Oświadczenie o ochronie danych osobowych zgodnie z ustawą o danych policyjnych (Wpg)

Organy zarządzające gminy są zasadniczo odpowiedzialne za przetwarzanie danych przeprowadzane przez gminę lub w jej imieniu. Nazywa się je ‘administratorami danych’. W przypadku przetwarzania danych policyjnych przez funkcjonariuszy BOA administratorem danych jest rada burmistrza i radnych.

Gmina Apeldoorn zatrudnia kilku funkcjonariuszy BOA:

• Funkcjonariusze Boa w przestrzeni publicznej. Nadzorują oni przestrzeganie m.in. ogólnego rozporządzenia lokalnego (APV). Są to na przykład funkcjonariusze patrolujący ulice.
• Urzędnicy ds. obowiązku szkolnego. Nadzorują oni przestrzeganie ustawy o obowiązku szkolnym. Chodzi tu między innymi o nieobecności w szkole.
• Śledczy ds. spraw społecznych. Zajmują się oni na przykład prowadzeniem dochodzeń w sprawach nadużyć związanych z zasiłkami, mających na celu zwalczanie nadużyć w zakresie zatrudnienia i dochodów.

Funkcjonariusze BOA są podzieleni na kilka tzw. ‘dziedzin’. W gminie Apeldoorn są to Dziedzina I i II (przestrzeń publiczna i środowisko), Dziedzina III (urzędnicy ds. obowiązku szkolnego) oraz Dziedzina V (śledczy ds. społecznych).

Gmina przetwarza dane policyjne wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna. Podstawą, na której funkcjonariusze gminy Apeldoorn przetwarzają dane policyjne, jest wykonywanie zadania ustawowego. Funkcjonariusze ci muszą przetwarzać dane policyjne w ramach pełnienia swoich zadań policyjnych.

Oprócz ustawy o danych policyjnych funkcjonariusze BOA przetwarzają również dane policyjne na podstawie innych przepisów, na przykład:

• Kodeks postępowania karnego.
• Decyzja nadzwyczajnego funkcjonariusza śledczego.
• Ogólne rozporządzenie lokalne (APV).
• Ustawa o obowiązku szkolnym.
• Ustawa o uczestnictwie.

Pełny przegląd można znaleźć w ‘Przepisy dotyczące wykazów domen funkcjonariuszy specjalnych organów śledczych’, w którym dla każdej dziedziny podano, z jakimi przepisami mają do czynienia funkcjonariusze BOA.

To, jakie dane policyjne są przetwarzane przez funkcjonariuszy BOA, zależy od tego, jakie dokładnie zadania wykonują oraz do jakiej dziedziny należy dany funkcjonariusz BOA. Na przykład funkcjonariusz BOA pełniący służbę w centrum miasta potrzebuje innych danych osobowych do wykonywania swoich zadań policyjnych niż urzędnik ds. obowiązku szkolnego. W każdym przypadku w protokole policyjnym przetwarzane są następujące dane: imię i nazwisko, adres i miejsce zamieszkania, numer telefonu, data urodzenia oraz numer identyfikacyjny obywatela.

Czasami gmina musi przekazać dane policyjne innym podmiotom. Na przykład do Centralnego Biura Windykacji Sądowej (CJIB), do prokuratury (OM) lub do policji.

Jeśli zlecamy przetwarzanie danych policyjnych jakiejś firmie, zawieramy umowę o przetwarzaniu danych. W tej umowie o przetwarzaniu danych ustalamy zasady dotyczące właściwego postępowania drugiej strony z danymi policyjnymi. W ten sposób zapewniamy odpowiedni poziom bezpieczeństwa i zachowujemy poufność danych policyjnych. Podmiotami przetwarzającymi dane są na przykład agencje windykacyjne, dostawcy usług w chmurze i hostingu oraz dostawcy usług informatycznych. Zawsze ponosimy ostateczną odpowiedzialność za dane policyjne.

