Zezwolenie na organizację imprezy

Chcesz zorganizować wydarzenie? Gmina prowadzi kalendarz wydarzeń, w którym zamieszczane są zaplanowane i planowane wydarzenia w określonych lokalizacjach. Jeśli masz pytania dotyczące konkretnego wydarzenia, terminu lub możliwości samodzielnej organizacji wydarzenia, skontaktuj się z nami. Możesz to zrobić, dzwoniąc pod numer 14055. Poproś o połączenie z pracownikiem ds. wydarzeń z zespołu APV i przepisów specjalnych.

Należy pamiętać, że wydanie zezwolenia może czasami zająć więcej czasu. W takich przypadkach często konieczne są dodatkowe opinie. Dlatego należy złożyć wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem, korzystając z oficjalnego formularza, aby wszystko mogło zostać starannie rozpatrzone, a Ty na czas uzyskałeś jasność co do sprawy.

• Wydarzenie typu A: wydarzenie cykliczne: co najmniej 8 tygodni przed rozpoczęciem wydarzenia
• Wydarzenie typu B: wydarzenie wymagające zwrócenia uwagi: co najmniej 12 tygodni przed rozpoczęciem wydarzenia
• Wydarzenie typu C: wydarzenie obarczone ryzykiem: co najmniej 26 tygodni przed rozpoczęciem wydarzenia

Ze względu na obowiązujące przepisy i warunki panujące na miejscu organizatorzy mogą ubiegać się o zezwolenie nie wcześniej niż 9 miesięcy przed wydarzeniem (z wyjątkiem wydarzeń kategorii C).

Uwaga: czasami do zorganizowania imprezy potrzebne jest dodatkowe zezwolenie lub zwolnienie, np. wydane przez władze prowincji, zarząd gospodarki wodnej lub właściciela gruntu. Może to wiązać się z innymi terminami, sięgającymi niekiedy nawet 26 tygodni. Należy to wziąć pod uwagę.

Nie potrzebujesz zezwolenia, jeśli:

• wydarzenie nie trwa dłużej niż 1 dzień;
• obecnych nie będzie więcej niż 100 osób;
• działania odbywają się w godzinach od 09:00 do 23:00, a w okresie przełomu roku – od godziny 09:00 31 grudnia do godziny 01:00 1 stycznia następnego roku;
• nie stosuje się urządzeń wzmacniających dźwięk;
• działania te nie odbywają się na jezdni, ścieżce dla rowerów i motorowerów ani na parkingu, ani w żaden inny sposób nie utrudniają ruchu drogowego i działania służb ratowniczych;
• umieszczane są wyłącznie niewielkie obiekty o powierzchni mniejszej niż 15 m² na obiekt;
• obecny jest organizator.

Czy wydarzenie nie spełnia tych warunków? W takim razie poproś o zezwolenie na organizację imprezy do.

Przez „wydarzenie” rozumie się również:

• uroczystość upamiętniająca
• jarmark
• parada na ulicy, taka jak parada kwiatowa, parada karnawałowa czy parada św. Mikołaja
• impreza, występ muzyczny lub zawody na drodze lub przy drodze
• impreza uliczna lub sąsiedzkie grillowanie
• zawody lub gala w sportach walki typu full contact

Czy chcieliby Państwo zorganizować wycieczkę lub wyścig kolarski?

W większości przypadków konieczne jest wówczas uzyskanie oświadczenia o braku zastrzeżeń. W niektórych przypadkach konieczne jest uzyskanie zezwolenia na organizację imprezy i/lub zwolnienia lub zezwolenia od władz prowincji. Zależy to od liczby uczestników, od tego, czy start i meta znajdują się w gminie Apeldoorn, oraz od tego, czy organizowane są jeszcze inne działania. Więcej informacji można znaleźć na stronie nasza strona poświęcona wycieczkom rowerowym i wyścigom kolarskim.

Czy zamierzasz zorganizować prywatną imprezę?

