Заява про конфіденційність відповідно до Закону про поліцейські дані (Wpg)

Органи управління муніципалітету загалом несуть відповідальність за обробку даних, що здійснюється муніципалітетом або від його імені. Їх називають ‘контролерами’. У разі обробки поліцейських даних уповноваженими особами (BOA) контролером є колегія мера та заступників мера.

У муніципалітеті Апелдорна працюють різні спеціальні інспектори:

• Охоронці у громадських місцях. Вони стежать за дотриманням, зокрема, Загального місцевого регламенту (APV). Маються на увазі, наприклад, правоохоронці на вулицях.
• Інспектори з питань обов’язкової освіти. Вони контролюють дотримання Закону про обов’язкову освіту. Наприклад, у випадках прогулів.
• Спеціалісти з соціальних розслідувань. Вони, наприклад, проводять розслідування випадків шахрайства з соціальними виплатами з метою боротьби з шахрайством у сфері праці та доходів.

Спеціалісти з громадського порядку поділяються на кілька так званих ‘сфер’. У муніципалітеті Апелдорна це Сфера I та II (Громадський простір та навколишнє середовище), Сфера III (Інспектори з питань обов’язкової шкільної освіти) та Сфера V (Соціальні слідчі).

Муніципалітет обробляє дані поліції лише за наявності відповідних підстав. Підставою для обробки даних поліції уповноваженими муніципалітету Апелдорна є виконання встановлених законом обов’язків. Уповноважені муніципалітету повинні обробляти дані поліції на підставі своїх поліцейських повноважень.

Окрім Закону про поліцейські дані, уповноважені особи з питань правопорядку також обробляють поліцейські дані на підставі інших нормативних актів, наприклад:

• Кримінально-процесуальний кодекс.
• Рішення позачергового слідчого.
• Загальний місцевий регламент (APV).
• Закон про обов'язкову освіту.
• Закон про участь.

Повний огляд можна знайти в ‘Порядок формування списків доменів для позачергових слідчих’, в якому для кожної сфери зазначено, з якими законами мають справу уповноважені інспектори.

Які саме поліцейські дані обробляють співробітники BOA, залежить від того, яке саме завдання вони виконують і до якої сфери належить BOA. Наприклад, співробітник, який забезпечує дотримання правопорядку в центрі міста, потребує інших персональних даних для виконання своїх поліцейських обов’язків, ніж інспектор з питань обов’язкової шкільної освіти. У будь-якому разі в протоколі обробляються такі дані: ім’я, адреса та місце проживання, номер телефону, дата народження та ідентифікаційний номер громадянина.

Іноді муніципалітету доводиться надавати дані поліції іншим сторонам. Наприклад, Центральному судовому бюро стягнення боргів (CJIB), Прокуратурі (OM) або поліції.

Якщо ми доручаємо обробку поліцейських даних якійсь компанії, то укладаємо договір про обробку даних. У цій угоді про обробку даних ми домовляємося про те, як інша сторона має належним чином поводитися з даними поліції. Таким чином ми забезпечуємо належний рівень безпеки та зберігаємо конфіденційність даних поліції. Такими обробниками даних є, наприклад, колекторські агентства, хмарні та хостингові компанії, а також постачальники ІТ-послуг. Ми завжди несемо кінцеву відповідальність за поліцейські дані.

Муніципалітет Апелдорна залучає зовнішніх партнерів виключно в межах Європейського Союзу або Європейського економічного простору (ЄЕП). Від цих правил відступають лише у виняткових випадках. Коли ми передаємо персональні дані або поліцейські дані суб’єктам за межами ЄЕЗ, це відбувається відповідно до вимог Загального регламенту про захист даних (GDPR) та Закону про захист даних (Wpg), зокрема шляхом укладення відповідних угод щодо рівня захисту даних у цій країні. На веб-сайт Управління з питань захисту персональних даних там ви зможете знайти більше інформації з цього приводу.

У Законі про поліцейські дані містяться конкретні правила щодо того, як довго ми можемо зберігати поліцейські дані. У законі визначені строки, протягом яких дозволяється зберігати поліцейські дані. Після закінчення цього строку персональні дані мають бути остаточно видалені. У будь-якому разі ми повинні дотримуватися двох різних строків зберігання. Те, який із них слід застосовувати, залежить від того, чи виконує співробітник поліції щоденні поліцейські обов’язки, чи займається розслідуваннями, що тривають довше, як-от соціальний слідчий. Про це ми розповімо нижче.

Термін зберігання поліцейських даних, які обробляються для виконання повсякденних поліцейських завдань, наприклад, для виписування штрафів, є таким. Протягом першого року після того, як уповноважений співробітник (boa) вперше обробив поліцейські дані, ці дані є загальнодоступними для уповноважених співробітників, якщо це необхідно для виконання їхніх обов’язків. Протягом наступних чотирьох років поліцейські дані можуть використовуватися лише шляхом цільового пошуку, наприклад за номерним знаком або ім’ям. Нарешті, поліцейські дані зберігаються ще п’ять років. На цьому останньому етапі дані можуть використовуватися лише для таких цілей, як розгляд скарг або проведення аудитів. Після закінчення цього останнього терміну дані знищуються.

