Managementassistent (m/v/x)

Deze functie van managementassistent (28-32 uur) is jouw next step als:

• je toe bent aan een nieuwe uitdaging binnen een organisatie die een cruciale rol vervult in de maatschappij;
• jouw handen gaan jeuken als je ziet dat jouw manager te veel zelf oppakt;
• je sterk bent in het stellen van prioriteiten en structureren;
• je zelfstandig wil werken binnen een groep van leuke collega’s. 

Dit ga je doen
Je beheert de agenda van jouw manager(s) en zorgt ervoor dat deze iedere dag op rolletjes loopt. Je organiseert bijeenkomsten en vergaderingen tot in de puntjes. Je bent verantwoordelijk voor in- en uitgaande e-mail en telefoonverkeer; waar mogelijk handel je zaken zelf af of bereid je een antwoord voor door de relevante informatie te verzamelen. Je onderneemt proactief actie zowel zelfstandig als in overleg, houdt de communicatielijnen open en houdt de actiepunten goed in de gaten. Jij neemt zoveel mogelijk werk uit handen van jouw manager. Jij werkt niet alleen voor jouw manager, maar je werkt mét jouw manager. Jij ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd. Met jouw creatieve oplossingen en als dé rots in de branding sta jij klaar voor jouw manager. Natuurlijk zonder stress, want dat komt niet in jouw woordenboek voor. Zomaar een greep uit de werkzaamheden die we met een gerust hart aan jou kunnen overlaten.  

• complex agendabeheer en het bijhouden van de e-mail van jouw manager.
• het organiseren en voorbereiden van diverse overleggen zoals bijvoorbeeld wethouders overleggen en bijeenkomsten. Waar nodig notuleer je en bewaak je de actiepunten.
• verzorgen van correspondentie, maken van presentaties en redigeren van teksten.
• meedenken op inhoud en soms zelfs een klein project ondersteunen.
• een actieve bijdrage leveren aan de doorontwikkeling van het vak van Managementassistenten binnen de organisatie.

Jouw nieuwe team
Jij maakt deel uit van het team Managementassistenten. Dit team is onderdeel van de afdeling Interne Dienstverlening van de gemeente Apeldoorn.  Het team Managementassistenten is onderverdeeld in vier vakgroepen namelijk: de vakgroep Ruimte en Concern, de vakgroep Maatschappelijke Ontwikkeling, de vakgroep Dienstverlening en Bedrijfsvoering en de vakgroep Bestuursondersteuning. De vakgroepen zijn volop in ontwikkeling en bestaan uit meerdere gedreven professionals die werkzaam zijn voor een aantal afdelingen en teams. Jij dus ook! We bepalen op een later moment binnen welke vakgroep jij in eerste instantie gaat werken.

Dit bieden we je

• Een salaris van minimaal € 2.193,- (aanloopschaal 6) maximaal € 3.301,- (functionele schaal 7) bruto per maand op basis van 36 uur;
• Een leuke baan voor 28 - 32 uur.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,45% bovenop je salaris. Dit zet je bijvoorbeeld in voor:
• Extra inkomen door het te laten uitbetalen;
• Het kopen van extra vakantie-uren.
• Een goede werk/privé balans met de mogelijkheid tot verlofsparen en een flexibele planning;
• Aandacht voor de mogelijkheid die we als werkgever bieden op het gebied van leren en ontwikkelen op vak inhoud en loopbaan;
• 187,2 vakantie uren op basis van 36 uur;
• Een aantrekkelijke pensioenregeling;
• Een fijne werkomgeving, want ons huis van de stad is prachtig gemoderniseerd en ingericht op flexibel werken;
• Kun je in jouw functie (deels) thuiswerken? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding. 

Dit vragen we van je
Je bent een enthousiaste, representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit. Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen. Je beschikt over een natuurlijk gevoel voor verhoudingen. Je bent servicegericht, attent, flexibel en je kunt goed omgaan met de vertrouwelijkheid die de functie met zich meebrengt. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Organiseren en plannen is helemaal jouw ding. Managers kunnen blind op jouw vertrouwen en weten gewoon dat het werk bij jou in goede handen is. Je vindt het leuk om op verschillende plekken te werken als dat nodig is en je schakelt moeiteloos tussen de verschillende afdelingen en werkzaamheden. Afwachten? Daar houd je niet van. Je houdt wél van aanpakken. Daarnaast heb je ook:

• minimaal een mbo-niveau 4 diploma en bij voorkeur hbo-werk- en -denkniveau.
• recente ervaring in een soortgelijk functie.
• goede communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.
• digitale vaardigheden: MS-Office en met name Outlook kent geen geheimen voor jou. Kan je goed werken met IBabs? Dat is zeker een pluspunt! 

Dit is handig om te weten
Reageren kan via de solliciteerknop. Vanwege ons digitale systeem kunnen wij op een andere manier ingediende sollicitaties niet in behandeling nemen. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Isabel Hoetink (Teammanager) op 06-15881763.

Werken voor Apeldoorn
...betekent werken voor een open en ambitieuze organisatie. Met 167.000 inwoners zijn we de 11^e gemeente van Nederland. Met zo’n 1.450 collega's werken we aan het Apeldoorn van nu én morgen.

Iedereen doet mee
De gemeente Apeldoorn is een inclusieve organisatie. We zijn ervan overtuigd dat we met een diverse organisatie beter zijn voorbereid op de ontwikkelingen in de samenleving. Naast je talent en kwaliteiten breng je ook je achtergrond en voorkeuren met je mee. Je bent welkom!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.