Autorisation d'organisation d'événements

Vous souhaitez organiser un événement ? La commune tient à jour un calendrier des événements répertoriant les manifestations prévues et envisagées dans des lieux spécifiques. Si vous avez des questions concernant un événement en particulier, une date ou les possibilités d'organiser vous-même un événement, n'hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez le faire en appelant le 14055. Demandez alors à parler à un responsable des événements de l'équipe APV et Lois spéciales.

Veuillez noter que l'octroi d'un permis peut parfois prendre plus de temps. Dans ce cas, des avis supplémentaires sont souvent nécessaires. Veillez donc à déposer votre demande bien à l'avance à l'aide du formulaire officiel, afin que tout puisse être traité avec soin et que vous ayez une réponse claire en temps voulu.

• Événement de catégorie A : événement régulier : au moins 8 semaines avant le début de l'événement
• Événement de catégorie B : événement de sensibilisation : au moins 12 semaines avant le début de l'événement
• Événement de catégorie C : événement à risque : au moins 26 semaines avant le début de l'événement

Compte tenu de la réglementation en vigueur et des conditions sur place, les organisateurs ne peuvent pas demander d'autorisation plus de 9 mois à l'avance (à l'exception des événements de catégorie C).

Attention : il arrive parfois qu'un événement nécessite une autorisation complémentaire ou une dérogation, par exemple de la part de la province, de l'agence de l'eau ou d'un propriétaire foncier. Ces démarches peuvent être soumises à des délais différents, pouvant parfois aller jusqu'à 26 semaines. Veuillez en tenir compte.

Vous n'avez pas besoin d'autorisation si :

• l'événement ne dure pas plus d'une journée ;
• qu'il n'y ait pas plus de 100 personnes présentes ;
• les activités se déroulent entre 9 h et 23 h et, pendant la période du Nouvel An, entre le 31 décembre à 9 h et le 1er janvier à 1 h de l'année suivante ;
• aucun appareil amplificateur de son ne soit utilisé ;
• les activités ne se déroulent pas sur la chaussée, la piste cyclable ou la piste pour cyclomoteurs, ni sur le parking, et ne constituent en aucune manière un obstacle à la circulation et au passage des services d'urgence ;
• seuls des objets de petite taille, d'une superficie inférieure à 15 m² chacun, y soient placés ;
• qu'un organisateur soit présent.

L'événement ne répond-il pas à ces conditions ? Dans ce cas, demandez un autorisation d'organisation d'événements à.

On entend également par « événement » :

• une cérémonie commémorative
• une braderie
• un défilé dans la rue, comme un corso fleuri, un défilé de carnaval ou l'arrivée de Saint-Nicolas
• une fête, un spectacle musical ou une compétition sur la route ou à proximité de celle-ci
• une fête de rue ou un barbecue de quartier
• un combat ou un gala de sports de combat en full-contact

Vous souhaitez organiser une visite guidée ou une sortie à vélo ?

Dans la plupart des cas, vous aurez alors besoin d'une attestation de non-objection. Dans certains cas, vous devrez obtenir une autorisation d'événement et/ou une dérogation ou un permis délivré par la province. Cela dépend du nombre de participants, du fait que le départ et l'arrivée se situent dans la commune d'Apeldoorn et de l'organisation éventuelle d'autres activités. Vous trouverez plus d'informations sur notre page consacrée aux randonnées cyclistes et aux courses cyclistes.

Vous comptez organiser une fête privée ?

