Protocole relatif à la vidéosurveillance (NL)

La vidéosurveillance porte toutefois atteinte à la vie privée des résidents, du personnel et des visiteurs. C'est pourquoi il convient de trouver un juste équilibre entre les objectifs poursuivis par la vidéosurveillance (voir l'article 1 du Protocole) et l'atteinte à la vie privée qui en résulte. Cette atteinte doit en outre être aussi limitée que possible et l'objectif ne doit pas pouvoir être atteint par d'autres moyens,
des mesures moins contraignantes peuvent être mises en œuvre. 1 La vidéosurveillance ne peut être mise en place qu'après avoir procédé à cette mise en balance des intérêts.

Pour pouvoir recourir légalement à la vidéosurveillance, des règles sont nécessaires afin de déterminer ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas. Ces règles sont définies dans le présent protocole. Elles concernent l'utilisation des caméras, le visionnage des images et le stockage des enregistrements vidéo. Des caméras sont installées à l'intérieur et aux abords des sites suivants du GOO :

• Site GOO CB, Anklaarseweg 91 (4e étage)
• Site GOO CG, Christiaan Geurtsweg 10
• Site GOO DT, Deventerstraat 184
• Site GOO VW, 30 Watermanstraat
• Parking de la Laan van het Omniversum, à hauteur du numéro 14

Il est bien sûr possible que ce protocole relatif aux caméras s'applique également à d'autres sites du GOO. Une décision sera alors prise à ce sujet.

Article 1 Définitions

Règlement général sur la protection des données

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ce règlement européen définit le cadre juridique régissant le traitement des données à caractère personnel. Les termes utilisés dans le présent protocole ont la même signification que dans le RGPD.

Autorité chargée de la protection des données personnelles

L'Autorité chargée de la protection des données (AP) veille au respect des dispositions légales relatives à
protection des données à caractère personnel.

Personne(s) concernée(s)

Les personnes ayant fait l'objet d'un enregistrement vidéo (salariés, résidents et visiteurs des sites de la GOO). Une analyse (appelée « DPIA ») a également été menée à cet effet, qui conclut que le traitement des données est justifié.

Agents de sécurité

Les agents d'une société de sécurité chargés d'assurer la surveillance directe du site GOO.

Système de caméras

L'ensemble des caméras installées dans – ou orientées vers – les locaux situés à l'intérieur des bâtiments et à l'extérieur de ceux-ci.

Vidéosurveillance

La vidéosurveillance consiste à surveiller un bâtiment, une zone ou un ou plusieurs groupes de personnes à l'aide de caméras. Dans le cadre de la vidéosurveillance, l'accent est mis sur la surveillance : les images sont visionnées même en l'absence d'incident. L'un des principaux objectifs de la vidéosurveillance est de prévenir les incidents.
En cas d'incident, les observateurs sont censés le signaler et réagir immédiatement, par exemple en orientant la police, les agents de surveillance ou les secouristes vers le lieu de l'incident, afin que des mesures puissent être prises sans délai.

Site GOO (Accueil municipal des Ukrainiens)

Abréviation de : Centre d'accueil municipal pour les réfugiés ukrainiens. Les sites GOO sont des bâtiments et les terrains qui leur sont associés, utilisés par la commune d'Apeldoorn pour accueillir des réfugiés ukrainiens.

Incident

Un accident, un événement causant des nuisances, une infraction pénale ou la suspicion d'une telle infraction et/ou un événement constituant un danger ou une menace pour la santé ou la sécurité des biens au sein et aux abords de la GOO et nécessitant une intervention de la part du responsable du traitement.

Coordinateur de site

L'agent de la commune d'Apeldoorn chargé d'organiser et de faciliter l'accueil des Ukrainiens dans l'un des sites du GOO.

Responsable de site

L'agent de la commune d'Apeldoorn chargé de la gestion des sites et responsable des questions qui dépassent le cadre d'un site GOO particulier.

Responsable de garde

Le collaborateur de la commune d'Apeldoorn chargé, en dehors des horaires de travail habituels, de la gestion opérationnelle des coordinateurs de site et des collaborateurs sur les sites du GOO.

Chef de projet

L'agent ou son suppléant chargé, au nom de la commune d'Apeldoorn, de l'accueil des Ukrainiens dans les sites du GOO et assumant la responsabilité finale au sein de l'organisation du projet.

Article 2 Traitement et finalité de la vidéosurveillance

a. Concrètement, la vidéosurveillance est utilisée aux fins suivantes :
I. la protection de la sécurité et de la santé sur les sites de la GOO et aux alentours ;
II. la sécurisation de l'accès aux sites du GOO ;
III. la protection des biens de la commune, du bailleur, des résidents et du personnel contre le vol et les dégradations ;
IV. L'enregistrement des incidents.

b. La vidéosurveillance n'est pas utilisée pour surveiller et/ou contrôler les salariés.

