Datenschutzerklärung zum Gesetz über Polizeidaten (Wpg)

Die Verwaltungsorgane der Gemeinde sind grundsätzlich für die Datenverarbeitungen verantwortlich, die von der Gemeinde oder in deren Auftrag durchgeführt werden. Sie werden als ‘Verantwortliche’ bezeichnet. Bei der Verarbeitung von Polizeidaten durch BoAs ist der Bürgermeister- und Beigeordnetenrat der Verantwortliche.

Die Gemeinde Apeldoorn beschäftigt verschiedene Ordnungsbeamte:

• Ordnungshüter im öffentlichen Raum. Sie überwachen unter anderem die Einhaltung der Allgemeinen Ortsverordnung (APV). Dabei handelt es sich beispielsweise um die Ordnungshüter auf der Straße.
• Schulpflichtbeauftragte. Sie überwachen die Einhaltung des Schulpflichtgesetzes. Dazu gehört beispielsweise das Schulschwänzen.
• Sozialermittler. Sie untersuchen beispielsweise Betrugsfälle im Zusammenhang mit Sozialleistungen, um Betrug im Bereich Arbeit und Einkommen zu bekämpfen.

Die Boas werden in mehrere sogenannte ‘Bereiche’ unterteilt. Bei der Gemeinde Apeldoorn sind dies die Bereiche I und II (Öffentlicher Raum und Umwelt), Bereich III (Schulpflichtbeauftragte) und Bereich V (Sozialermittler).

Die Gemeinde verarbeitet Polizeidaten nur, wenn dafür eine Rechtsgrundlage vorliegt. Die Rechtsgrundlage, auf der die Boas der Gemeinde Apeldoorn Polizeidaten verarbeiten, ist die Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe. Boas müssen im Rahmen ihrer polizeilichen Aufgabe Polizeidaten verarbeiten.

Neben dem Gesetz über Polizeidaten verarbeiten BoAs auch Polizeidaten auf der Grundlage anderer Vorschriften, zum Beispiel:

• Strafprozessordnung.
• Beschluss eines außerordentlichen Ermittlungsbeamten.
• Allgemeine Ortsverordnung (APV).
• Schulpflichtgesetz.
• Teilhabegesetz.

Eine vollständige Übersicht finden Sie in der ‘Regelung zu den Zuständigkeitslisten für außerordentliche Ermittlungsbeamte’, in dem für jeden Bereich aufgeführt ist, mit welchen Gesetzen die BoAs zu tun haben.

Welche polizeilichen Daten von Ordnungshütern verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Aufgabe sie genau ausführen und welchem Zuständigkeitsbereich der Ordnungshüter angehört. Ein Ordnungshüter in der Innenstadt benötigt beispielsweise andere personenbezogene Daten für die Ausübung seiner polizeilichen Aufgabe als ein Schulpflichtbeauftragter. In jedem Fall werden in einem Polizeiprotokoll die folgenden Daten verarbeitet: Name, Anschrift und Wohnort, Telefonnummer, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer.

Manchmal ist es erforderlich, dass die Gemeinde Polizeidaten an andere Stellen weitergibt. Zum Beispiel an das Zentrale Justizinkassobüro (CJIB), an die Staatsanwaltschaft (OM) oder an die Polizei.

Wenn wir Polizeidaten von einem Unternehmen verarbeiten lassen, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. In dieser Auftragsverarbeitungsvereinbarung legen wir fest, wie die andere Partei ordnungsgemäß mit polizeilichen Daten umgeht. So gewährleisten wir ein hohes Sicherheitsniveau und stellen sicher, dass polizeiliche Daten vertraulich bleiben. Zu diesen Auftragsverarbeitern zählen beispielsweise Inkassounternehmen, Cloud- und Hosting-Anbieter sowie IT-Dienstleister. Wir tragen stets die Endverantwortung für die polizeilichen Daten.