Vous n'avez pas besoin d'autorisation pour les activités privées qui :

1. ne doivent pas avoir lieu sur la voie publique (terrain communal)
2. uniquement sur invitation
3. sans qu'il soit nécessaire de prendre des mesures de régulation du trafic

Autre point important :

• Y a-t-il de la musique amplifiée ou jouée en direct ? Dans ce cas, vous disposez d'un dérogation relative aux nuisances sonores nécessaire.
• Si vous proposez des boissons faiblement alcoolisées dans le cadre de votre activité professionnelle, vous devez disposer d'un dérogation à l'article 35 de la loi sur l'alcool nécessaire.
• Si vous organisez une fête privée sur votre propre terrain et que vous souhaitez y installer un chapiteau temporaire ou toute autre structure pouvant accueillir plus de 150 personnes simultanément, vous devez effectuer une déclaration en vertu de la réglementation relative à la sécurité incendie et aux premiers secours dans les autres lieux (Bgbop). Sur cette page sur la sécurité incendie vous pouvez signaler ce problème.
• Vous pouvez sur Vous trouverez sur cette page plus d'informations sur la sécurité incendie dans les tentes.
• L'utilisation de l'espace public pour une fête privée (par exemple, une fête d'enfants, un anniversaire ou un mariage) n'est pas autorisée. Vous ne pouvez pas demander d'autorisation à cet effet.

Afin de pouvoir traiter et évaluer votre demande, nous avons besoin de certaines informations vous concernant. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de ces informations. Veuillez lire attentivement cette liste avant de déposer votre demande. Vous ne pourrez déposer votre demande que si vous êtes en mesure de fournir toutes les informations requises.

Vous devez toujours fournir les informations suivantes :

• Plan du site de l'événement (voir les conditions de dépôt ci-dessous)
• Lettre aux résidents (pour un exemple, voir notre page web consacrée à l'information des riverains).
• Guide pratique (site web du service d'assistance aux événements)
• Numéros RAS (uniquement en cas d'installation d'attractions (de fête foraine))

Pour les événements de catégorie B et C, il existe également :

• Plan de sécurité (pour obtenir de l'aide, voir site web de la Région de sécurité du Nord et de l'Est de la Gueldre (VNOG))
• Plan de sécurité (vous pouvez le demander au service de sécurité)
• Plan de mobilité/plan de circulation
• Plan médical
• Données techniques relatives aux tentes, tribunes, podiums et autres structures (calculs et cahier des charges)
• Liste des artistes avec leurs noms et les horaires de leurs prestations
• Autorisation/contrat de location du propriétaire du terrain (comme pour le terrain du Zwitsal et celui du Voorwaarts)
• Description de la configuration des tentes (tentes extensibles) (le cas échéant) – voir les exigences de soumission ci-dessous

Conditions de dépôt de candidature pour le site de l'événement

Vous pouvez par exemple utiliser Google Maps comme fond pour votre plan de situation.

Sur le schéma (avec la flèche indiquant le nord), nous souhaitons voir figurer les éléments suivants (le cas échéant) :

1. emplacement, situation géographique et limites du site de l'événement ;
2. aménagement du site (scènes, tentes (tentes extensibles), installations de cuisson et de rôtissage, points de vente, points de débit, éclairage) ;
3. entrée(s) et sortie(s) (de secours) du site de l'événement, avec indication de la largeur de passage ;
4. moyens d'extinction ;
5. emplacement du poste de premiers secours ;
6. accessibilité et lieux de rassemblement pour les services d'urgence ;
7. plan de salle pour les salles de plus de 100 places (article 5.17 du BGBOP).

Exigences relatives à la demande d'autorisation pour les tentes (tentes extensibles) destinées à accueillir moins de 150 personnes à la fois :

1. un schéma de la tente (tente extensible) avec ses dimensions ;
2. la destination d'utilisation (par exemple : chapiteau de fête, vestiaire, billetterie) ;
3. la mise en place du matériel (scène, bar, etc.)
4. la présence d'équipements de sécurité incendie, tels que des extincteurs, la signalisation des issues de secours (à partir de 50 personnes), des issues de secours et un éclairage de secours (à partir de 75 personnes).

Exigences relatives à la demande d'autorisation pour les tentes (tentes extensibles) destinées à accueillir plus de 150 personnes à la fois :

Dans le cas d'un bâtiment comportant un espace de séjour destiné à accueillir plus de 150 personnes à la fois, il convient d'indiquer la capacité maximale de cet espace de séjour.