Термін зберігання поліцейських даних, що обробляються в рамках цілеспрямованого розслідування, наприклад, соціальними слідчими, є таким. Для цілеспрямованого розслідування поліцейські дані можуть оброблятися стільки, скільки потрібно для досягнення мети розслідування. Мета може бути досягнута, наприклад, у разі винесення остаточного судового рішення. Після цього інформація, отримана в ході розслідування, може використовуватися ще протягом шести місяців. Нагляд за цим здійснює посадова особа в муніципалітеті. Нарешті, поліцейські дані зберігаються ще п’ять років. На цьому останньому етапі дані можуть використовуватися виключно для таких цілей, як розгляд скарг або проведення аудитів. Під час цього етапу, наприклад, прокуратура все ще може запитувати цю інформацію. Це відбувається лише у виняткових випадках. Після закінчення цих п’яти років дані знищуються.

Коли ми обробляємо ваші персональні дані, ми повідомляємо вам, з якою метою це робимо. Наприклад, через цю заяву про конфіденційність. Окрім цього права на інформацію, у вас є й інші права. Ви можете скористатися такими правами:

• Право на доступ до інформації.

Ви можете звернутися до муніципалітету з проханням надати вам інформацію про те, які ваші дані, отримані від поліції, зберігаються у муніципалітеті. Це означає, що ми надамо вам перелік даних, отриманих від поліції, які ми обробляємо.

• Право на виправлення.

Ви можете звернутися до муніципалітету з проханням внести зміни або доповнити дані, що зберігаються в поліцейських реєстрах.

• Видалення (стирання) або блокування даних.

Ви можете звернутися до муніципалітету з проханням видалити ваші дані, що зберігаються в поліцейських базах. Оскільки іноді до таких даних застосовуються суворі терміни зберігання, ми не завжди можемо видалити всі особисті дані. Іноді замість видалення даних з поліцейських баз нам доводиться обмежувати доступ до них.

Можливо, діють певні умови або обмеження. На сторінці Подання запиту щодо GDPR та Wpg Ви знайдете більше інформації про свої права. Ви можете подати запит до муніципалітету Апелдорна, скориставшись онлайн-формою на цій сторінці.

Муніципалітет Апелдорна дбайливо ставиться до поліцейських даних і забезпечує їх конфіденційність. Ми ніколи не надаємо доступ будь-кому без поважної причини та вживаємо як технічних, так і організаційних заходів для захисту поліцейських даних. Зокрема, обробкою поліцейських даних займаються лише особи, на яких покладено обов’язок дотримання конфіденційності, а співробітники мають доступ лише до тих поліцейських даних, які необхідні для їхньої роботи.

Муніципалітет Апелдорна обробляє поліцейські дані виключно з тією метою, для якої вони були зібрані. При цьому ми також забезпечуємо належний технічний захист поліцейських даних. Таким чином, персональні дані захищаються від знищення або пошкодження. При цьому ми дотримуємося Базових стандартів інформаційної безпеки (BIO) та Закону про кібербезпеку. Ці норми встановлені урядом країни та описують значну кількість заходів для забезпечення належного рівня інформаційної безпеки. Крім того, ми проходимо аудит з боку незалежних аудиторів. Це означає, що незалежна сторона перевіряє, чи дотримуємося ми вимог законодавства.

Муніципалітет Апелдорна здійснює немає використання повністю автоматизованого процесу прийняття рішень. Це означає, що жодні рішення не приймаються без участі співробітника муніципалітету.

На жаль, незважаючи на наші зусилля, витоки даних можуть траплятися. Наприклад, це може бути помилкова адреса електронного листа чи листа, веб-сайт, на якому розміщено занадто багато інформації, або втрата досьє. У таких випадках може йтися про витік даних. Важливо, щоб ви повідомили про це муніципалітет. Тоді ми зможемо вжити заходів для запобігання та/або зменшення збитків і, за необхідності, поінформуємо відповідних осіб про цей випадок порушення.

Якщо у вас є підозра, що стався витік даних, негайно повідомте про це муніципалітет Апелдорна через datalek@apeldoorn.nl або за телефоном 14055. Ми негайно вживемо відповідних заходів.

Муніципалітет Апелдорна призначив уповноваженого з питань захисту даних (FG). FG є незалежним внутрішнім наглядовим органом, що контролює дотримання законодавства про захист персональних даних. FG перевіряє, чи дотримується муніципалітет цього законодавства, та може надавати незалежні рекомендації.

Чи маєте ви запитання або скаргу щодо виконання муніципалітетом Апелдорна Загального регламенту про захист даних або Закону про поліцейські дані? У такому разі зверніться до нашого уповноваженого з питань захисту даних за електронною адресою FG@apeldoorn.nl або на нашу поштову адресу.

З питаннями щодо захисту ваших персональних даних ви також можете звернутися, зв’язавшись з нами безпосередньо через privacy@apeldoorn.nl.

Чи є у вас скарга щодо того, як муніципалітет розглянув ваш запит? Ви можете через процедура розгляду скарг подати скаргу до муніципалітету Апелдорна.

Ви маєте право подати скаргу до національного органу нагляду з питань захисту персональних даних: Управління з питань захисту персональних даних.