których mowa w art. 1 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Oferta: oferta w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
Zapytanie ofertowe: pojedyncze lub wielokrotne zapytanie gminy dotyczące usług, które mają zostać wykonane, lub przetarg (europejski) zgodny z ustawą o zamówieniach publicznych z 2012 r. oraz europejskimi dyrektywami w sprawie zamówień publicznych 2014/24/UE i 2014/23/UE;
Przedsiębiorca: ‘wykonawca’, ‘dostawca’ lub ‘usługodawca’;

Gmina Apeldoorn prowadzi stałą procedurę selekcyjną, aby umożliwić wykonawcom zgłaszanie się do przetargów niepublicznych na roboty infrastrukturalne.

Procedura polega na wpisaniu się na listę zainteresowanych. Jeśli następnie pojawi się przetarg niepubliczny, zostanie to zgłoszone za pośrednictwem platformy Qfact wszystkim podmiotom znajdującym się na liście zainteresowanych. Na podstawie ogólnych danych dotyczących projektu (rodzaj, zakres, okres realizacji) podmioty te samodzielnie decydują, czy chcą wziąć udział w losowaniu.

W trakcie losowania na szanse w losowaniu wpływ będzie miała ocena wykonawcy na podstawie wcześniej zrealizowanych projektów (Past Performance) oraz wcześniej złożonych ofert. Wyrażone zainteresowanie, a tym samym zgłoszenie udziału w losowaniu, nie jest całkowicie bez zobowiązań. Wycofanie się może mieć poważne konsekwencje; dokładny sposób postępowania można znaleźć w wymaganiach i dokumentach zawartych w przetargu.

Czy jest Pan/Pani wykonawcą i jest Pan/Pani zainteresowany/a? Od dzisiaj może się Pan/Pani zarejestrować w Zaloguj się do Qfact.

Poprzez niniejszą politykę zamówień publicznych i przetargów gminy zamierzają zrealizować następujące cele:

a. Przeprowadzanie zamówień publicznych zgodnie z prawem i w sposób efektywny, tak aby środki wspólnotowe były wykorzystywane i wydatkowane w sposób podlegający kontroli i odpowiedzialny.
W tym celu gmina przestrzega obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych oraz postanowień polityki zamówień publicznych. Ponadto gmina realizuje zamówienia w sposób wydajny i skuteczny. Wysiłki i wydatki muszą faktycznie przyczyniać się do osiągnięcia zamierzonego celu.

b. Być uczciwym, godnym zaufania, rzeczowym i profesjonalnym nabywcą oraz zleceniodawcą. Profesjonalizm oznacza świadome i rzeczowe podejście do procesu zamówień publicznych. Nieustannie inwestujemy w wiedzę merytoryczną dotyczącą zamawianych dostaw, usług i robót budowlanych, warunków rynkowych oraz odpowiednich przepisów i regulacji. Dążenie do profesjonalnego pełnienia roli zamawiającego przejawia się w zaangażowaniu w realizację celów zakupowych, sprawnym podejmowaniu decyzji, odpowiednim zarządzaniu ryzykiem, zaufaniu do przedsiębiorcy oraz wzajemnym szacunku między gminą a przedsiębiorcą. Gmina dokłada starań, aby przekazać Wykonawcy wszelkie informacje i dane, o ile są one niezbędne w ramach procesu zamówień publicznych.

c. Dokonywanie zakupów przy zachowaniu najbardziej optymalnego (całościowego) stosunku ceny do jakości.
Przy zamawianiu dostaw, usług lub robót budowlanych gmina może również uwzględnić w swojej ocenie koszty wewnętrzne oraz inne (zewnętrzne) koszty gminne. Istotną rolę odgrywa również jakość zamawianych dostaw, usług i robót budowlanych.

d. Stałe, pozytywne przyczynianie się do ogólnego poziomu wyników
Gmina.
Zakupy mają istotny wpływ na ogólny poziom wydajności gminy i wnoszą do niego bezpośredni i stały wkład. Konkretne cele w zakresie zakupów wynikają przy tym zawsze bezpośrednio z celów gminy.

e. Gmina stawia na pierwszym miejscu zmniejszenie obciążeń administracyjnych zarówno dla siebie, jak i dla przedsiębiorców.
Zarówno gmina, jak i przedsiębiorcy wykonują wiele czynności administracyjnych w ramach procesu zakupów i przetargów. Gmina zmniejsza te obciążenia, na przykład poprzez ustanowienie proporcjonalnych wymagań i kryteriów oraz poprzez sprawne przeprowadzenie procesu. Konkretnie, o ile nie jest to obowiązkowe, gmina może w tym celu korzystać z elektronicznych systemów zamówień publicznych (i przetargów). Gmina stosuje, w miarę możliwości, Jednolity Europejski Dokument Przetargowy.

f. Niniejsza polityka zamówień publicznych i przetargów jest w jak największym stopniu zgodna z ogólną polityką gmin.
Aby zrealizować te cele, w niniejszej Polityce zamówień publicznych i przetargów określono zasady prawne, etyczne i ideowe, a także ekonomiczne i organizacyjne. Zasady te zostały szczegółowo omówione w kolejnych rozdziałach i/lub w załączniku dotyczącym konkretnej gminy.

