Protokół dotyczący monitoringu wizyjnego (NL)

Monitoring kamerowy stanowi jednak naruszenie prywatności mieszkańców, pracowników i gości. Dlatego konieczne jest staranne wyważenie celów, którym służy monitoring kamerowy (zob. art. 1 protokołu), oraz wynikającego z niego naruszenia prywatności. Ponadto naruszenie to musi być jak najmniejsze, a cel nie może być osiągany za pomocą innych środków,
można to osiągnąć przy użyciu mniej inwazyjnych środków. 1 Monitoring kamerowy można zastosować dopiero po dokonaniu takiej oceny interesów.

Aby móc legalnie korzystać z monitoringu wizyjnego, konieczne są zasady określające, co jest dozwolone, a co nie. Zasady te zostały określone w niniejszym protokole. Dotyczą one korzystania z kamer, przeglądania nagrań oraz przechowywania materiału wizyjnego. Kamery są zainstalowane w następujących lokalizacjach GOO oraz w ich pobliżu:

• Lokalizacja GOO CB, Anklaarseweg 91 (4. piętro)
• Lokalizacja GOO CG, Christiaan Geurtsweg 10
• Lokalizacja GOO DT, Deventerstraat 184
• Lokalizacja GOO VW, Watermanstraat 30
• Parking przy alei Laan van het Omniversum, na wysokości numeru 14

Oczywiście możliwe jest, że ten protokół dotyczący kamer zostanie wprowadzony również w innych lokalizacjach GOO. W tej sprawie zostanie podjęta odpowiednia decyzja.

Artykuł 1. Pojęcia

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). To europejskie rozporządzenie określa ramy prawne przetwarzania danych osobowych. Terminy użyte w niniejszym protokole mają takie samo znaczenie jak w RODO.

Urząd ds. Ochrony Danych Osobowych

Urząd ds. Ochrony Danych Osobowych (AP) sprawuje nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących
ochrona danych osobowych.

Osoba(-y) zainteresowana(-e)

Osoby, które zostały sfilmowane (pracownicy, mieszkańcy i goście obiektów GOO). W tej sprawie przeprowadzono również analizę (tzw. DPIA), w której stwierdzono, że naruszenie jest uzasadnione.

Pracownicy ochrony

Pracownicy firmy ochroniarskiej odpowiedzialni za bezpośredni nadzór nad obiektem GOO.

System kamer

Zespół kamer zainstalowanych w pomieszczeniach budynków lub skierowanych na te pomieszczenia oraz na zewnętrzną część tych budynków.

Monitoring

Monitoring wizyjny polega na nadzorowaniu budynku, terenu lub grupy (grup) osób za pomocą kamer. W monitoringu wizyjnym nacisk kładzie się na nadzór: nagrania są przeglądane nawet wtedy, gdy nie dochodzi do żadnego zdarzenia. Jednym z głównych celów monitoringu wizyjnego jest zapobieganie zdarzeniom.
W przypadku wystąpienia zdarzenia obserwatorzy powinni je zauważyć i natychmiast zareagować, na przykład kierując na miejsce zdarzenia policję, pracowników ochrony lub służby ratownicze, tak aby można było podjąć działania na wczesnym etapie.

Ośrodek GOO (Gminny Ośrodek Pomocy dla Ukraińców)

Skrót od: Gminne Ośrodki Przyjęcia Uchodźców z Ukrainy. Ośrodki GOO to budynki i przynależne do nich tereny, z których korzysta gmina Apeldoorn w celu przyjmowania uchodźców z Ukrainy.

Incydent

Wypadek, zdarzenie powodujące uciążliwości, przestępstwo lub podejrzenie popełnienia przestępstwa i/lub zdarzenie stanowiące zagrożenie lub potencjalne zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa mienia na terenie GOO i w jego pobliżu, wymagające podjęcia działań przez administratora danych.

Koordynator ds. lokalizacji

Pracownik gminy Apeldoorn odpowiedzialny za organizację i zapewnienie warunków zakwaterowania dla Ukraińców w jednej z placówek GOO.

Kierownik obiektu

Pracownik gminy Apeldoorn, który zajmuje się zarządzaniem obiektami i odpowiada za sprawy wykraczające poza zakres pojedynczego obiektu GOO.