Le plan indique, pour chaque pièce :

1. la surface disponible par personne ;
2. la destination d'utilisation (par exemple : chapiteau de fête, vestiaire, billetterie) ;
3. la mise en place du matériel (scène, bar, etc.)
4. indication de l'emplacement, le cas échéant, des éléments suivants :
   – cloisons coupe-feu et pare-fumée ;
   – issues de secours ;
   – le sens d'ouverture des passages visés à l'article 4.16 du BGBOP ;
   – les issues de secours et les voies d'évacuation, avec indication de leur largeur ;
   – les indications relatives aux issues de secours visées à l'article 4.15 du BGBOP ;
   – l'éclairage de secours visé à l'article 4.3 du BGBOP ;
   – les équipements de lutte contre l'incendie visés à l'article 4.20 du BGBOP ;
   – entrée réservée aux pompiers au sens de l'article 4.24 du BGBOP.

Cliquez ici pour obtenir plus d'informations sur la sécurité incendie des tentes, mais aussi pour voir un exemple de plan de tente..

Le bruit lors des événements

Il est rare qu'un événement se déroule sans musique. La musique apporte de la convivialité aux participants et contribue à créer une bonne ambiance. Mais le bruit peut aussi être source de nuisance, voire de gêne. La commune a pour rôle de trouver le juste équilibre entre dynamisme et qualité de vie, entre calme et animation.

La note sur le bruit lors des événements définit les conditions dans lesquelles vous êtes autorisé à faire du bruit. Cette note sert également de base à Fiches de site parmi les différents lieux événementiels disponibles à Apeldoorn.

Nuisances sonores dans un établissement de restauration, un centre de loisirs ou un club sportif

Vous organisez une fête ou une activité en tant qu'établissement de restauration, d' loisirs ou club sportif ? Le bruit provenant des haut-parleurs, de la musique ou des participants dépasse-t-il les limites autorisées par la réglementation ? Signalez votre fête ou votre activité à la mairie afin d'obtenir une dérogation aux normes sonores.

Vous organisez une fête privée et vous faites appel à un artiste ou à un DJ, ou vous utilisez un système de sonorisation ? Par ‘ système de sonorisation ’, nous entendons tout son dont la puissance est amplifiée par un dispositif électronique. Dans ce cas, vous devez demander une dérogation sonore. Vous trouverez plus d'informations sur les fêtes privées sous la rubrique « Fêtes privées ».

Si vous organisez un petit événement, il peut s'avérer nécessaire de fermer (une partie de) la route à l'aide de barrières de sécurité. Vous pouvez emprunter ces barrières si vous disposez d'un permis d'organisation d'événement. L'utilisation des barrières de sécurité est gratuite.

Vous devez vous charger vous-même du transport et du chargement/déchargement. Veuillez noter qu’une barrière de sécurité mesure 2,3 m de large et 1,1 m de haut et pèse 18 kilos. Vous devez installer vous-même les barrières le jour de l'événement et les restituer à la fin de celui-ci. Vous recevrez de plus amples informations sur les barrières avec votre autorisation d'événement.

Si vous organisez des activités susceptibles d'avoir des effets négatifs sur les animaux, les plantes et les sites naturels protégés, la loi sur la protection de la nature (Wnb) peut s'appliquer. Il est particulièrement recommandé de vérifier si c'est le cas pour les événements en plein air organisés à l'ouest d'Apeldoorn et dans d'autres zones boisées.

Afin de déterminer si un permis environnemental ou une dérogation est nécessaire, la La province de Gueldre a répertorié les principales étapes à suivre pour les porteurs de projets.

Organiser un événement, ce n'est pas une mince affaire. Vous voulez que les visiteurs passent un bon moment, mais vous souhaitez également que tout se déroule en toute sécurité. Il y a de nombreux aspects liés à la sécurité et à la santé auxquels vous devez prêter attention.

