Polis Verileri Kanunu (Wpg) Gizlilik Beyanı

Belediyenin yönetim organları, genel olarak belediye tarafından veya belediye adına gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerinden sorumludur. Bunlara ‘veri sorumlusu’ denir. Polis verilerinin belediye görevlileri tarafından işlenmesi durumunda, belediye başkanı ve meclis üyeleri kurulu veri sorumlusudur.

Apeldoorn Belediyesi’nin kadrosunda çeşitli özel görevli memurlar bulunmaktadır:

• Kamusal alanda görev yapan Boa’lar. Bunlar, Genel Yerel Yönetmelik (APV) başta olmak üzere çeşitli düzenlemelere uyulup uyulmadığını denetler. Sokaklarda görev yapan denetçileri kastediyoruz.
• Zorunlu Eğitim Görevlileri. Zorunlu Eğitim Kanunu’na uyulup uyulmadığını denetlerler. Örneğin, okula devamsızlık gibi durumlar.
• Sosyal müfettişler. Örneğin, iş ve gelir alanındaki dolandırıcılığı önlemek amacıyla sosyal yardım dolandırıcılığına ilişkin soruşturmalar yürütürler.

Boa’lar, bir dizi ‘alan’ olarak adlandırılan kategorilere ayrılır. Apeldoorn Belediyesi’nde bunlar Alan I ve II (Kamusal Alan ve Çevre), Alan III (Zorunlu Eğitim Görevlileri) ve Alan V’tir (Sosyal Müfettişler).

Belediye, yalnızca bunun için bir dayanak olması durumunda polis verilerini işler. Apeldoorn Belediyesi’ne bağlı özel görevli memurların (BOA’lar) polis verilerini işleme dayanağı, yasal bir görevi yerine getirmektir. Özel görevli memurlar, polis görevleri kapsamında polis verilerini işlemek zorundadır.

Polis Verileri Kanunu’nun yanı sıra, idari denetim görevlileri (BOA’lar) diğer düzenlemeler uyarınca da polis verilerini işler; örneğin:

• Ceza Muhakemesi Kanunu.
• Olağanüstü soruşturma memurunun kararı.
• Genel Yerel Yönetmelik (APV).
• Zorunlu Eğitim Kanunu.
• Katılım Kanunu.

Konuyla ilgili tam bir özet, ‘Olağanüstü soruşturma memurlarının yetki alanları listesine ilişkin düzenleme’, burada her bir alan için özel görevli memurların hangi kanunlarla ilgilenmeleri gerektiği belirtilmiştir.

Boa’lar tarafından işlenen polis verileri, tam olarak hangi görevi yerine getirdiklerine ve hangi yetki alanına tabi olduklarına bağlıdır. Örneğin, şehir merkezinde görev yapan bir denetçi, polis görevini yerine getirmek için zorunlu eğitim memurundan farklı kişisel verilere ihtiyaç duyar. Her halükarda, tutanakta şu veriler işlenir: isim, adres ve ikamet yeri, telefon numarası, doğum tarihi ve kimlik numarası.

Bazen belediyenin polis verilerini başka taraflara aktarması gerekebilir. Örneğin, Merkezi Adli Tahsilat Bürosu’na (CJIB), Savcılığa (OM) veya polise.

Polis verilerinin bir şirket tarafından işlenmesini sağladığımızda, bir veri işleme sözleşmesi imzalarız. Bu işleme sözleşmesinde, karşı tarafın polis verilerini nasıl uygun bir şekilde işleyeceği konusunda anlaşmaya varırız. Böylelikle, yeterli düzeyde güvenlik sağlar ve polis verilerinin gizliliğini koruruz. Bu işleyiciler arasında örneğin tahsilat ajansları, bulut ve barındırma hizmetleri sağlayıcıları ile BT hizmet sağlayıcıları yer alır. Polis verileri konusunda nihai sorumluluk her zaman bize aittir.