Die Gemeinde Apeldoorn beauftragt ausschließlich externe Parteien innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Nur in Ausnahmefällen wird davon abgewichen. Wenn wir personenbezogene Daten oder polizeiliche Daten an Stellen außerhalb des EWR weitergeben, geschieht dies in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO und des Wpg, beispielsweise durch den Abschluss geeigneter Vereinbarungen über das Datenschutzniveau in dem jeweiligen Land. Auf der Website der niederländischen Datenschutzbehörde Dort finden Sie weitere Informationen dazu.

Das Polizeidatengesetz enthält konkrete Vorschriften darüber, wie lange wir Polizeidaten aufbewahren dürfen. Das Gesetz legt Fristen fest, wie lange Polizeidaten aufbewahrt werden dürfen. Nach Ablauf dieser Frist müssen die personenbezogenen Daten endgültig gelöscht werden. Wir müssen in jedem Fall zwei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen einhalten. Welche davon anzuwenden ist, hängt davon ab, ob ein BOA eine alltägliche polizeiliche Aufgabe wahrnimmt oder sich mit länger andauernden Ermittlungen befasst, wie beispielsweise ein Sozialermittler. Dies erläutern wir im Folgenden.

Die Aufbewahrungsfrist für Polizeidaten, die im Rahmen der täglichen Polizeiarbeit verarbeitet werden, beispielsweise zur Ausstellung von Bußgeldbescheiden, ist wie folgt geregelt: Im ersten Jahr, nachdem ein Polizeibeamter erstmals Polizeidaten verarbeitet hat, sind diese Daten für die Polizeibeamten umfassend zugänglich, sofern dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. In den vier darauf folgenden Jahren können die Polizeidaten nur durch gezielte Suche, beispielsweise nach Kennzeichen oder Namen, genutzt werden. Schließlich werden die Polizeidaten noch fünf Jahre lang aufbewahrt. In dieser letzten Phase dürfen die Daten nur für Zwecke wie die Bearbeitung von Beschwerden oder Audits verwendet werden. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten vernichtet.

Die Aufbewahrungsfrist für Polizeidaten, die im Rahmen gezielter Ermittlungen, beispielsweise durch Sozialermittler, verarbeitet werden, ist wie folgt geregelt. Für gezielte Ermittlungen dürfen Polizeidaten so lange verarbeitet werden, wie es zur Erreichung des Ermittlungszwecks erforderlich ist. Der Zweck kann beispielsweise als erreicht gelten, wenn schließlich ein gerichtliches Urteil ergeht. Danach dürfen Informationen aus einer Ermittlung noch sechs Monate lang weiterverwendet werden. Ein Beamter der Gemeinde überwacht dies. Schließlich werden Polizeidaten noch fünf Jahre lang aufbewahrt. In dieser letzten Phase dürfen die Daten nur für Zwecke wie die Bearbeitung von Beschwerden oder Audits verwendet werden. Während dieser Phase kann beispielsweise die Staatsanwaltschaft noch Informationen anfordern. Dies geschieht jedoch nur in Ausnahmefällen. Nach Ablauf dieser fünf Jahre werden die Daten vernichtet.

Sobald wir Ihre polizeilichen Daten verarbeiten, informieren wir Sie darüber, warum wir dies tun. Zum Beispiel über diese Datenschutzerklärung. Neben diesem Recht auf Information haben Sie noch weitere Rechte. Sie können die folgenden Rechte geltend machen:

• Auskunftsrecht.

Sie können die Gemeinde bitten, Ihnen offenzulegen, welche polizeilichen Daten die Gemeinde über Sie gespeichert hat. Das bedeutet, dass wir Ihnen eine Übersicht über die polizeilichen Daten zur Verfügung stellen, die wir über Sie verarbeiten.

• Recht auf Berichtigung.

Sie können bei der Gemeinde beantragen, dass polizeiliche Daten geändert oder ergänzt werden.

• Löschung oder Sperrung von Daten.