Nie jest wymagane zezwolenie na działalność prowadzoną w gronie zamkniętym, która:

1. nie odbywają się na drogach publicznych (teren gminny) ani w ich pobliżu
2. wyłącznie na zaproszenie
3. przy czym nie są konieczne żadne środki organizacyjne w ruchu drogowym

Co jeszcze jest ważne:

• Czy będzie grała muzyka z nagrań lub na żywo? W takim razie mają Państwo zwolnienie z przepisów dotyczących uciążliwości hałasu konieczne.
• W przypadku komercyjnego serwowania napojów o niskiej zawartości alkoholu należy zwolnienie z obowiązku wynikającego z art. 35 ustawy o alkoholu konieczne.
• Jeśli organizują Państwo prywatną imprezę na własnym terenie i chcą tam postawić tymczasowy namiot lub inną konstrukcję, w której jednocześnie przebywać będzie ponad 150 osób, muszą Państwo złożyć zgłoszenie zgodnie z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa przeciwpożarowego i podstawowej pomocy w innych miejscach (Bgbop). Na stronie ta strona poświęcona bezpieczeństwu przeciwpożarowemu można w tej sprawie złożyć zgłoszenie.
• Można na Na tej stronie można znaleźć więcej informacji na temat bezpiecznego użytkowania namiotów pod kątem ochrony przeciwpożarowej.
• Wykorzystywanie przestrzeni publicznej do organizacji prywatnych uroczystości (np. przyjęcia dla dzieci, urodzin lub wesela) jest zabronione. Nie można ubiegać się o zezwolenie na takie wydarzenie.

Aby rozpatrzyć i ocenić Państwa wniosek, potrzebujemy od Państwa kilku danych. Poniżej znajduje się zestawienie tych danych. Prosimy o dokładne zapoznanie się z tą listą przed złożeniem wniosku. Wniosek można złożyć dopiero wtedy, gdy będą Państwo w stanie dostarczyć wszystkie wymagane informacje.

Należy zawsze podać następujące informacje:

• Plan terenu imprezy (patrz wymagania dotyczące składania wniosków poniżej)
• List do mieszkańców (przykład można znaleźć pod adresem nasza strona internetowa poświęcona informowaniu mieszkańców okolicy).
• Scenariusz (strona internetowa centrum pomocy ds. wydarzeń)
• Numery RAS (tylko w przypadku ustawiania atrakcji (jarmarkowych))

W przypadku wydarzeń typu B i C również:

• Plan bezpieczeństwa (aby uzyskać pomoc, zobacz strona internetowa Regionu Bezpieczeństwa Północnej i Wschodniej Gelderlandii (VNOG))
• Plan bezpieczeństwa (można go uzyskać w biurze ochrony)
• Plan mobilności/plan ruchu drogowego
• Plan medyczny
• Dane konstrukcyjne dotyczące namiotów/trybun/podium/innych konstrukcji (obliczenia i katalog namiotów)
• Lista wykonawców wraz z nazwiskami i godzinami ich występów
• Zgoda/umowa najmu od właściciela terenu (tak jak w przypadku terenu Zwitsal i Voorwaarts)
• Opis sytuacji dotyczącej namiotów (rozciąganych) (jeśli dotyczy) – patrz wymagania dotyczące składania wniosków poniżej

Wymagania dotyczące zgłoszenia terenu, na którym odbędzie się impreza

Można na przykład wykorzystać Mapy Google jako podkład do sporządzenia szkicu sytuacji.

Na rysunku (z strzałką wskazującą północ) prosimy o zaznaczenie poniższych elementów (jeśli dotyczy):

1. lokalizacja, położenie i granice terenu, na którym odbywa się impreza;
2. rozmieszczenie elementów na terenie, takich jak sceny, namioty (rozciągane), urządzenia do pieczenia i smażenia, punkty sprzedaży, punkty nalewu, oświetlenie);
3. wejścia i wyjścia (awaryjne) z terenu imprezy wraz z szerokością przejścia;
4. środki gaśnicze;
5. miejsce, w którym znajduje się apteczka pierwszej pomocy;
6. dostępność i miejsca postoju dla służb ratowniczych;
7. plan rozmieszczenia miejsc siedzących w przypadku ponad 100 miejsc (art. 5.17 BGBOP).

Wymogi dotyczące zgłoszeń w przypadku namiotów (rozciągalnych) przeznaczonych dla mniej niż 150 osób jednocześnie:

1. rysunek namiotu (rozciąganego) wraz z wymiarami;
2. przeznaczenie (np. namiot imprezowy, szatnia, punkt sprzedaży biletów);
3. przygotowanie wyposażenia (scena, bar itp.)
4. obecność środków bezpieczeństwa przeciwpożarowego, takich jak środki gaśnicze, oznakowanie dróg ewakuacyjnych (od 50 osób), wyjścia awaryjne i oświetlenie awaryjne (od 75 osób).

Wymogi dotyczące zgłoszenia namiotów (rozciągalnych) przeznaczonych dla ponad 150 osób jednocześnie:

W przypadku obiektu, w którym znajduje się pomieszczenie przeznaczone do przebywania jednocześnie dla ponad 150 osób, należy podać maksymalną liczbę osób, które mogą przebywać w tym pomieszczeniu.

