Ik heb een plan! Waar begin ik en hoe betrek ik anderen daarbij?

Stel, u heeft een plan, bijvoorbeeld om te bouwen of verbouwen. Bij veel plannen is het zo dat omwonenden op de een of andere manier ook iets gaan merken van uw plan, of ermee te maken krijgen. Dit geldt zowel voor een groot project, als een klein project. En dus zowel voor een particulier die een nieuwe garage of dakkapel wil bouwen, als een ontwikkelaar die een nieuw appartementencomplex wil realiseren.

Voor vrijwel alle projecten, groot en klein, geldt dat u er goed aan doet om omwonenden vroegtijdig bij uw plannen te betrekken. Of misschien zijn er wel bedrijven, of een school, of andere organisaties in de buurt die ook te maken krijgen met uw plan. Ook voor hen geldt; betrek ze er vroegtijdig bij.

Op deze pagina bieden wij u een overzichtelijk stappenplan aan waarmee u kunt zien hoe u het betrekken van uw omgeving kunt aanpakken. 

Het betrekken van de omgeving bij uw plan is belangrijk omdat u er zo achter komt wat zij van uw plan vinden. Het geeft u de mogelijkheid om misschien aanpassingen te doen aan de hand van hun opmerkingen. Plannen worden hier vaak beter van, en op deze manier verkleint u ook de kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: uw buren voelen zich gehoord en u kunt verder met uw plan.

Inwoners weten zelf vaak heel goed welke knelpunten of kansen een plan opleveren, en kunnen waardevolle suggesties ter verbetering doen. Daarnaast geldt dat als de buurt betrokken is, mensen de gemaakte keuzes in een plan vaak beter begrijpen.

Om al deze redenen wil de gemeente de mening van anderen over een plan graag weten.

Op dit moment heeft de minister het voornemen om de nieuwe Omgevingswet per 1 januari 2024 in te laten gaan. Ook in deze wet is dit onderwerp opgenomen. De Omgevingswet schrijft voor dat iedereen die een aanvraag voor een omgevingsvergunning doet moet aangeven of de omgeving betrokken is bij het plan. En zo ja, hoe u dit heeft gedaan en wat de uitkomst ervan is. Goed om te weten: dit betekent niet dat iedereen het volledig met uw plan eens hoeft te zijn. 

Kortom: de buurt betrekken bij plannen, dat zien we heel graag in Apeldoorn! Wij doen dit bij onze eigen gemeentelijke projecten natuurlijk ook. 

Wanneer u mensen betrekt bij uw plan, dan noemen wij dat participatie. Anderen ‘participeren’ dan namelijk in het proces om het plan uit te werken. Participatie kan verschillende vormen hebben:

  • Mensen laten weten (informeren) dat u een plan heeft;

  • Mensen laten meedenken over uw plan;

  • Mensen laten meewerken aan uw plan;

  • Mensen laten meebeslissen over uw plan.

Welke vorm van participatie u kiest, is afhankelijk van het formaat en de impact van uw plan. Gaat u een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om alleen uw buren te informeren. Gaat u als ontwikkelaar aan de slag met een plan voor een seniorencomplex? Dan heeft u met veel meer mensen en partijen te maken die willen meedenken.

Tegelijkertijd is het zeker niet zo dat een klein plan betekent dat meedenken of meewerken niet aan de orde is. Bij een dakkapel kan er bijvoorbeeld al sprake zijn van overleg met buren over de kleur of grootte van de dakkapel die u voor ogen heeft. En als u in een tussenwoning woont komt u misschien gaandeweg wel tot de conclusie dat het beter en voordeliger is met buren samen dakkappellen te gaan plaatsen. In zo’n geval ontstaat dan gaandeweg een nauwe samenwerking met een of meer buren.

De gemeente Apeldoorn helpt u graag op weg met participatie en daarom hebben we een stappenplan voor u opgesteld, als richtlijn hoe u de participatie kunt aanpakken.