Sie können bei der Gemeinde beantragen, dass Ihre polizeilichen Daten gelöscht werden. Da hierfür manchmal strenge Aufbewahrungsfristen gelten, können wir nicht immer alle personenbezogenen Daten löschen. Manchmal müssen wir die polizeilichen Daten nicht löschen, sondern sperren.

Möglicherweise gelten bestimmte Bedingungen oder Einschränkungen. Auf der Seite Einreichung eines Antrags gemäß DSGVO und Wpg Hier finden Sie weitere Informationen zu Ihren Rechten. Sie können bei der Gemeinde Apeldoorn über das Online-Formular auf dieser Seite einen Antrag stellen.

Die Gemeinde Apeldoorn geht sorgfältig mit Polizeidaten um und behandelt diese vertraulich. Wir gewähren niemals einfach so jemandem Zugriff und ergreifen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen, um Polizeidaten zu schützen. So werden Polizeidaten ausschließlich von Personen verarbeitet, die zur Geheimhaltung verpflichtet sind, und die Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die Polizeidaten, die für ihre Arbeit erforderlich sind.

Die Gemeinde Apeldoorn verarbeitet Polizeidaten ausschließlich für den Zweck, für den sie erhoben wurden. Dabei sorgen wir auch für eine angemessene technische Sicherung der Polizeidaten. So werden personenbezogene Daten vor Zerstörung oder Beschädigung geschützt. Wir halten uns dabei an die „Baseline Informatiebeveiliging“ (BIO) und das Cybersicherheitsgesetz. Diese Vorschriften wurden von der nationalen Regierung festgelegt und beschreiben eine Vielzahl von Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Informationssicherheit. Zudem werden wir von unabhängigen Prüfern auditiert. Das bedeutet, dass eine unabhängige Stelle überprüft, ob wir uns an die gesetzlichen Vorschriften halten.

Die Stadt Apeldoorn macht kein Einsatz einer vollständig automatisierten Entscheidungsfindung. Das bedeutet, dass keine Entscheidungen ohne die Mitwirkung eines Mitarbeiters der Gemeinde getroffen werden.

Trotz unserer Bemühungen kann es leider zu Datenlecks kommen. Denken Sie beispielsweise an eine falsch adressierte E-Mail oder einen falsch adressierten Brief, eine Website, auf der zu viele Informationen zu finden sind, oder eine Akte, die verloren geht. In diesen Fällen kann es sich um eine Datenpanne handeln. Es ist wichtig, dass Sie dies der Gemeinde melden. Wir können dann Maßnahmen ergreifen, um Schäden zu verhindern und/oder zu mindern, und möchten, falls erforderlich, die betroffenen Personen über den Vorfall informieren.

Wenn Sie den Verdacht haben, dass es zu einer Datenpanne gekommen ist, melden Sie dies bitte umgehend bei der Gemeinde Apeldoorn über datalek@apeldoorn.nl oder telefonisch unter 14055. Wir werden dann umgehend Maßnahmen ergreifen.

Die Gemeinde Apeldoorn hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt. Der DSB ist die unabhängige, interne Aufsichtsstelle für die Einhaltung der Datenschutzgesetze. Der DSB überprüft, ob die Gemeinde diese Gesetze einhält, und kann unabhängig beraten.

Haben Sie eine Frage oder eine Beschwerde bezüglich der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung oder des Polizeidatengesetzes durch die Gemeinde Apeldoorn? Dann wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter der E-Mail-Adresse FG@apeldoorn.nl oder über unsere Postanschrift.

Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten können Sie auch stellen, indem Sie sich direkt an uns wenden unter privacy@apeldoorn.nl.

Haben Sie eine Beschwerde darüber, wie Ihre Anfrage von der Gemeinde bearbeitet wurde? Sie können über die Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden bei der Gemeinde Apeldoorn eine Beschwerde einreichen.

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der nationalen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzureichen: die Datenschutzbehörde.