Plan zawiera następujące informacje dla każdego pomieszczenia mieszkalnego:

1. powierzchnia dostępna dla osób;
2. przeznaczenie (np. namiot imprezowy, szatnia, punkt sprzedaży biletów);
3. przygotowanie wyposażenia (scena, bar itp.)
4. wskazanie lokalizacji, o ile takie istnieją:
   – konstrukcje przegrodowe ognio- i dymoszczelne;
   – trasy ewakuacyjne;
   – kierunek obrotu przejść, o których mowa w art. 4.16 BGBOP;
   – wyjścia awaryjne i drogi ewakuacyjne wraz z podaniem ich szerokości;
   – oznaczenia dróg ewakuacyjnych, o których mowa w art. 4.15 BGBOP;
   – oświetlenie awaryjne, o którym mowa w art. 4.3 BGBOP;
   – urządzenia gaśnicze, o których mowa w art. 4.20 BGBOP;
   – wejście dla straży pożarnej, o którym mowa w art. 4.24 BGBOP.

Tutaj znajdziesz więcej informacji na temat bezpieczeństwa przeciwpożarowego w namiotach, a także przykładowy rysunek namiotu.

Hałas podczas imprez

Wydarzenia bez muzyki zdarzają się rzadko. Muzyka zapewnia uczestnikom wydarzeń miłą atmosferę i podnosi nastrój. Hałas powoduje jednak również uciążliwości, a czasem nawet zakłóca spokój. Zadaniem gminy jest znalezienie równowagi między ożywieniem a komfortem życia oraz między spokojem a gwarem.

W wytycznych dotyczących hałasu podczas imprez określono warunki, na jakich dozwolone jest generowanie hałasu. Wytyczne te stanowią również podstawę dla Profile lokalizacji z różnych obiektów eventowych znajdujących się w Apeldoorn.

Hałas w lokalu gastronomicznym, ośrodku rekreacyjnym lub klubie sportowym

Czy organizują Państwo imprezę lub wydarzenie jako firma z branży gastronomicznej, rekreacyjnej lub klub sportowy? Czy hałas z głośników, muzyki lub uczestników przekracza dopuszczalny poziom określony w przepisach? Zgłoś swoją imprezę lub wydarzenie w urzędzie gminy, aby uzyskać zwolnienie z norm hałasu.

Organizują Państwo prywatną imprezę i zamierzają Państwo zatrudnić artystę lub DJ-a albo korzystać z nagłośnienia? Przez nagłośnienie rozumiemy każdy dźwięk, którego moc jest wzmacniana za pomocą urządzeń elektronicznych. W takim przypadku należy złożyć wniosek o zezwolenie na emisję hałasu. Więcej informacji na temat imprez prywatnych można znaleźć w sekcji ‘Imprezy prywatne’.

Jeśli organizujesz niewielką imprezę, może zaistnieć konieczność zamknięcia (części) drogi za pomocą barier odgradzających. Bariery odgradzające można wypożyczyć, jeśli posiadasz zezwolenie na organizację imprezy. Korzystanie z barier odgradzających jest bezpłatne.

Samodzielnie organizujesz transport oraz załadunek i rozładunek. Należy pamiętać, że barierka ma 2,3 m szerokości i 1,1 m wysokości oraz waży 18 kilogramów. W dniu imprezy samodzielnie ustawiają Państwo barierki i po jej zakończeniu zwracają je z powrotem. Więcej informacji na temat barierek otrzymają Państwo wraz z zezwoleniem na organizację imprezy.

W przypadku działań, które mogą mieć negatywny wpływ na chronione zwierzęta, rośliny i obszary przyrodnicze, może mieć zastosowanie ustawa o ochronie przyrody (Wnb). Szczególnie w przypadku imprez plenerowych organizowanych na zachodnich obrzeżach Apeldoorn oraz na innych terenach leśnych warto sprawdzić, czy ma to zastosowanie.

Aby ustalić, czy wymagane jest zezwolenie przyrodnicze lub zwolnienie, Prowincja Gelderland – zestawienie najważniejszych kroków dla inicjatorów projektów.

Organizacja wydarzenia to niełatwe zadanie. Chcesz, aby goście dobrze się bawili, ale też aby wszystko przebiegło bezpiecznie. Jest wiele kwestii związanych z bezpieczeństwem i zdrowiem, na które trzeba zwrócić uwagę.