Article 3 Missions et responsabilités

a. La vidéosurveillance est mise en œuvre sous la responsabilité du Collège du maire et des échevins (le Collège). Le Collège est donc le responsable du traitement au sens du RGPD. Le collège invoque à cet effet la base juridique de l’intérêt légitime. Le collège a procédé à une mise en balance des intérêts et l’a documentée en interne pour justifier le recours à cette base juridique.
b. Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place pour assurer la sécurité des images de vidéosurveillance et du système de vidéosurveillance. La nécessité, la subsidiarité et la proportionnalité de ces mesures ont été soigneusement évaluées. Ces considérations ont également été consignées par écrit.
c. Le visionnage “ en direct ” des images est autorisé pour le personnel de sécurité, les coordinateurs de site, les responsables de site, les agents de permanence et le chef de projet (ou son suppléant).
d. Le visionnage (= consultation ultérieure) des images est autorisé pour le responsable du site, en son absence pour le chef de projet (ou son remplaçant) et, en l’absence de ce dernier, pour le responsable de garde. Le visionnage ne peut avoir lieu qu'en présence de deux des personnes susmentionnées (principe du double contrôle). Si aucune de ces deux personnes ne peut être présente, l'une des personnes susmentionnées peut visionner les images en présence d'un
coordinateur de site.
e. Les enregistrements vidéo ne sont visionnés qu’en cas d’incident et/ou lorsque des tiers habilités en font la demande.
f. En cas d'incident nécessitant une enquête, le chef de projet (par intérim) est chargé de :

• évaluer l'image ;
• si les enregistrements vidéo doivent être conservés à des fins d'enquête, de les copier ou de les transférer sur un nouveau support de stockage distinct.

g. La gestion technique et la maintenance du système de vidéosurveillance sont assurées par le responsable de l'équipe des services généraux. Pour ce faire, celui-ci fait appel à des installateurs/prestataires de maintenance avec lesquels des contrats ont été conclus.

Article 4 : Système de vidéosurveillance, sécurité et durées de conservation

a. La vidéosurveillance s'effectue au moyen d'un système fermé. Les images sont enregistrées sous forme numérique sur un disque dur ou un support de stockage similaire : le système et le support de stockage se trouvent dans un local fermé à clé, accessible uniquement à l'aide d'un badge, d'un code ou d'une clé.
b. Les caméras n'enregistrent pas le son.
c. Les images sont conservées pendant 14 jours. Passé ce délai, les anciennes images sont automatiquement écrasées par les nouvelles.
d. Les enregistrements vidéo peuvent être conservés plus longtemps si un incident s'est produit et s'ils sont nécessaires au traitement de cet incident. Ils sont supprimés dès qu'ils ne sont plus nécessaires.

Article 5 : Respect de la vie privée des employés, des habitants et des visiteurs
a. La vidéosurveillance est compatible avec l'objectif de sécurité et de surveillance. Les images sont utilisées exclusivement aux fins de la vidéosurveillance visées à l'article 2.
b. La vidéosurveillance n'est mise en place que dans les espaces communs des sites du GOO. Cela signifie que les parkings et autres espaces extérieurs appartenant au site GOO, les entrées, les cuisines et salles à manger communes, les halls, les couloirs, les salles d'attente, les espaces de loisirs et de jeux ainsi que les autres espaces communs peuvent être filmés.
c. Il n'y a pas de vidéosurveillance dans les chambres et les espaces de vie, ni dans les toilettes et les douches, ni dans les salles de consultation des professionnels de santé, ni dans les autres locaux faisant partie de l'espace de vie personnel des résidents.
2 Conformément à l'article 27, paragraphe 1, de la loi sur les comités d'entreprise

d. La vidéosurveillance est assurée 24 heures sur 24.
e. Les données à caractère personnel traitées sont exclusivement :

• La prise de vue ;
• Métadonnées relatives à l'heure, à la date, au lieu et à l'appareil photo utilisé pour prendre les photos
  réalisé.

Article 6 Accès aux enregistrements vidéo et diffusion de ceux-ci

a. L'accès aux images de vidéosurveillance est limité autant que possible. Seuls les agents désignés à cet effet ont accès au système de vidéosurveillance et aux images enregistrées.
b. Les images ne sont transmises à la police, au procureur ou au juge d'instruction qu'à leur demande.
c. La personne qui réceptionne les images au nom de la police, du procureur ou du juge d'instruction doit présenter une pièce d'identité et signer un accusé de réception des images.
d. Les images ne sont communiquées à des tiers que s'il existe une obligation (légale) à cet effet et si cela est compatible avec la finalité de la collecte des images telle que définie à l'article 1er du présent protocole.
e. Les distributions sont consignées dans un registre.

Article 7 Obligation de confidentialité

Toute personne habilitée à visionner les images ou à les traiter pour le compte du responsable du traitement est tenue de respecter la confidentialité de tout ce dont elle a connaissance à ce titre, à moins qu’une disposition légale ne l’oblige à les divulguer ou que la nécessité de les divulguer ne découle de sa fonction.

Article 8 Droits des personnes concernées

Toute personne concernée peut adresser une demande au responsable du traitement afin d'exercer ses droits concernant ses données à caractère personnel.
b. La personne concernée n'a le droit de consulter que les images sur lesquelles elle apparaît elle-même. Dans sa demande, elle doit préciser le jour et l'heure auxquels les images ont été enregistrées.
c. Avant de pouvoir visionner les images, la personne concernée doit présenter une pièce d'identité au chef de projet (par intérim) ou au responsable du site.
d. Une demande telle que visée au présent article doit être introduite par le biais de privacy@apeldoorn.nl.

Article 9 : Communication d'informations relatives à la vidéosurveillance

a. La commune d'Apeldoorn annonce, au moyen de panneaux d'information installés sur les sites GOO, que des enregistrements vidéo sont effectués.
b. La commune d'Apeldoorn fournira des informations plus détaillées aux personnes concernées, conformément à l'article 13 du RGPD. Ces informations seront diffusées sous forme d'affiches et de brochures.

Article 10 Réclamations

Toute personne concernée peut déposer une réclamation concernant le traitement de ses données à caractère personnel auprès du délégué à la protection des données de la commune d'Apeldoorn via fg@apeldoorn.nl.

Article 11 Disposition finale

Ce protocole peut être cité sous le titre ‘ Protocole relatif à la vidéosurveillance des centres d'accueil municipaux pour les Ukrainiens de la commune d'Apeldoorn 2024 ’.’