Apeldoorn Belediyesi, yalnızca Avrupa Birliği veya Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) içindeki dış taraflarla işbirliği yapmaktadır. Bu kuraldan yalnızca istisnai durumlarda sapılmaktadır. Kişisel verileri veya polis verilerini AEA dışındaki taraflara aktardığımızda, bu işlem, o ülkedeki veri koruma düzeyine ilişkin uygun düzenlemeler yapılması gibi, GDPR ve Wpg’nin gerekliliklerine uygun olarak gerçekleştirilir. Kişisel Veriler Kurumu'nun web sitesi Bu konuda daha fazla bilgiyi orada bulabilirsiniz.

Polis Verileri Kanunu’nda, polis verilerini ne kadar süreyle saklayabileceğimize dair özel kurallar yer almaktadır. Kanunda, polis verilerinin ne kadar süreyle saklanabileceğine ilişkin süreler belirtilmiştir. Bu süre dolduğunda, kişisel veriler kalıcı olarak silinmelidir. Her halükarda iki farklı saklama süresine uymamız gerekmektedir. Hangi sürenin uygulanacağı, bir polis memurunun günlük polis görevlerini yerine getirip getirmediğine ya da bir sosyal dedektif gibi daha uzun süreli soruşturmalarla ilgilenip ilgilenmediğine bağlıdır. Bunu aşağıda açıklıyoruz.

Günlük polis görevleri kapsamında, örneğin para cezalarının kesilmesi için işlenen polis verilerinin saklama süresi şu şekildedir: Bir polis memurunun ilk kez polis verilerini işlediği ilk yıl boyunca, bu veriler görevlerinin yerine getirilmesi için gerekli olması halinde polis memurları tarafından geniş çapta erişilebilir durumdadır. Bunu takip eden dört yıl boyunca, polis verileri yalnızca plaka numarası veya isim gibi belirli kriterlere göre yapılan hedefli aramalar yoluyla kullanılabilir. Son olarak, polis verileri beş yıl daha saklanır. Bu son aşamada veriler, yalnızca şikayetlerin ele alınması veya denetimler gibi amaçlar için kullanılabilir. Bu son sürenin sonunda veriler imha edilir.

Örneğin sosyal dedektifler tarafından yürütülen hedefli soruşturmalar kapsamında işlenen polis verilerinin saklama süresi aşağıdaki gibidir. Hedefli soruşturmalar için polis verileri, soruşturmanın amacına ulaşmak için gerekli olduğu sürece işlenebilir. Amaç, örneğin bir yargıcın nihai kararıyla gerçekleştirilmiş sayılabilir. Bundan sonra, soruşturmaya ait bilgiler altı ay daha yeniden kullanılabilir. Bu süreç, belediye bünyesindeki bir görevli tarafından denetlenir. Son olarak, polis verileri beş yıl daha saklanır. Bu son aşamada veriler yalnızca şikayetlerin ele alınması veya denetimler gibi amaçlar için kullanılabilir. Bu aşamada, örneğin Savcılık hâlâ bu bilgileri talep edebilir. Bu durum yalnızca istisnai hallerde gerçekleşir. Beş yıllık süre dolduğunda veriler imha edilir.

Polis verilerinizi işlediğimizde, bunu neden yaptığımızı size bildiririz. Örneğin, bu gizlilik beyanı aracılığıyla. Bu bilgi edinme hakkının yanı sıra başka haklarınız da bulunmaktadır. Aşağıdaki haklardan yararlanabilirsiniz:

• Bilgi edinme hakkı.

Belediyeye, hakkınızda hangi polis verilerini elinde bulundurduğunu size göstermesini talep edebilirsiniz. Bu, hakkınızda işlediğimiz polis verilerinin bir özetini size sunacağımız anlamına gelir.

• Düzeltme hakkı.

Belediyeye, polis kayıtlarının düzeltilmesini veya tamamlanmasını talep edebilirsiniz.

• Verilerin silinmesi veya gizlenmesi.

Belediyeye polis kayıtlarınızın silinmesini talep edebilirsiniz. Bazen bu kayıtlar için katı bir saklama süresi öngörüldüğünden, her zaman tüm kişisel verileri silemeyebiliriz. Bazen polis kayıtlarını silmek yerine, bu verileri erişime kapatmak zorunda kalabiliriz.