Strażnik

Pracownik gminy Apeldoorn, który poza standardowymi godzinami pracy odpowiada za kierowanie operacyjne koordynatorami placówek i pracownikami w placówkach GOO.

Kierownik projektu

Pracownik lub jego zastępca, który z ram gminy Apeldoorn jest odpowiedzialny za przyjmowanie Ukraińców w ośrodkach GOO i pełni funkcję osoby ponoszącej ostateczną odpowiedzialność w ramach organizacji projektowej.

Artykuł 2 Przetwarzanie danych i cel monitoringu wizyjnego

a. W praktyce monitoring kamerowy jest wykorzystywany do następujących celów:
I. zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy na terenie obiektów GOO oraz w ich pobliżu;
II. zabezpieczenie dostępu do obiektów GOO;
III. ochrona mienia gminy, wynajmującego, mieszkańców i pracowników przed kradzieżą i uszkodzeniem;
IV. Rejestrowanie zdarzeń.

b. Monitoring wizyjny nie jest wykorzystywany do śledzenia i/lub kontrolowania pracowników.

Artykuł 3 Zadania i obowiązki

a. Nadzór kamerowy odbywa się pod nadzorem Rady Burmistrza i Radnych (Rada). Rada jest zatem administratorem danych w rozumieniu RODO. Rada opiera się w tym zakresie na podstawie prawnej w postaci uzasadnionego interesu. Rada dokonała wyważenia interesów w związku z zastosowaniem tej podstawy prawnej i udokumentowała to wewnętrznie.
b. Podjęto odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa nagrań z kamer oraz samego systemu monitoringu. Dokładnie rozważono konieczność, zasadę pomocniczości oraz proporcjonalność tych środków. Rozważania te zostały również udokumentowane.
c. Oglądanie obrazu “na żywo” jest dozwolone dla pracowników ochrony, koordynatorów placówki, kierowników placówki, osób pełniących dyżur oraz (zastępczego) kierownika projektu.
d. Przeglądanie (=późniejsze odtwarzanie) nagrań jest dozwolone dla kierownika placu budowy, a w przypadku jego nieobecności – dla (pełniącego obowiązki) kierownika projektu, a w przypadku jego nieobecności – dla dyżurnego. Przeglądanie może odbywać się wyłącznie w obecności dwóch z wymienionych osób (zasada dwóch osób). W przypadku, gdy nie mogą być obecne dwie z wymienionych osób, jedna z wymienionych osób może przeglądać nagrania w obecności
koordynator ds. lokalizacji.
e. Przeglądanie nagrań odbywa się wyłącznie w przypadku wystąpienia zdarzeń i/lub gdy o udostępnienie nagrań zwrócą się uprawnione do tego osoby trzecie.
f. W przypadku zdarzenia wymagającego przeprowadzenia dochodzenia, (pełniący obowiązki) kierownik projektu jest uprawniony do:

• ocenić nagranie;
• jeżeli nagrania obrazowe muszą zostać zachowane do celów dochodzeniowych, należy skopiować lub przenieść te nagrania na oddzielny, nowy nośnik danych.

g. Zarządzanie techniczne i konserwacja systemu kamer leżą w gestii kierownika zespołu ds. obsługi technicznej. Kierownik ten korzysta w tym zakresie z usług instalatora/firmy serwisowej, z którą zawarto umowy.

Artykuł 4 System monitoringu, zabezpieczenia i okresy przechowywania danych

a. Monitoring kamerowy odbywa się za pomocą systemu zamkniętego. Materiał wizyjny jest zapisywany cyfrowo na dysku twardym lub podobnym nośniku danych: system i nośnik danych znajdują się w zamkniętym pomieszczeniu, do którego dostęp można uzyskać wyłącznie za pomocą karty, kodu lub klucza.
b. Kamery nie rejestrują dźwięku.
c. Nagrania są przechowywane przez 14 dni. Po upływie tego czasu stare nagrania są automatycznie zastępowane nowymi.
d. Nagrania mogą być przechowywane dłużej, jeśli miało miejsce zdarzenie, a nagrania są niezbędne do jego rozpatrzenia. Nagrania zostaną usunięte, gdy tylko przestaną być potrzebne.

