Politique en matière d'appels d'offres et d'achats

Les communes du « Stedendriehoek » ont une longue tradition de coopération en matière d'achats et d'appels d'offres, dans le but de renforcer le professionnalisme de la fonction achats et de réduire les coûts d'achat.

Cette collaboration vise à :

1. le lancement d'appels d'offres conjoints. Le principe de base de cette coopération est la volonté de collaborer dans le cadre d'appels d'offres (européens) ;
2. promouvoir la transparence dans le travail, analyser et signaler les risques financiers et de gestion, formuler des pistes d'amélioration et s'informer mutuellement des évolutions pertinentes ;
3. la réduction des coûts d'achat grâce à : l'optimisation du processus d'achat tactique (notamment la définition des spécifications et la sélection, grâce à l'uniformisation des politiques, des systèmes, des conditions, des documents, etc.) et l'optimisation de la mise à profit de l'expertise en matière d'achats ;
4. l'échange d'expériences, le partage et l'enrichissement des connaissances.

Les communes ci-dessous font partie du groupement d'achat de la région du Stedendriehoek (par ordre alphabétique)

• Apeldoorn
• Bourdonnement
• Deventer
• Epe
• Lochem
• Olst-Wijhe
• Raalte
• Voorst
• Zutphen.

Cette politique régionale des marchés publics est fondamentalement la même pour toutes les communes participantes de la région et s'applique à tous les marchés publics et appels d'offres.

Par ailleurs, chaque commune peut définir des cadres plus précis et formuler des objectifs pour certains volets. Ceux-ci sont consignés dans l'addendum spécifique à la commune. Un addendum spécifique à la commune fait partie intégrante de la présente politique.

Dans la présente politique d'achats et d'appels d'offres, on entend par :

a. Appels d'offres: le processus qui précède l'attribution d'un marché à un entrepreneur en vue de la réalisation de travaux ou de la fourniture de services ou de produits
b. Contrat de concession de travaux ou de services: un contrat de concession est un contrat conclu avec un entrepreneur en vue de la réalisation d'un ouvrage ou d'un service. On peut citer, par exemple, l'exploitation d'un parking municipal par une entreprise ;
c. Contractant: la partie adverse de la commune mentionnée dans le contrat ;
d. Services: Services visés à l'article 1.1 de la loi sur les marchés publics.
e. Seuil(s) : Les communes doivent tenir compte des seuils européens. Tout marché public dont la valeur est égale ou supérieure au seuil doit faire l'objet d'un appel d'offres européen. Les principaux seuils européens sont fixés à l'article 4 de la directive 2014/24. L'article 5 précise la manière dont les seuils doivent être calculés. Les seuils sont révisés tous les deux ans par la Commission européenne sur la base de la valeur moyenne quotidienne de l'euro ;
f. Appels d'offres (publics) européens : appel d'offres dans le cadre duquel l'organisme public publie, au niveau européen, un avis de marché. Il existe une libre concurrence entre tous les entrepreneurs de l'UE ;
g. Commune : la ou les communes participantes au groupement d'achat qui appliquent cette partie générique de la présente politique d'achats et de passation de marchés ;
Achats : actes (de droit) de la commune visant à l'acquisition de fournitures, de services ou de travaux et donnant lieu à une (1) ou plusieurs factures d'un entrepreneur relatives auxdites fournitures, services ou travaux ;
h. Achats : actes (juridiques) de la commune visant à l'acquisition de fournitures, de services ou de travaux et donnant lieu à une (1) ou plusieurs factures d'un entrepreneur relatives auxdites fournitures, services ou travaux ;
i. Fonction de conseil en achats : fonction axée sur l'élaboration de politiques, le suivi des évolutions pertinentes ainsi que l'accompagnement et/ou le conseil aux responsables budgétaires dans le cadre des appels d'offres. Selon la commune, ce poste est désigné sous le nom de « conseiller en achats », « coordinateur des achats », « responsable de la gestion des achats » ou « équipe des achats » ;
j. Livraisons : Les fournitures visées à l'article 1.1 de la loi sur les marchés publics.
k. Devis : une offre au sens du Code civil ;
l. Demande de devis : une demande unique ou multiple émanant de la commune concernant les prestations à fournir, ou un appel d'offres (européen) conforme à la loi de 2012 sur les marchés publics et aux directives européennes 2014/24/UE et 2014/23/UE relatives aux marchés publics ;
m. Entrepreneur : un ‘ entrepreneur ’, un ‘ fournisseur ’ ou un ‘ prestataire de services ’ ;
n. Légalité : effectuer les achats conformément à la législation et à la réglementation en vigueur ;
o. Passation de marchés sociaux : Les marchés publics sociaux consistent à intégrer des conditions, des exigences et des souhaits d’ordre social dans les processus d’achat et d’appel d’offres, afin que les entrepreneurs contribuent à la mise en œuvre de la politique des communes en matière d’offre d’emploi aux personnes éloignées du marché du travail et/ou à la réalisation d’une activité d’intérêt général ;
p. Procuration : le pouvoir de décider, au nom d'un organe administratif, d'actes juridiques de droit privé.
q. Travailler : Travaux au sens de l'article 1.1 de la loi sur les marchés publics.
Fonction de conseil en achats : fonction axée sur l'élaboration de politiques, le suivi des évolutions pertinentes et l'accompagnement et/ou le conseil aux responsables budgétaires dans le cadre des appels d'offres. Selon la commune, cette fonction est désignée sous le nom de « conseiller en achats », « coordinateur des achats », « responsable de la gestion des achats » ou « équipe des achats » ;
Fournitures : Fournitures au sens de l'article 1.1 de la loi sur les marchés publics.
Offre : une proposition au sens du Code civil ;
Demande de devis : une demande unique ou multiple émanant de la commune concernant des prestations à fournir, ou un appel d'offres (européen) conforme à la loi néerlandaise de 2012 sur les marchés publics et aux directives européennes 2014/24/UE et 2014/23/UE relatives aux marchés publics ;
Entrepreneur : un ‘ entrepreneur ’, un ‘ fournisseur ’ ou un ‘ prestataire de services ’ ;