Na strona internetowa Regionu Bezpieczeństwa Północnej i Wschodniej Gelderlandii (VNOG) znajdziesz tu przydatny plan działania dotyczący organizacji wydarzenia. Znajdziesz tu również broszury informacyjne oraz formularz do wypełnienia, służący do sporządzenia planu bezpieczeństwa.

Przechodzenie przez przejazd kolejowy ma miejsce niezliczoną ilość razy dziennie. Jest to czynność stanowiąca część codziennego życia na drogach publicznych i niepublicznych. Każdy uczestnik ruchu drogowego zazwyczaj wie, jak powinien się zachować, aby bezpiecznie przejść przez przejazd kolejowy. Zarówno piesi, jak i kierowcy znają obowiązujące przepisy, wiedzą, na co muszą zwracać uwagę, i ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa podczas przechodzenia przez przejazd. 

Można sobie również wyobrazić przejazdy, które nie są tak powszechne i oczywiste. W przypadku takich przejazdów należy uwzględnić inne aspekty niż w przypadku zwykłego przejazdu kolejowego i/lub podjąć środki zapewniające bezpieczne przejście przez przejazd. Przykładami są przejazdy podczas parad, wyścigów kolarskich, marszów pogrzebowych lub przejazdy dużych pojazdów serwisowych. W przypadku tych szczególnych przejazdów firma ProRail posiada procedurę zapewniającą ich bezpieczny przebieg.  

Kiedy mamy do czynienia ze szczególnym przejściem? 

Przejście szczególne to takie, w przypadku którego spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków. 

• Sygnałów z urządzenia sygnalizacyjnego na przejeździe kolejowym nie zawsze można natychmiast zastosować się. 
• Zabezpieczone przejście kolejowe nie może zostać zwolnione w ciągu piętnastu sekund, a niezabezpieczone – w ciągu dwunastu sekund. 
• Pojazd znajduje się wyżej niż istniejąca sieć trakcyjna. 
• Pojazd jest szerszy niż dostępna przestrzeń na przejeździe kolejowym. 

Dlaczego ważne jest terminowe konsultowanie się z ProRail? 

Jeśli przejście spełnia jeden lub więcej warunków, zawsze konieczna jest wcześniejsza konsultacja z ProRail. Ważne jest, aby skontaktować się z ProRail z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby wspólnie znaleźć rozwiązanie. Czasami możliwe jest uniknięcie przejazdu kolejowego poprzez zmianę trasy lub skorzystanie z przejścia na różnych poziomach. ProRail chętnie współpracuje, aby zapewnić bezpieczeństwo podczas korzystania z tego szczególnego przejazdu.

Wspólnie ustala się, kiedy można bezpiecznie przejść przez tory oraz czy konieczne są dodatkowe środki bezpieczeństwa. Wypracowanie wspólnego rozwiązania wymaga czasu, dlatego zaleca się skontaktowanie się z ProRail co najmniej pięć dni roboczych wcześniej. Aby skontaktować się z ProRail, można wysłać wiadomość e-mail na adres WBI-OCCR@prorail.nl lub zadzwonić do Centrum Alarmowego Kolei pod numer 084-0867880. 

Więcej informacji można również znaleźć na stronie strona internetowa ProRail. 

Organizowanie wydarzeń może wiązać się z pewnym ryzykiem. Mogą wystąpić nieprzewidziane okoliczności, takie jak kradzież mienia, wypadki lub zniszczenia.

W związku z tym zalecamy wykupienie ubezpieczenia imprezy. Najlepiej zrobić to na nazwisko organizatora (a więc nie na nazwisko osoby prywatnej). Wnioskodawca ubiegający się o zezwolenie na organizację imprezy jest osobą, na której koszt i na jej ryzyko odbywa się impreza. Gmina nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody powstałe podczas imprezy lub w jej wyniku. Organizator nie może powodować szkód w mieniu gminnym.

Wykupując ubezpieczenie imprezy, które obejmuje zarówno szkody majątkowe, jak i osobowe wynikające z imprezy, chronią Państwo siebie i organizację przed ewentualnymi ryzykami finansowymi. W celu uzyskania dalszych porad dotyczących tego ubezpieczenia prosimy zwrócić się do własnego ubezpieczyciela lub pośrednika.

Koszty związane ze złożeniem wniosku o zezwolenie zależą od rodzaju działalności. Dokładne kwoty podano w poniższej tabeli.

Uwaga: W przypadku imprezy niekomercyjne (np. imprezy uliczne/sąsiedzkie) nie pobiera się opłat za rozpatrzenie wniosku. Pobierane są jednak opłaty za ewentualne zezwolenia, jeśli ma to zastosowanie.