Sur le site web de la région de sécurité du Nord et de l'Est de la Gueldre (VNOG) Vous y trouverez un guide pratique étape par étape pour organiser un événement. Vous y trouverez également des brochures d'information et un document à remplir pour élaborer un plan de sécurité.

On traverse un passage à niveau d'innombrables fois par jour. C'est une activité qui fait partie du quotidien sur la voie publique et les voies privées. Chaque usager de la route sait généralement comment se comporter pour franchir un passage à niveau en toute sécurité. Tant les piétons que les conducteurs connaissent les règles en vigueur, savent à quoi ils doivent prêter attention et assument la responsabilité d'assurer la sécurité de leur traversée. 

On peut également imaginer des passages à niveau qui ne sont pas si courants ni évidents. Dans ces cas-là, il faut tenir compte d’autres aspects que pour un passage à niveau classique et/ou prendre des mesures pour garantir la sécurité du passage. Citons par exemple les passages lors de défilés, d’une course cycliste, d’une marche silencieuse ou le passage de gros véhicules d’entretien. Pour ces traversées particulières, ProRail a mis en place une procédure visant à garantir leur sécurité.  

Dans quels cas parle-t-on d'un passage particulier ? 

Une traversée particulière est une traversée pour laquelle au moins l'un des critères suivants s'applique. 

• Il n'est pas toujours possible de réagir immédiatement aux signaux du système de signalisation des passages à niveau. 
• Un passage à niveau sécurisé ne peut pas être dégagé en moins de quinze secondes, ni un passage à niveau non sécurisé en moins de douze secondes. 
• Le transport est plus haut que la caténaire en place. 
• Le convoi est plus large que l'espace disponible sur le passage à niveau. 

Pourquoi est-il important de consulter ProRail en temps utile ? 

Si la traversée répond à un ou plusieurs critères, une consultation préalable avec ProRail est toujours nécessaire. Il est important de contacter ProRail en temps utile afin de pouvoir rechercher ensemble une solution. Il est parfois possible d’éviter un passage à niveau en modifiant l’itinéraire ou en recourant à un passage à niveaux séparés. ProRail se fera un plaisir de vous accompagner et de collaborer avec vous pour garantir la sécurité de ce passage particulier.

Les parties examinent ensemble à quel moment la traversée peut avoir lieu en toute sécurité et si des mesures de sécurité supplémentaires sont nécessaires. Trouver une solution commune prend du temps ; c'est pourquoi il est recommandé de contacter ProRail au moins cinq jours ouvrables à l'avance. Pour contacter ProRail, vous pouvez envoyer un e-mail à l'adresse suivante : WBI-OCCR@prorail.nl ou appeler la centrale d'alerte ferroviaire au 084-0867880. 

Vous trouverez également plus d'informations sur le site site web de ProRail. 

L'organisation d'événements peut comporter des risques. Des circonstances imprévisibles peuvent survenir, telles que le vol de biens, des accidents ou des dégradations.

Nous vous conseillons donc de souscrire une assurance événementielle. Il est préférable de la souscrire au nom de l'organisateur (et non à titre privé). Le demandeur de l'autorisation d'événement est la personne à la charge et aux risques de laquelle se déroule l'événement. La commune ne peut être tenue responsable des dommages éventuels survenant pendant ou à la suite de l'événement. L'organisateur ne doit causer aucun dommage aux biens de la commune.

En souscrivant une assurance événementielle couvrant à la fois les dommages matériels et corporels résultant de l'événement, vous vous protégez, ainsi que l'organisation, contre d'éventuels risques financiers. Pour obtenir davantage de conseils sur cette assurance, nous vous invitons à vous adresser à votre assureur ou à votre courtier.

Les frais liés à une demande de permis dépendent des activités concernées. Les montants exacts figurent dans le tableau ci-dessous.

Attention : Dans le cas de événements à but non lucratif (par exemple, fêtes de rue ou de quartier), aucun frais n'est facturé pour le traitement de la demande. Toutefois, des frais seront facturés pour d'éventuelles dérogations, le cas échéant.