Gmina Apeldoorn korzysta wyłącznie z usług podmiotów zewnętrznych z terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Od tej zasady odstępuje się jedynie w wyjątkowych przypadkach. W przypadku przekazywania danych osobowych lub danych policyjnych podmiotom spoza EOG odbywa się to zgodnie z wymogami RODO i ustawy o ochronie danych osobowych (Wpg), m.in. poprzez zawarcie odpowiednich porozumień dotyczących poziomu ochrony danych w danym kraju. Na stronie strona internetowa Urzędu ds. Ochrony Danych Osobowych można tam znaleźć więcej informacji na ten temat.

Ustawa o danych policyjnych zawiera szczegółowe przepisy dotyczące okresu, przez jaki możemy przechowywać dane policyjne. W ustawie określono terminy, przez jakie dane policyjne mogą być przechowywane. Po upływie tego terminu dane osobowe muszą zostać ostatecznie usunięte. Musimy w każdym przypadku przestrzegać dwóch różnych terminów przechowywania. To, który z nich należy zastosować, zależy od tego, czy funkcjonariusz policji wykonuje codzienne zadania policyjne, czy też zajmuje się dochodzeniami o dłuższym czasie trwania, tak jak np. śledczy ds. spraw społecznych. Wyjaśniamy to poniżej.

Okres przechowywania danych policyjnych przetwarzanych w ramach codziennych zadań policyjnych, na przykład w celu wystawiania mandatów, wygląda następująco. Przez pierwszy rok od momentu, gdy funkcjonariusz policji po raz pierwszy przetworzy dane policyjne, dane te są szeroko dostępne dla funkcjonariuszy, o ile jest to konieczne do wykonywania ich zadań. W ciągu kolejnych czterech lat dane policyjne mogą być wykorzystywane wyłącznie w ramach ukierunkowanego wyszukiwania, na przykład na podstawie numeru rejestracyjnego lub nazwiska. Na koniec dane policyjne są przechowywane przez kolejne pięć lat. W tej ostatniej fazie dane mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów takich jak rozpatrywanie skarg lub audyty. Po upływie tego ostatniego terminu dane są niszczone.

Okres przechowywania danych policyjnych przetwarzanych w ramach ukierunkowanego dochodzenia, prowadzonego na przykład przez śledczych ds. społecznych, jest następujący. W przypadku dochodzenia ukierunkowanego dane policyjne mogą być przetwarzane tak długo, jak jest to konieczne do osiągnięcia celu dochodzenia. Cel ten można uznać za osiągnięty na przykład w momencie wydania ostatecznego orzeczenia przez sąd. Następnie informacje pochodzące z dochodzenia mogą być ponownie wykorzystywane przez kolejne sześć miesięcy. Nadzór nad tym sprawuje urzędnik gminny. Na koniec dane policyjne są przechowywane przez kolejne pięć lat. W tej ostatniej fazie dane mogą być wykorzystywane wyłącznie do takich celów, jak rozpatrywanie skarg lub audyty. W tym okresie prokuratura może na przykład nadal zwracać się o udostępnienie tych informacji. Dzieje się to jednak wyłącznie w wyjątkowych przypadkach. Po upływie tych pięciu lat dane są niszczone.

W momencie przetwarzania Państwa danych przez policję informujemy Państwa, dlaczego to robimy. Na przykład za pośrednictwem niniejszego oświadczenia o ochronie prywatności. Oprócz prawa do informacji przysługują Państwu również inne prawa. Mogą Państwo skorzystać z następujących praw:

• Prawo do wglądu.

Możesz zwrócić się do gminy z prośbą o udostępnienie informacji na temat danych policyjnych, które gmina posiada na Twój temat. Oznacza to, że przekażemy Ci zestawienie danych policyjnych, które przetwarzamy na Twój temat.

• Prawo do sprostowania danych.

Można zwrócić się do gminy z prośbą o poprawienie lub uzupełnienie danych policyjnych.