Bazı koşullar veya kısıtlamalar geçerli olabilir. Şu sayfada GDPR ve Wpg ile ilgili talebin sunulması Haklarınızla ilgili daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz. Bu sayfadaki çevrimiçi formu kullanarak Apeldoorn Belediyesi’ne başvuruda bulunabilirsiniz.

Apeldoorn Belediyesi, polis verilerini özenle ele alır ve gizli tutar. Hiç kimseye keyfi olarak erişim izni vermeyiz ve polis verilerinin güvenliğini sağlamak için hem teknik hem de idari önlemler alırız. Bu nedenle, polis verilerini yalnızca gizlilik yükümlülüğü bulunan kişiler işler ve çalışanlar, işleri için gerekli olan polis verilerine erişebilir.

Apeldoorn Belediyesi, polis verilerini yalnızca toplanma amaçları doğrultusunda işler. Bu bağlamda, polis verilerinin uygun teknik güvenlik önlemleriyle korunmasını da sağlıyoruz. Böylelikle kişisel veriler, imha edilmeye veya zarar görmeye karşı korunur. Bu konuda Bilgi Güvenliği Temel Standartları (BIO) ve Siber Güvenlik Kanunu’na uyuyoruz. Bu düzenlemeler merkezi hükümet tarafından belirlenmiştir ve bilgi güvenliğini yüksek seviyede tutmak için çok sayıda önlemi içermektedir. Ayrıca bağımsız denetçiler tarafından denetleniyoruz. Bu, bağımsız bir kurumun yasalara uyup uymadığımızı kontrol ettiği anlamına gelir.

Apeldoorn Belediyesi, yok tamamen otomatik karar verme sürecinin kullanılması. Bu, belediye çalışanlarının katılımı olmadan hiçbir kararın alınmayacağı anlamına gelir.

Çabalarımıza rağmen, ne yazık ki veri sızıntıları meydana gelebilir. Örneğin, bir e-postanın veya mektubun yanlış adrese gönderilmesi, bir web sitesinde çok fazla bilginin yer alması ya da bir dosyanın kaybolması gibi durumlar akla gelebilir. Bu durumlarda bir veri sızıntısı söz konusu olabilir. Bu durumu belediyeye bildirmeniz önemlidir. Böylece zararı önlemek ve/veya azaltmak için önlemler alabiliriz ve gerekirse ilgili kişileri bu ihlal hakkında bilgilendirmek isteriz.

Bir veri sızıntısı olduğundan şüpheleniyorsanız, bunu derhal Apeldoorn Belediyesi’ne şu yolla bildirin: datalek@apeldoorn.nl ya da 14055 numaralı telefonu arayarak. Bu durumda derhal harekete geçeceğiz.

Apeldoorn Belediyesi bir Veri Koruma Görevlisi (FG) atadı. FG, gizlilik mevzuatına uyum konusunda bağımsız, kurum içi denetçi konumundadır. FG, belediyenin bu mevzuata uyup uymadığını denetler ve bağımsız tavsiyelerde bulunabilir.

Apeldoorn Belediyesi’nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği’ni veya Polis Verileri Kanunu’nu uygulamasına ilişkin bir sorunuz veya şikayetiniz mi var? Bu durumda, Veri Koruma Görevlimizle aşağıdaki e-posta adresi üzerinden iletişime geçebilirsiniz: FG@apeldoorn.nl ya da posta adresimiz aracılığıyla.

Kişisel verilerinizin korunmasıyla ilgili sorularınızı, aşağıdaki adres üzerinden doğrudan bizimle iletişime geçerek de sorabilirsiniz: privacy@apeldoorn.nl.

Belediye tarafından talebinizin ele alınış şekliyle ilgili bir şikayetiniz mi var? Şu yolla şikayet değerlendirme prosedürü Apeldoorn Belediyesi’ne şikayette bulunmak.

Kişisel verilerin korunmasından sorumlu ulusal denetim kurumuna şikayette bulunma hakkınız bulunmaktadır: Kişisel Veriler Kurumu.