La commune d'Apeldoorn a mis en place une procédure de sélection continue afin de permettre aux entrepreneurs de se porter candidats à des appels d'offres de gré à gré portant sur des travaux d'infrastructure.

La procédure consiste à s'inscrire sur la liste des candidats potentiels. Si un appel d'offres de gré à gré est ensuite lancé, celui-ci sera communiqué via Qfact à toutes les parties figurant sur la liste des candidats potentiels. Celles-ci décideront elles-mêmes, sur la base des données générales du projet (type, ampleur, période de réalisation), si elles souhaitent participer au tirage au sort.

Lors du tirage au sort, l'évaluation des prestataires sur la base des projets antérieurs (Past Performance) et des offres précédemment soumises influencera les chances de succès lors du tirage au sort. L'intérêt manifesté, et donc l'inscription au tirage au sort, n'est pas entièrement sans engagement. Un retrait peut avoir de graves conséquences ; pour connaître la procédure exacte, veuillez vous reporter aux exigences et aux documents figurant dans l'appel d'offres.

Vous êtes entrepreneur et cela vous intéresse ? Vous pouvez dès à présent vous inscrire sur Se connecter à Qfact.

Avec cette politique d'achats et d'appels d'offres, les communes souhaitent atteindre les objectifs suivants :

a. Réaliser des achats conformes à la loi et efficaces, afin que les fonds publics soient utilisés et dépensés de manière vérifiable et responsable.
À cette fin, la commune respecte la législation et la réglementation en vigueur ainsi que les dispositions de la politique d'achats et de passation de marchés. Par ailleurs, la commune procède à ses achats de manière efficace et efficiente. Les efforts déployés et les dépenses engagées doivent contribuer concrètement à la réalisation de l'objectif visé.

b. Être un acheteur et un donneur d'ordre intègre, fiable, sérieux et professionnel. Le professionnalisme implique une approche réfléchie et rigoureuse des achats. Nous investissons en permanence dans l'acquisition de connaissances approfondies sur les fournitures, les services et les travaux à acquérir, les conditions du marché ainsi que la législation et la réglementation applicables. La volonté d’agir en tant que donneur d’ordre professionnel se traduit par un engagement en faveur des objectifs d’achat, une prise de décision efficace, une gestion adéquate des risques, la confiance accordée à l’entrepreneur et un respect mutuel entre la commune et l’entrepreneur. La commune s’efforce de fournir à l’entrepreneur toutes les informations et données nécessaires dans le cadre du processus d’achat.

c. Réaliser des achats en recherchant le meilleur rapport qualité-prix (global).
Lors de l'achat de fournitures, de services ou de travaux, la commune peut également prendre en compte, dans son analyse, les coûts internes et autres coûts communaux (externes). La qualité des fournitures, services et travaux à acquérir joue également un rôle important.

d. Apporter une contribution positive constante au niveau global de performance de la
Commune.
Les achats ont une influence importante sur le niveau global de performance de la commune et y contribuent de manière directe et continue. Les objectifs concrets du service des achats découlent toujours directement des objectifs communaux.

e. La commune accorde la priorité à l'allègement des charges administratives, tant pour elle-même que pour les entrepreneurs.
Tant la commune que les entrepreneurs effectuent de nombreuses démarches administratives au cours du processus d'achat et d'appel d'offres. La commune allège ces charges, par exemple en fixant des exigences et des critères proportionnés et en mettant en œuvre un processus efficace. Concrètement, même si cela n’est pas obligatoire, la commune peut à cette fin recourir aux achats (et aux appels d’offres) en ligne. La commune utilise, dans la mesure du possible, le Document unique de marché européen.

f. La présente politique d'achats et de marchés publics s'aligne autant que possible sur la politique générale des communes.
Afin d'atteindre ces objectifs, des principes juridiques, éthiques, idéologiques, économiques et organisationnels ont été définis dans la présente politique d'achats et de marchés publics. Ces principes sont développés dans les chapitres suivants et/ou dans l'addendum spécifique à chaque commune.