• Usunięcie (wymazanie) lub zablokowanie danych.

Można zwrócić się do gminy z prośbą o usunięcie danych policyjnych. Ponieważ czasami obowiązują ścisłe terminy przechowywania danych, nie zawsze możemy usunąć wszystkie dane osobowe. Czasami zamiast usuwać dane policyjne, musimy je zablokować.

Mogą obowiązywać pewne warunki lub ograniczenia. Na stronie Złożenie wniosku dotyczącego RODO i ustawy o ochronie danych osobowych Znajdą Państwo tam więcej informacji na temat swoich praw. Mogą Państwo złożyć wniosek do gminy Apeldoorn, korzystając z formularza online dostępnego na tej stronie.

Gmina Apeldoorn starannie obchodzi się z danymi policyjnymi i traktuje je jako poufne. Nigdy nie udzielamy nikomu dostępu bez uzasadnionej przyczyny i stosujemy zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych policyjnych. W związku z tym dane policyjne przetwarzają wyłącznie osoby zobowiązane do zachowania poufności, a pracownicy mają dostęp jedynie do tych danych, które są niezbędne do wykonywania ich obowiązków służbowych.

Gmina Apeldoorn przetwarza dane policyjne wyłącznie w celu, w jakim zostały zebrane. Zapewniamy również odpowiednie zabezpieczenia techniczne danych policyjnych. W ten sposób dane osobowe są chronione przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Postępujemy zgodnie z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa informacji (BIO) oraz ustawą o cyberbezpieczeństwie. Przepisy te zostały ustanowione przez rząd krajowy i opisują szereg środków mających na celu utrzymanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji. Jesteśmy również poddawani audytom przeprowadzanym przez niezależnych audytorów. Oznacza to, że niezależna strona sprawdza, czy przestrzegamy przepisów prawa.

Gmina Apeldoorn przygotowuje żaden stosowanie w pełni zautomatyzowanego procesu podejmowania decyzji. Oznacza to, że żadne decyzje nie są podejmowane bez udziału pracownika gminy.

Pomimo naszych starań niestety mogą zdarzyć się wycieki danych. Przykładem może być błędne zaadresowanie wiadomości e-mail lub listu, strona internetowa zawierająca zbyt wiele informacji lub zagubiona teczka. W takich przypadkach może dojść do wycieku danych. Ważne jest, aby zgłosić to gminie. Będziemy wtedy mogli podjąć działania mające na celu zapobieżenie szkodom i/lub ich ograniczenie, a w razie potrzeby poinformujemy osoby, których to dotyczy, o naruszeniu.

Jeśli podejrzewają Państwo, że doszło do wycieku danych, prosimy o niezwłoczne zgłoszenie tego faktu gminie Apeldoorn za pośrednictwem datalek@apeldoorn.nl lub telefonicznie pod numerem 14055. Wówczas natychmiast podejmiemy odpowiednie działania.

Gmina Apeldoorn powołała inspektora ochrony danych (FG). FG jest niezależnym, wewnętrznym organem nadzorującym przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. FG sprawdza, czy gmina przestrzega tych przepisów, i może udzielać niezależnych porad.

Czy mają Państwo pytania lub skargi dotyczące wdrażania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych lub ustawy o danych policyjnych przez gminę Apeldoorn? W takim razie prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail FG@apeldoorn.nl lub na nasz adres pocztowy.

Pytania dotyczące ochrony Państwa danych osobowych można również kierować, kontaktując się z nami bezpośrednio poprzez privacy@apeldoorn.nl.

Czy mają Państwo zastrzeżenia co do sposobu rozpatrzenia Państwa wniosku przez gminę? Mogą Państwo to zgłosić za pośrednictwem procedura rozpatrywania skarg złożyć skargę do gminy Apeldoorn.

Mają Państwo prawo złożyć skargę do krajowego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych: Urząd ds. Ochrony Danych Osobowych.