1. U begint met nagaan of u een vergunning nodig heeft voor uw plan. Wat is juridisch mogelijk, past uw idee in het omgevingsplan, met welk beleid moet u rekening houden en moet er eventueel een procedure gevolgd worden? Uw omgeving kan hier ook naar vragen. U vindt al deze informatie op de webpagina Omgevingsvergunning. Komt u er online niet helemaal uit? Dan kunt u telefonisch contact opnemen met het Omgevingsloket.

2. Denk na over wie er allemaal iets gaan merken van uw plan en dus als ‘belanghebbenden’ aan te merken zijn. Probeer ook vast te bedenken welke belangen en/of bezwaren zij mogelijk hebben.

3. Participatie is maatwerk, bedenk hoe u het wilt aanpakken:

  • Wie betrekt u wanneer en met welk doel? (sommige belanghebbenden wilt u misschien alleen informeren, van anderen wilt u graag dat zij reageren op uw plan)
  • Welke vorm past daar het beste bij? Een brief, gesprek, een informatiebijeenkomst, een brainstormsessie?
  • Bepaal op welke punten de belanghebbenden invloed kunnen hebben op het plan?
  • Bedenk hoe u de uitkomsten van het participatieproces wilt vastleggen en waar nodig terugkoppelen aan de deelnemers.

Uw aanpak is onder meer afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw plan. Ook speelt natuurlijk mee of u al weet of uw plan haalbaar is. Zodra dat duidelijk is gaat u concreter aan de slag dan als dat nog onzeker is. Via drie voorbeelden lichten we de mogelijke werkwijze stap voor stap toe.

Uitvoeren

4. Informeer alle belanghebbenden over uw plan. Bijvoorbeeld in een brief of door ze uit te nodigen voor een gesprek of bijeenkomst. Wees transparant over de plannen en het te volgen participatieproces. Vraag eventueel hoe zij zelf betrokken zouden willen worden.

5. Zorg dat iedereen de ruimte krijgt om zijn of haar wensen, ideeën, belangen of bedenkingen te delen, zowel met u als initiatiefnemer, als met andere betrokkenen.

Verwerken

6. Pas uw plan zo nodig aan en koppel terug wat u heeft gedaan met de inbreng.

7. Als uw plan aangepast is, deel het (als zij dat op prijs stellen) opnieuw met de betrokkenen. Bij sommige complexe initiatieven zult u dit misschien een aantal keren doen.

Het doorlopen van de stappen kan er voor helpen zorgen dat u uiteindelijk sneller aan de slag kunt. Omdat u uw plan al vóór de vergunningaanvraag hebt kunnen aanpassen op eventuele bezwaren uit uw omgeving, kunnen wij de vergunning daardoor soms sneller verlenen.

 

De gemeente gaat na of u de participatie zorgvuldig heeft aangepakt. Het betekent niet dat iedereen het met uw plan eens moet zijn. Omwonenden kunnen een bezwaar indienen, ook als u hen bij uw plannen hebt betrokken. Uw beschrijving van de participatie telt mee in de belangenafweging die de gemeente maakt voordat wij een definitief besluit nemen over uw plan.

Nadat u de aanvraag voor de omgevingsvergunning heeft ingediend neemt de gemeente de communicatie over het proces met de omgeving formeel van u over. Dat blijft zo tot en met het moment dat de omgevingsvergunning definitief (onherroepelijk) is. Een vergunning is definitief als er geen bezwaar is ingediend binnen zes weken nadat de vergunning is afgegeven.

Nadat de vergunning definitief is kunt u echt aan de slag. In die fase bent u zelf weer aan zet om uw omgeving waar nodig te informeren over uw werkzaamheden, als zij er last van kunnen hebben. Dit valt niet meer onder de noemer participatie, maar is meer een kwestie van een goede buur zijn om uw buren waar nodig hierover te informeren.

Bij grotere projecten van ontwikkelaars neemt de aannemer deze communicatie meestal op zich. Zeker als sprake is van wegafsluitingen, bestratingswerk en andere werkzaamheden die tot overlast voor de buurt kunnen leiden, is dit natuurlijk wel belangrijk. Dit noemen we de ‘omgevingscommunicatie’ die komt kijken bij de uitvoering van een project.
Uw Reactie
Uw Reactie