La commune respecte la législation et la réglementation en vigueur. La mise en œuvre de la procédure d'appel d'offres s'inscrit dans les cadres juridiques suivants :

a. La loi modifiée de 2012 sur les marchés publics transpose, depuis le 1er juillet 2016, les directives européennes 2014/24/UE et 2014/25/UE (‘ directives sur les marchés publics ’), les directives ‘ concessions ’ 2014/23/UE et la directive 2007/66/UE (« directive sur la protection juridique »). Cette loi offre un cadre unique pour les marchés publics et les marchés de concession supérieurs et – dans une mesure limitée – inférieurs aux seuils (européens), ainsi que pour la protection juridique dans le cadre des appels d'offres (européens).

b. Législation et réglementation européennes : législation et réglementation en matière de marchés publics émanant de l'Union européenne. Les ‘ directives sur les marchés publics ’ et la ‘ directive sur les concessions ’ constituent actuellement le fondement principal. L'interprétation de ces directives sur les marchés publics peut découler des livres verts, des communications interprétatives, etc. de la Commission européenne ;

c. Guide de proportionnalité : Le Guide de proportionnalité (révisé) de 2016 constitue, dans son ensemble, la ligne directrice désignée dans l'arrêté relatif aux marchés publics et fournit des repères pour une application raisonnable du principe de proportionnalité.

d. Règlement relatif aux appels d'offres pour les travaux : le Règlement de 2016 (ARW 2016) contient des dispositions procédurales concernant le déroulement des appels d'offres pour les travaux.

e. le Code civil : le cadre juridique régissant les contrats ;

f. la loi sur les communes : le cadre juridique régissant les communes ;

g. le règlement financier : règlement adopté en vertu de l'article 212 de la loi sur les communes ;

h. la décision de la commune relative au mandat.

Il existe deux principes.

1. 1. 1. Principes généraux du droit des marchés publics
         En matière de marchés publics et de contrats de concession dépassant les seuils (européens), ainsi que pour les marchés publics et les contrats de concession inférieurs aux seuils (européens) mais présentant un intérêt transfrontalier manifeste, la commune respecte les principes généraux suivants du droit des marchés publics :
         a. égalité de traitement : Des situations similaires ne doivent pas faire l'objet d'un traitement différent, à moins que cette différence ne soit objectivement justifiée. La discrimination déguisée ou indirecte est également interdite ;
         b. non-discrimination : la discrimination fondée sur la nationalité est interdite ;
         c. transparence : la procédure suivie doit être reproductible (et donc vérifiable). Il s'agit là d'une conséquence logique du principe d'égalité de traitement. Les soumissionnaires, qui font preuve de la diligence et de la vigilance habituelles, doivent savoir à quoi s'en tenir ;
         d. proportionnalité (proportionnalité) : les exigences, conditions et critères imposés aux soumissionnaires ne doivent pas être disproportionnés par rapport à l'objet du marché. La commune applique le principe de proportionnalité aux exigences, conditions et critères à imposer aux soumissionnaires et aux offres, ainsi qu'aux conditions contractuelles ;
         e. reconnaissance mutuelle : Les services et les biens proposés par des entreprises d'autres États membres de l'Union européenne doivent être autorisés dans la mesure où ces services et ces biens peuvent répondre de manière équivalente aux besoins légitimes de la commune.
         f. objectivité : L'action de la commune doit être non seulement transparente, mais aussi objective et vérifiable (sur le fond).

    

   2. Principes généraux de bonne gouvernance
   Dans le cadre de ses marchés publics, la commune respecte les principes généraux de bonne administration, tels que le principe d'égalité, le principe de motivation et le principe de confiance légitime.

Les marchés publics et les contrats de concession présentant un intérêt transfrontalier manifeste sont ceux pour lesquels des opérateurs économiques établis en dehors des Pays-Bas manifestent ou sont susceptibles de manifester un intérêt.

C'est ce qui ressort de l'analyse de marché réalisée.

Le fait qu’un marché public ou un contrat de concession présente un intérêt transfrontalier manifeste dépendra de diverses circonstances. La nature du marché, le lieu (géographique) d’exécution et la valeur du marché (proche du seuil européen) constituent à cet égard des éléments déterminants.

Les achats sont effectués dans le respect de la réglementation en vigueur de la commune en matière de mandats et de procurations.

La commune ne souhaite être liée que par des engagements et des obligations résultant de décisions légalement valables et d'une représentation en matière civile.

La loi de 2012 sur les marchés publics s'accompagne d'une recommandation intitulée ‘ Traitement des réclamations dans le cadre des marchés publics ’. Cette recommandation définit une norme pour le traitement volontaire (au niveau local) des réclamations relatives aux marchés publics. Il fournit en outre un cadre pour le fonctionnement de la Commission nationale des experts en marchés publics.

Les parties sont encouragées à régler leurs litiges à l'amiable et à ne pas les porter inutilement devant les tribunaux. La Commission des experts en marchés publics ne traite pas les plaintes qui n'ont pas été préalablement déposées auprès des pouvoirs adjudicateurs.

Le traitement des réclamations s'effectue conformément à la procédure décrite dans l'annexe spécifique à la commune.