Artykuł 5. Ochrona prywatności pracowników, mieszkańców i gości
a. Monitoring wizyjny jest zgodny z celem zapewnienia bezpieczeństwa i nadzoru. Materiał wizyjny jest wykorzystywany wyłącznie do celów monitoringu wizyjnego określonych w art. 2.
b. Monitoring kamerowy jest stosowany wyłącznie w pomieszczeniach ogólnodostępnych obiektów GOO. Oznacza to, że mogą być filmowane miejsca parkingowe i inne przestrzenie zewnętrzne należące do obiektu GOO, wejścia, wspólne kuchnie i jadalnie, hole, korytarze, poczekalnie, pomieszczenia rekreacyjne i zabawowe oraz inne pomieszczenia ogólnodostępne.
c. Nie prowadzi się monitoringu w pomieszczeniach sypialnych i mieszkalnych, w toaletach i prysznicach, w gabinetach terapeutycznych oraz w innych pomieszczeniach stanowiących część osobistej przestrzeni życiowej mieszkańców.
2 Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o radach zakładowych

d. Monitoring odbywa się przez 24 godziny na dobę.
e. Przetwarzane dane osobowe to wyłącznie:

• Nagranie obrazu;
• Metadane dotyczące godziny, daty, lokalizacji oraz aparatu, którym zarejestrowano te zdjęcia
  wykonano.

Artykuł 6 Dostęp do nagrań wizualnych i ich udostępnianie

a. Dostęp do nagrań z kamer jest ograniczony w jak największym stopniu. Dostęp do systemu kamer i nagrań mają wyłącznie wyznaczeni pracownicy.
b. Nagrania są przekazywane policji, prokuratorowi lub sędziemu śledczemu wyłącznie na ich wniosek.
c. Osoba odbierająca nagrania w imieniu policji, prokuratora lub sędziego śledczego ma obowiązek okazać dokument tożsamości oraz podpisać potwierdzenie odbioru nagrań.
d. Nagrania wideo są udostępniane osobom trzecim wyłącznie wtedy, gdy istnieje taki (ustawowy) obowiązek i jest to zgodne z celem gromadzenia nagrań wideo określonym w art. 1 niniejszego protokołu.
e. Wydania są odnotowywane w dzienniku.

Artykuł 7 Obowiązek zachowania poufności

Każda osoba uprawniona do przeglądania nagrań lub przetwarzająca je na zlecenie administratora danych jest zobowiązana do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji, które uzyskała w związku z tym, chyba że przepis prawny nakłada na niego obowiązek ujawnienia lub z charakteru jego zadań wynika konieczność ujawnienia.

Artykuł 8 Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane dotyczą, może złożyć do administratora wniosek o skorzystanie ze swoich praw w odniesieniu do swoich danych osobowych.
b. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wglądu wyłącznie do nagrań, na których sama jest widoczna. We wniosku osoba ta powinna wskazać dzień i godzinę, w której nagrania zostały zarejestrowane.
c. Przed uzyskaniem dostępu do nagrań osoba zainteresowana musi okazać dokument tożsamości (pełniącemu obowiązki) kierownikowi projektu lub kierownikowi obiektu.
d. Wniosek, o którym mowa w niniejszym artykule, należy złożyć za pośrednictwem privacy@apeldoorn.nl.

Artykuł 9 Przekazywanie informacji dotyczących monitoringu wizyjnego

a. Gmina Apeldoorn informuje za pomocą tablic informacyjnych umieszczonych w lokalizacjach GOO, że prowadzone jest nagrywanie obrazu.
b. Gmina Apeldoorn udostępnia zainteresowanym osobom bardziej szczegółowe informacje zgodnie z art. 13 RODO. Informacje te będą udostępniane w formie plakatów i broszur.

Artykuł 10 Reklamacje

Osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę dotyczącą przetwarzania swoich danych osobowych do inspektora ochrony danych gminy Apeldoorn za pośrednictwem fg@apeldoorn.nl.

Artykuł 11 Postanowienie końcowe

Niniejszy protokół można cytować jako ‘Protokół dotyczący monitoringu wizyjnego w gminnych ośrodkach przyjmowania Ukraińców w gminie Apeldoorn 2024’.’