Gmina przestrzega odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych. Przy przeprowadzaniu postępowania przetargowego obowiązują następujące ramy prawne:

a. Zmieniona ustawa o zamówieniach publicznych z 2012 r. wdraża od 1 lipca 2016 r. europejskie dyrektywy 2014/24/UE i 2014/25/UE (‘dyrektywy w sprawie zamówień publicznych’), dyrektywami w sprawie koncesji 2014/23/UE oraz dyrektywą 2007/66/UE (‘dyrektywa w sprawie ochrony prawnej’). Ustawa ta zapewnia jednolite ramy prawne dla zamówień publicznych i koncesji powyżej oraz – w ograniczonym zakresie – poniżej (europejskich) wartości progowych, a także zapewnia ochronę prawną w ramach (europejskich) postępowań przetargowych.

b. Europejskie przepisy prawne i regulacje: przepisy prawne i regulacje dotyczące zamówień publicznych pochodzące z Unii Europejskiej. Najważniejszą podstawę stanowią obecnie ‘dyrektywy w sprawie zamówień publicznych’ oraz ‘dyrektywa w sprawie koncesji’. Interpretacja tych dyrektyw w sprawie zamówień publicznych może wynikać z zielonych ksiąg, komunikatów interpretacyjnych itp. wydanych przez Komisję Europejską;

c. Wytyczne dotyczące proporcjonalności: (Zaktualizowane) Wytyczne dotyczące proporcjonalności z 2016 r. stanowią w całości wytyczne wskazane w rozporządzeniu w sprawie zamówień publicznych i zawierają wskazówki dotyczące rozsądnego stosowania zasady proporcjonalności.

d. Regulamin przetargowy dotyczący robót budowlanych: W ARW 2016 zawarto przepisy proceduralne dotyczące sposobu przeprowadzania przetargów na roboty budowlane.

e. Kodeks cywilny: ramy prawne dotyczące umów;

f. ustawa o gminach: ramy prawne dotyczące gmin;

g. rozporządzenie finansowe: rozporządzenie wydane na podstawie art. 212 ustawy o samorządzie gminnym;

h. uchwała gminy w sprawie nadania upoważnienia.

Istnieją dwie zasady.

1. 1. 1. Ogólne zasady prawa zamówień publicznych
         W przypadku zamówień publicznych i umów koncesyjnych powyżej (europejskich) wartości progowych oraz w przypadku zamówień publicznych i umów koncesyjnych poniżej (europejskich) wartości progowych, mających wyraźne znaczenie transgraniczne, gmina przestrzega następujących ogólnych zasad prawa zamówień publicznych:
         a. równe traktowanie: Podobne sytuacje nie mogą być traktowane w różny sposób, chyba że różnica ta jest obiektywnie uzasadniona. Zabroniona jest również dyskryminacja ukryta lub pośrednia;
         b. zakaz dyskryminacji: dyskryminacja ze względu na obywatelstwo jest niedopuszczalna;
         c. przejrzystość: stosowana procedura powinna być powtarzalna (a zatem podlegająca kontroli). Wynika to logicznie z zasady równego traktowania. Oferenci, którzy zachowują zwykłą staranność i czujność, muszą wiedzieć, na czym stoją;
         d. proporcjonalność (proporcjonalność): wymagania, warunki i kryteria stawiane oferentom nie mogą być nieproporcjonalne w stosunku do przedmiotu zamówienia. Gmina stosuje zasadę proporcjonalności przy ustalaniu wymagań, warunków i kryteriów dotyczących oferentów i ofert, a także w odniesieniu do warunków umowy;
         e. wzajemne uznawanie: usługi i towary przedsiębiorstw z innych państw członkowskich Unii Europejskiej powinny być dopuszczone, o ile usługi te i towary mogą w równoważny sposób zaspokoić uzasadnione potrzeby gminy.
         f. obiektywność: Działania gminy powinny być nie tylko przejrzyste, ale także obiektywne i możliwe do zweryfikowania (pod względem merytorycznym).

    

   2. Ogólne zasady dobrego zarządzania
   W ramach swoich zamówień publicznych gmina przestrzega ogólnych zasad dobrego zarządzania, takich jak zasada równości, zasada uzasadnienia oraz zasada zaufania.

Zamówienia publiczne i umowy koncesyjne o wyraźnym znaczeniu transgranicznym to zamówienia publiczne i umowy koncesyjne, którymi są lub mogą być zainteresowani przedsiębiorcy mający siedzibę poza Holandią.

Może to wynikać z przeprowadzonej analizy rynku.

To, czy zamówienie publiczne lub umowa koncesyjna ma wyraźne znaczenie transgraniczne, będzie zależało od różnych okoliczności. Decydujące znaczenie mają przy tym charakter zamówienia, (geograficzne) miejsce jego realizacji oraz wartość zamówienia (zbliżona do europejskiego progu).

Zakupy odbywają się z uwzględnieniem obowiązujących w gminie przepisów dotyczących upoważnień i pełnomocnictw.

Gmina pragnie być związana wyłącznie zobowiązaniami i obowiązkami wynikającymi z ważnych prawnie uchwał oraz reprezentacji na gruncie prawa cywilnego.

Ustawa o zamówieniach publicznych z 2012 r. przewiduje – w ramach polityki towarzyszącej – wytyczne pt. ‘Rozpatrywanie skarg w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego’. Wytyczne te zawierają standard dotyczący dobrowolnego (lokalnego) rozpatrywania skarg w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Ponadto wytycza ramy działania krajowej Komisji Ekspertów ds. Zamówień Publicznych.

Zachęca się strony do rozstrzygania sporów w drodze wzajemnych uzgodnień, a nie do niepotrzebnego kierowania ich do sądu. Komisja Ekspertów ds. Zamówień Publicznych nie rozpatruje skarg, które nie zostały wcześniej złożone do instytucji zamawiających.

Rozpatrywanie skarg odbywa się zgodnie z procedurą określoną w aneksie dotyczącym danej gminy.